Managementondersteuner

Als managementondersteuner ben jij een belangrijke steun voor het managementteam van de directie Onderzoek en Wetenschapsbeleid (OWB). Je zorgt dat de directeur en MT-leden hun werk goed kunnen doen, doordat jij overzicht houdt, vooruitdenkt en zaken tot in de puntjes regelt. Je werkt daarbij in een klein en hecht team met een open en informele sfeer.

Je werkzaamheden

Geen dag is hetzelfde. Je beheert agenda’s en mailboxen, houdt vergaderverzoeken en afspraken bij en zorgt dat acties op tijd worden opgevolgd. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en handelt telefoon, e-mail en post zorgvuldig af. Daarbij kijk je verder dan alleen je eigen taken: je ziet wat er nodig is en pakt dit proactief op.

Dat vraagt om overzicht en het vermogen om snel te schakelen. Er kan zomaar iets tussendoor komen waardoor je je planning moet aanpassen. Jij weet dan goed wat voorrang heeft, stemt af met collega’s en zorgt dat het werk doorgaat. Je werkt daarbij nauw samen met de andere collega’s van het secretariaat.

Voor de medewerkers van de directie ben je bovendien een belangrijke vraagbaak voor organisatorische en administratieve zaken. Met jouw aanpak, betrokkenheid en gevoel voor wat er speelt, zorg je ervoor dat het management en de directie op jou kunnen rekenen.

Opleiding: Je hebt een mbo 4-diploma in een secretariële richting.

Ervaring: Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner. Je hebt ervaring met het beheren en coördineren van meerdere agenda’s, het voorbereiden en organiseren van vergaderingen en het ondersteunen van een managementteam in de dagelijkse werkzaamheden.

Digitale vaardigheden: Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen snel eigen. Je werkt gemakkelijk met Microsoft 365, SharePoint en CRM-systemen. Ook schrijf je heldere en foutloze e-mails in het Nederlands.

Plannen en organiseren: Je bent sterk in plannen en organiseren en weet goed overzicht te houden. Je bewaakt agenda’s, deadlines en actiepunten en zorgt dat afspraken en benodigde documenten op tijd geregeld zijn.

Zelfstandig en samenwerken: Je kunt zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden. Tegelijkertijd werk je graag samen en zoek je collega’s actief op wanneer dat bijdraagt aan de kwaliteit en efficiëntie van het werk.

Klantgericht en proactief: Je bent klantgericht, denkt vooruit en vraagt door naar wat een manager of collega nodig heeft. Je signaleert waar ondersteuning nodig is en pakt dit uit jezelf op, bijvoorbeeld bij het voorbereiden van een presentatie of het opvolgen van actiepunten.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op ons kantoor in Den Haag. 
• De dinsdag is het vaste teamoverleg van het secretariaat op kantoor.
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen worden overgenomen met behoud van de huidige contractvorm.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Algemeen: 

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.