Dit ga je doen

Als Managementondersteuner zorg je ervoor dat de dag van de directeur Ambtenaar en Organisatie vlekkeloos verloopt. Je beheert de agenda volledig zelfstandig, brengt hierin structuur aan, stelt prioriteiten en handelt agendaverzoeken zoveel mogelijk zelfstandig af. Je zorgt ervoor dat afspraken goed voorbereid zijn en dat de benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn. Dankzij jouw dienstverlenende instelling, organisatorisch vermogen en oog voor detail houd je moeiteloos het overzicht, ook wanneer de druk hoog is.

Je hebt een echte can-do-mentaliteit: je bent proactief, schakelt snel en vindt het prettig om zaken goed geregeld en op orde te hebben. Als spin in het web ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de organisatie. Je legt gemakkelijk verbindingen, weet wat er speelt en zorgt ervoor dat de juiste acties op het juiste moment worden uitgevoerd. Om de directeur optimaal te kunnen ondersteunen, verdiep je je in de inhoud en ben je goed op de hoogte van de onderwerpen waarmee de directeur en de directie zich bezighouden.

Naast het agendabeheer speel je een belangrijke rol in het organiseren en voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten. Je plant in- en externe afspraken, stemt af met verschillende betrokkenen en regelt praktische zaken zoals vergaderfaciliteiten, catering en bezoekersaanmeldingen. Je bent nauw betrokken bij de (digitale) voorbereiding van overleggen en ondersteunt bij de opvolging van acties en afspraken.

Je bent de motor en lid van het MT van de directie A&O. Je signaleert wat aandacht nodig heeft, bewaakt gemaakte afspraken en zorgt waar nodig voor herinneringen. Daarnaast pak je vragen op vanuit de secretariaatspostbus, bijvoorbeeld rondom het reserveren van vergaderruimtes, het aanvragen van systeemrechten, het registreren van ziekmeldingen of het organiseren van attenties.

Je denkt actief mee over de verdere ontwikkeling en verbetering van de dienstverlening van het secretariaat. Je signaleert kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten en draagt hier actief aan bij. Daarnaast stuur je de andere managementondersteuners functioneel aan en draag je bij aan een goede samenwerking binnen het secretariaat.

Op deze manier neem je voortdurend initiatief om de directeur en de directie te ondersteunen, te ontzorgen en ervoor te zorgen dat de organisatie optimaal kan functioneren.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Je hebt een afgeronde MBO-4-opleiding secretariële/administratieve dienstverlening
Je hebt ervaring opgedaan in soortgelijke functie, bij voorkeur bij de rijksoverheid
Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, uitstekend
Je beschikt over ICT-vaardigheden met systemen zoals Outlook, ibabs, PMS, Topdesk, MS Teams en aanvragen doen in diverse facilitaire portalen

Je bent zelfstandig, proactief en neemt graag initiatief. Je houdt van organiseren, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen. Je bent nauwkeurig, flexibel en blijft rustig wanneer de druk toeneemt.

Met jouw sociale en samenwerkingsgerichte houding werk je prettig samen met collega’s en weet je mensen met elkaar te verbinden. Je denkt vooruit, ziet kansen voor verbetering en komt met praktische oplossingen. Je begrijpt hoe jouw bijdrage past binnen het grotere geheel en zet je graag in voor een professionele ondersteuning van de directeur en de directie.

Hier kom je te werken

Meer over Ambtenaar en Organisatie

Binnen het ministerie van BZK ga je werken bij de directie Ambtenaar en Organisatie van het directoraat-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie (DGDOO). Het directoraat-generaal werkt aan een moderne overheid. Een overheid die flexibel georganiseerd is, die werkt aan de ontwikkeling van één overheid die goed werkgeverschap toont en technologie effectief inzet.

De directie Ambtenaar & Organisatie houdt zich binnen DGDOO bezig met de mens- en de organisatiekant van een moderne overheid. Belangrijke onderwerpen binnen de directie zijn onder meer de modernisering van het overheidswerkgeverschap, CAO’s en pensioenen voor de rijksoverheid en andere overheidssectoren, het Strategisch Personeelsbeleid Rijk, versterking van een integere overheid, formulering van ambities op het terrein van organisatiebeleid en de inrichting van de P&O- functie van het Rijk.

Over Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.

Cookies op WerkenvoorNederland.nl

Managementondersteuner