Managementondersteuner

Houd jij alle ballen gemakkelijk tegelijk in de lucht en vind je ontzorgen het leukste van jouw werk als managementassistent? Dan maken we graag kennis met je. Als ervaren organisatietalent versterk je het secretariaat van de Directie Juridische Zaken (DJZ) van het ministerie van Financiën in Den Haag.

Geen werkdag is hetzelfde en één ding is zeker: jij hoeft je geen seconde te vervelen. Je ondersteunt het management in alle praktische zaken die komen kijken bij de start van een nieuwe collega binnen de directie, bij het organiseren van externe activiteiten en uitjes tot aan het ondersteunen bij ziek- en betermeldingen. Wat deze functie extra divers maakt, is dat je naast administratieve en coördinerende werkzaamheden, ook verschillende overleggen notuleert van de afdelingen publiek- en privaatrecht. Heldere en duidelijke notulen maken, daar krijg jij energie van.

In jouw functie zul je het hoofd van de afdeling publiekrecht, het hoofd van de afdeling privaatrecht en de Legal Counsel ondersteunen en tevens als vraagbaak fungeren voor de juristen binnen deze afdelingen.

Een greep uit jouw belangrijkste werkzaamheden:

• Je beheert de agenda’s van de MT-leden van DJZ en je stelt prioriteiten bij het maken van afspraken. Zo plan je vergaderingen in en zorg je dat alles tot in de puntjes is geregeld voor afspraken of bijeenkomsten, van de catering tot het boeken van zalen en modereren van digitale bijeenkomsten.
• Je bent verantwoordelijk voor alle correspondentie en het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Denk hierbij aan telefoon- en e-mailverkeer en het behandelen van de post.
• Je ondersteunt afdelingshoofden bij de afhandeling van stukken. Ook het afstemmen en bewaken van deadlines hoort daarbij.
• Je draagt zorg voor de publicatie van nieuwe regelgeving van het ministerie in de Staatscourant.
• Bij het secretariaat van de directie komen veel informatiestromen bij elkaar. Je speelt een belangrijke rol in de coördinatie van de stukkenstroom tussen DJZ, andere directies binnen de organisatie, de politieke en ambtelijke top en externe partijen zoals andere ministeries.

• Je hebt mbo-niveau, bijvoorbeeld in de richting van secretarieel medewerker of managementassistent. Combineer jij relevante werkervaring met een andere (opleidings)achtergrond? Ook dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.
• Je hebt bij voorkeur enkele jaren relevante werkervaring opgedaan in de ondersteuning van directies of managementteams.
• Je hebt een enthousiaste werkmentaliteit met oog voor nauwkeurigheid en dienstverlening.
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je schakelt makkelijk met verschillende mensen in alle lagen van de organisatie, van het secretariaat van de minister en de staatssecretaris tot medewerkers van de verschillende afdelingen.
• Jij houdt ook onder druk het overzicht en blijft accuraat presteren. Met jouw opgewekte instelling kun je zaken prima relativeren en tegelijk (nieuwe) collega’s de helpende hand bieden bij het ontdekken van het ministerie van Financiën.

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving.

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken.
• Gedurende de openstelling van de vacature kunnen ook gesprekken plaatsvinden. Als we de geschikte kandidaat hebben gevonden, sluiten we de vacature mogelijk eerder dan de aangegeven openstellingstermijn. We vragen je daarom om niet tot het laatste moment te wachten met solliciteren.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring.
• De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Ook word je gekoppeld aan een buddy die je wegwijs maakt in de organisatie. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging.