Managementondersteuner

Ben jij een proactieve managementondersteuner die energie krijgt van afwisseling, samenwerken en een dynamische omgeving waar altijd iets gebeurt? Dan is deze functie iets voor jou! De directie Internationaal Beleid (IB) zoekt een enthousiaste collega om het secretariaat te versterken.

Wat ga je doen?

Samen met je collega’s van het secretariaat zorg je ervoor dat alles soepel verloopt binnen de directie. Je werkzaamheden zijn veelzijdig en bestaan onder andere uit:

• Beheren van (complexe) agenda’s van de MT-leden van de directie.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het bewaken van acties en afspraken.
• Zorgen voor een juiste en tijdige afhandeling van alle vergaderstukken en opvolging.
• Regelen van facilitaire zaken, zoals het boeken van vergaderruimten en het verzorgen van passende catering.
• Coördineren van internationale dienstreizen: van het boeken van vluchten tot het verwerken van declaraties.
• Ondersteunen van beleidsmedewerkers bij inkomende en uitgaande internationale werkbezoeken van de directeur, de ambtelijke top en de politieke leiding.
• Regelen van praktische zaken bij de komst van nieuwe medewerkers, maar ook bij jubilea en afscheidsmomenten.
• Verzorgen van administratieve taken, zoals het bijhouden van overzichten, e-mail en post, en het bewaken van de digitale stukkenstroom.
• Je fungeert als achtervang voor de directiesecretaresse en de andere afdelingssecretaresses.

Wie ben jij?

Je werkt zelfstandig, maar altijd in nauwe samenwerking met het team van managementondersteuners. Je springt bij voor collega’s wanneer dat nodig is, en zorgt ervoor dat jouw eigen werkzaamheden goed overdraagbaar zijn. Dankzij jouw nauwkeurigheid en overzicht kunnen anderen altijd makkelijk vinden wat ze nodig hebben.

Digitaal werken is voor jou vanzelfsprekend; je bent gewend aan papierloos agendabeheer en een digitale stukkenstroom. Je kunt je snel inwerken en weet precies hoe je structuur aanbrengt in een dynamische werkomgeving.

Met het oog op de bezetting zoeken we een collega die in ieder geval op woensdag beschikbaar is.

• je bent energiek, voelt je verantwoordelijk voor je werk en als teamplayer weet jij een positieve bijdrage te leveren binnen de directie IB;
• je hebt aantoonbaar meerdere jaren werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur binnen een ministerie;
• je bent digivaardig (kennis van outlook, word, excel, Ibabs, digitale stukkenstroom, Travelpoint) en hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
• plannen en organiseren gaan je goed af, waarbij je niet het afwachtende type bent, maar pro actief aan de slag gaat;
• je staat open voor ontwikkelingen die binnen je vakgebied plaatsvinden en bent leergierig;
• tot slot ben je (klant)vriendelijk, accuraat en representatief.  

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd c.q. overgenomen worden met behoud van de huidige contractvorm.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Algemeen:

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.