Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van schakelen, structureren en samenwerken? Zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt – van agenda’s tot vergaderingen? Dan is deze functie bij de directie Communicatie van het ministerie van Justitie en Veiligheid en het ministerie van Asiel en Migratie iets voor jou.
Wat ga je doen?
Als managementondersteuner ben jij de spil van de afdeling. Je ondersteunt de directeur én de andere leden van het managementteam (in totaal vijf personen). Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en bent het aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externen. Je maakt deel uit van het team Bedrijfsbureau.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Complex agendabeheer en het plannen van afspraken voor MT-leden;
- Het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten van A tot Z: van uitnodigingen, zaalreservering en catering tot het ontvangen van bezoekers en zorgen dat alles vlekkeloos verloopt;
- Het afhandelen van binnenkomende vragen (telefonisch, per mail of persoonlijk) in samenwerking met collega’s;
- Het verzorgen van onboarding en offboarding van medewerkers, inclusief ICT-ondersteuning waar nodig;
- Het opmaken, beheren en archiveren van documenten zoals memo’s, rapporten, presentaties en correspondentie;
- Het regelen van dienstreizen, inclusief vervoer en verblijf;
- Het organiseren van afdelingsmomenten zoals kennissessies, borrels en de eindejaarsviering.
Je werkt in principe hybride: dat betekent deels thuiswerken, deels op kantoor in Den Haag. Voor deze functie verwachten we dat je drie dagen per week op kantoor aanwezig bent, zowel bij een werkweek van 32 als 36 uur.