Hoe jij bijdraagt
Je draagt bij door de vakgroepmanager en de vakgroep op een brede manier te ondersteunen en te faciliteren. Dit doe je door niet alleen administratieve en organisatorische taken op te pakken. Je bent verantwoordelijk voor verschillende taken die gericht zijn op het ondersteunen en faciliteren van de vakgroepmanager.
Je organiseert agenda’s, stelt prioriteiten en neemt proactief taken op je. Je denkt vooruit en zorgt dat alles soepel verloopt, ook wanneer omstandigheden of werkzaamheden veranderen. Dankzij jouw flexibiliteit en organisatietalent ben je een onmisbare schakel in de ondersteuning van het management.
Jouw werkzaamheden
- Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda van de vakgroepmanager, en voor het plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en evenementen.
- Jij hebt een cruciale rol in de communicatie tussen het management en andere medewerkers, en externe belanghebbenden. Jij fungeert als schakel tussen de manager en de vakgroep en zorgt dat de juiste informatie bij hem of haar terechtkomt.
- Je speelt een rol in de on- en offboarding van nieuwe medewerkers en draagt daarnaast zorg voor jubilea.
- Verder houd je je bezig met documentbeheer, waarbij je zorgt voor het beheer en de archivering van documenten, rapporten en andere belangrijke informatie.
- Ook weet je de vakgroep te ondersteunen en te adviseren over diverse systemen en werkprocessen.
- Je bent verantwoordelijk voor het aanmaken en accorderen van betaalopdrachten (lightinkopen) binnen het systeem.
Je ondersteunt een manager van een vakgroep en werkt samen in een team van ondersteuners van alle andere vakgroepen en directie. Op hen kun je altijd terugvallen. Jullie zorgen onderling, in verband met continuïteit, voor elkaars achtervang.
Als managementondersteuner maak je onderdeel uit van deze pool van ondersteuners en bied je ondersteuning aan één of meerdere managers binnen de organisatie. Afhankelijk van de behoefte kan dit in de loop van de tijd veranderen.
Meer weten?
Is jouw interesse gewekt? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie. Wil je eerst nog een even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Jantina de Waal, teamleider, via 06 15 09 39 19.
Meer weten over werken bij KNMI? Je leest meer op onze website over hoe wij – al meer dan 170 jaar – het weer en andere verschijnselen in lucht en aarde begrijpen en duiden.
Hoe solliciteer je?
Je kunt op deze vacature reageren via de sollicitatieknop op deze pagina. We ontvangen dan graag jouw cv. Let op: wij vragen voor de functie geen motivatiebrief. Ter vervanging van de motivatiebrief lezen we graag jouw antwoord op de volgende 2 vragen:
- Omschrijf in 200 woorden jouw affiniteit met de rol van managementondersteuner.
- Beschrijf een situatie waarin je proactief moest handelen: wat heb je gedaan en wat was jouw rol?