Dit ga je doen

Echt het verschil maken als managementondersteuner. Dat doe je bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) in Den Haag. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich helemaal concentreren op hun belangrijkste werkzaamheden. En daarmee draag je bij aan eerlijk, gezond en veilig werk voor iedereen in Nederland

Jij ontzorgt het management en medewerkers

Dankzij jou hoeven de managers en medewerkers van SZW zich geen zorgen te maken over planning en organisatie. Als onderdeel van een managementpool ondersteun je een of meerdere managers en daarnaast bied je ook ondersteuning aan de afdeling waar je werkt. Je beheert (complexe) agenda’s en mailboxen, organiseert vergaderingen en doet administratieve werkzaamheden. Zo zorg je ervoor dat processen en werkzaamheden zo soepel mogelijk verlopen.

Verder zijn jouw taken onder andere:

het afhandelen van telefoontjes, e-mails en post
het organiseren en beheren van de documentenstroom
vergaderstukken verzamelen en als dat nodig is een dossier aanmaken
ICT-middelen en facilitaire voorzieningen regelen voor nieuwe medewerkers
bijdragen aan het verbeteren van de dienstverlening en processen

“Ik haal heel veel voldoening uit het ontzorgen van het management. Het ene moment maak ik een afspraak voor een MT-lid, het volgende moment verzorg ik een lunch of boek ik een zaal. Die afwisseling zorgt dat ik elke dag met een lach aan het werk ga.” - Tatjana, managementondersteuner

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Jij kunt uitstekend plannen en organiseren. Ook in drukke periodes bewaar jij je rust, behoud je het overzicht en zet je een tandje bij als dit nodig is. Heeft het management iets nodig of zie je dat er iets beter kan? Dan kom je direct in actie. Je stelt prioriteiten, bedenkt creatieve oplossingen en schakelt makkelijk met de juiste collega’s. Daarnaast ben je bereikbaar en zichtbaar binnen de directie. Je communiceert op een vriendelijke manier en hebt een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Waar nodig geef je tegengas en feedback.

En verder:

heb je een afgerond mbo 4-diploma, bij voorkeur in een secretariële richting (of vergelijkbaar)
heb je eerdere ervaring als managementassistent, managementondersteuner of in een administratieve functie
kun je goed werken met de programma’s van Microsoft Office
maak je je digitale systemen als iBabs, Digidoc en WijBestellen snel eigen
spreek en schrijf je goed Nederlands

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige afdeling

Afdeling Ondersteuning, Beheer en Evenementen (OBE)
In de afdeling OBE zijn alle operationele taken van de directie gebundeld en bestaat uit meerdere teams. Jij wordt onderdeel van team Management en Medezeggenschapondersteuning (MMO). Wij verzorgen de managementondersteuning voor de (plaatsvervangend) secretaris-generaal-kolom, de ambtelijke ondersteuning van de medezeggenschap. Jij komt te werken in een hecht team dat staat te popelen om kennis met jou te maken! Het is hard werken, maar dat doen we met veel plezier en gezelligheid. Ook is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Over Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen zodat je zelf kunt bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Bijzonderheden

Let op: zet geen bijzondere persoonsgegevens in je cv en sollicitatiebrief (voor meer informatie, zie: Wat zijn persoonsgegevens? | Autoriteit Persoonsgegevens).
De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
De einddatum van de vacature is echter niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld, mogelijk dus al voor de vermelde einddatum. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
De aard van de functie brengt met zich mee dat je minimaal 3 dagen per week op kantoor werkzaam zal zijn (en tijdens de inwerkperiode zelfs iedere dag).

Wat bieden wij jou nog meer?

Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
Een mooie werkomgeving, op een paar minuten afstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s af.
De mogelijkheid tot gedeeltelijk hybride werken (het percentage dat je vanuit huis, dan wel op kantoor werkt kan echter per functie/afdeling verschillen).
Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.

Tip!! Download deze vacaturetekst, inclusief de gegevens van de vacaturehouder, voordat de vacature sluit. Hierna zijn deze gegevens online nl. niet meer zichtbaar.

Managementondersteuner