Managementondersteuner

Bij ons staat de mens centraal, ook achter de schermen. Wil jij werken bij een organisatie van maatschappelijk belang? Een plek waar we impact maken én de mens nooit uit het oog verliezen? Dan zoeken wij jou.

Als Management Assistent draag jij direct bij aan onze maatschappelijke missie. 

Als Management Assistent ondersteun en ontzorg je het management door administratieve en organisatorische werkzaamheden uit handen te nemen. Jij creëert rust, overzicht en structuur, zodat zij zich kunnen richten op onze maatschappelijke opdracht.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Coördineer en beheer complexe agenda’s, en zorg dat acties en prioriteiten altijd op koers blijven;
• Bereid vergaderingen voor, volg besluiten op en zorg voor een efficiënte uitvoering van acties;
• Verzorg de correspondentie en zorg voor een vlekkeloze administratieve afhandeling;
• Waarborg de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie en zorg dat alles veilig is;
• Wees de betrouwbare vraagbaak voor de directie, stafleden en medewerkers, en bied ondersteuning waar nodig.

• Je bent zichtbaar binnen de organisatie, toegankelijk voor collega’s en een stevige, betrouwbare sparringpartner voor het management. Dankzij jouw proactieve houding en organisatietalent loopt alles soepel, vaak nog voordat iemand anders ziet dat het nodig is.
• Je bent sterk organisatorisch vaardig en krijgt energie van structuur aanbrengen in een dynamische omgeving. Werken bij het Rijk, met alles wat daarbij komt kijken aan diversiteit, maatschappelijke impact en bestuurlijke context, maakt jou enthousiast en betrokken.
• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid voor je taken, maar je komt het beste tot je recht in een team waarin samenwerking en onderlinge ondersteuning centraal staan.
• Je bent niet afwachtend, maar proactief: je ziet wat nodig is en handelt daarnaar. Je bent klantgericht, zowel richting interne als externe stakeholders, en weet hierin professioneel en verbindend te communiceren.
• Integriteit is voor jou vanzelfsprekend. Je begrijpt het belang van vertrouwelijkheid, zorgvuldigheid en betrouwbaarheid binnen een organisatie van maatschappelijk belang en handelt daar ook naar.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.