De Afdeling Uitvoering Noord heeft één vrijgekomen taak voor Management Ondersteuner (FGR: Managementondersteuner S6). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, die we bij voldoende functioneren na één jaar graag omzetten in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Een toekomst in Nederland of niet? Asielaanvragers verdienen snel duidelijkheid. Als managementondersteuner bij de DISA heb jij hierin een belangrijke rol. Heb jij affiniteit met asiel en deze uitdagende maatschappelijke opgave? Zet jij je in om gezamenlijke doelen te behalen? Gedij je goed in een hechte organisatie en zoek je als vanzelfsprekend de samenwerking op met ketenpartners binnen en buiten jouw afdeling? Hou jij van pioneren in een dynamische werkomgeving en breng je rust en overzicht als de druk toeneemt? Dan zijn wij op zoek naar jou!
De Dienst Identificatie en Screening Asielzoekers (DISA) is een nieuwe uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Asiel en Migratie (AenM). Vanaf 1 januari 2025 is zij belast met de uitvoering van het identificatie en screeningsproces van nieuwe asielzoekers die in Nederland asiel wensen aan te vragen. De DISA is een organisatie volop in ontwikkeling en oprichting, maar dat betekent niet dat alles nieuw is. Zo staat er al een uitvoerend proces met veel gemotiveerde collega's en beschikken we over kennis en gebouwen. De opgave richt zich om samen met het team het proces enerzijds op te schalen en anderzijds robuust neer te zetten en verder te professionaliseren.
Voor deze opgave zijn wij op zoek naar een Managementondersteuner.
Wat ga je doen?
De DISA locatie Ter Apel is de start van de asielprocedure in Nederland waar geen dag gelijk is. De locatie kent een bijzondere en dynamische werkomgeving waar overzicht, kalmte en vooral samenwerking belangrijk zijn. Werken op een locatie als DISA Ter Apel vraagt een flexibele en creatieve houding, waarbij je niet schuwt ook buiten kantoortijden door te pakken.
In deze functie zorg je voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van het managementteam. Het MT bestaat uit 4 Teamleiders en een Manager Uitvoering. Daarnaast werk je regelmatig samen met de directiesecretaresse van de Directeur.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Complex agendabeheer in Outlook;
- Je bereidt overleggen voor en zorgt ervoor dat de stukken tijdig in Ibabs staan;
- Je notuleert de MT overleggen en zet vervolgacties uit;
- Je ondersteunt het MT op het gebied van de financiële administratie in Leonardo en Topdesk;
- Je organiseert externe bijeenkomsten via Meeting Select;
- Je boekt hotelovernachtingen via WorldMeetings;
- Je vraagt uitzendkrachten aan via Topdesk en zorgt dat, desgewenst, de contracten tijdig worden verlengd;
- Je bent aanspreekpunt voor allerlei zaken: het verstrekken van facturatiegegevens aan een externe partij, regelen van een lunch, je hebt contact met de inkoopafdeling over een bestelling in Leonardo, je vraagt vertalingen aan, je bestelt bossen bloemen, uitjes organiseren, presentjes regelen en je ontvangt bezoekers voor het MT.
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- In een ondersteunde rol zorgen dat MT-leden hun taken goed kunnen uitvoeren;
- In een anticiperende rol zorgen dat de administratieve processen op orde zijn;
- In een proactieve en collegiale rol om het secretariaat een geoliede machine te laten zijn.
Het leukste aan deze functie is dat je het management zelfstandig ondersteunt. Daarom zijn we op zoek naar een echte teamplayer die ook zelfstandig goed zijn/haar mannetje weet te staan. Voor jou is het vanzelfsprekend dat je jouw hoofd koel houdt, vooral in drukke en hectische situaties die Ter Apel zeker kent.