Managementondersteuner

Bij onze afdeling Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) zorg je dat het management goed hun werk kan doen. Want jij regelt, plant en houdt het overzicht, zodat alles soepel loopt. Dit doe je bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport in Den Haag en zo werk je achter de schermen mee aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland.

Wat ga je doen als Managementondersteuner?
“Het management team ondersteunen, bij welke vraag ze ook hebben, is een mooie uitdaging. Net als het creëren van overzicht in de drukke agenda van mijn manager.” – Tamara, managementondersteuner

In deze rol ondersteun je één of meerdere van de MT-leden van de directie OBP. In je dagelijkse werkzaamheden richt je je op het zelfstandig beheren van complexe agenda’s en neem je de regie over het agendabeheer. Je voert agendaoverleg, kijkt vooruit, signaleert knelpunten en komt met zowel gevraagd als ongevraagd oplossingen. Daarnaast organiseer je (online) overleggen en bijeenkomsten, verzorg je de communicatie (uitnodigingen, agenda, relevante stukken) en regel je de benodigde faciliteiten (zoals videoverbindingen, locatie, catering, bezoekontvangst, etc.). De agenda’s zijn vol en regelmatig moet je afspraken aanpassen.

Zonder de ondersteuning van het secretariaat kan de directie niet werken. Het team bestaat naast jou uit 2 collega-managementondersteuners. Ieder heeft de verantwoordelijkheid voor 1 of meerdere managementteam (MT)-leden. We helpen elkaar altijd als een collega weg is of te veel werk heeft. Je werkt in ieder geval 2 dagen per week op kantoor zodat er altijd voldoende bezetting is. En we werken je goed in; de eerste weken loop je mee met een directe collega. Is die periode voorbij, dan staan we ook altijd voor je klaar bij vragen.

Herken jij jezelf hierin?
Initiatief en actie ondernemen zodat dingen op tijd geregeld zijn, dat gaat bij jou bijna vanzelf. Daarnaast werk je graag samen met je collega’s en directieleden. Je bent goed in plannen, organiseren en coördineren. En hebt kennis van digitale systemen of je maakt ze snel eigen. Het bewaken van deadlines, stellen van prioriteiten is voor jou geen probleem. Net als omgaan met (piek)drukte. Daarnaast ga je integer om met vertrouwelijke stukken en ben je klantgericht richting het management en de clusters. Verder heb je:

• een mbo-diploma in een administratieve of secretariële richting;
• goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel wanneer je spreekt, als wanneer je schrijft;
• ervaring met Microsoft Office en liefst ook met Ibabs en Webex.

• Meer weten over de functie, de uitdagingen en ons team? Bel gerust met Maarten Sauter, op 06 21 46 73 97 of mail via [email protected].
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Let op, het is een tijdelijke functie.