Managementondersteuner bedrijfsvoering

Bij het RIVM werk je in een organisatie die zich inzet voor de gezondheid van mensen en een veilige leefomgeving. In deze functie ondersteun je de afdelingen P&O en Labbeheer. P&O ondersteunt medewerkers en organisatieontwikkeling, terwijl Labbeheer ervoor zorgt dat laboratoria veilig en goed kunnen functioneren. Daarmee zijn beide afdelingen belangrijk voor het werk van het RIVM. Door jouw manier van werken creëer je rust en structuur in een omgeving waar veel tegelijk speelt. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan een organisatie met grote maatschappelijke betekenis. Klinkt dit interessant? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen
Met jouw ondersteuning zorg je dat de afdelingshoofden van P&O en Labbeheer hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht in agenda’s, mailboxen en lopende afspraken en zorgt dat voorbereiding, opvolging en informatie op tijd geregeld zijn. Je ziet wat nodig is voordat het wordt gevraagd, stemt af met collega’s en pakt praktische zaken zelfstandig op waar dat kan. Zo voorkom je dat werk blijft liggen en zorg je dat processen soepel verlopen. Je werkt zorgvuldig met informatie en systemen zoals MS Office en zorgt dat alles goed vindbaar en op orde is. Daarmee ben je een belangrijke schakel in het dagelijks functioneren van beide afdelingen.
Werkzaamheden
• Beheren van agenda’s en mailboxen van de afdelingshoofden, inclusief prioriteren, voorbereiden en opvolgen van acties en afspraken.
• Organiseren en praktisch voorbereiden van overleggen, afspraken en bijeenkomsten.
• Bewaken van acties, deadlines en informatiestromen en zorgen voor tijdige opvolging.
• Opstellen, verwerken, archiveren en vindbaar maken van documenten en correspondentie.
• Vastleggen en opvolgen van actiepunten en zorgen dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd

Over de afdeling
Je werkt binnen de staforganisatie van het RIVM. De afdeling ondersteunt leidinggevenden en medewerkers op het gebied van HR, organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering.
Je hebt contact met HR-adviseurs, managementondersteuners, leidinggevenden en medewerkers uit verschillende organisatieonderdelen. Er wordt hybride gewerkt. Dat betekent dat je deels vanuit huis werkt en minimaal 50% op onze kantoorlocatie in Bilthoven. Later dit jaar verhuizen we naar het Utrecht Science Park en kom je op deze nieuwe kantoorlocatie te werken. Overleggen vinden plaats op kantoor of via Microsoft Teams.
Heb je vragen over de functie? Neem contact op met Jeltje Hees, corporate recruiter, via 06-23952174 of [email protected].

De eerste gesprekken vinden 30 juni plaats in Bilthoven.

• Je hebt mbo werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding in een administratieve richting.
• Je hebt ervaring in een secretariële functie, binnen een grotere of complexe organisatie en werkt vaardig met MS Office en digitale samenwerkingssystemen.
• Je communiceert helder, vriendelijk en zorgvuldig in het Nederlands, zowel mondeling en schriftelijk.
• Je werkt zelfstandig en proactief: je ziet wat nodig is, pakt praktische zaken op en komt waar nodig met een voorstel.
• Je bent dienstverlenend en toegankelijk. Je denkt mee met collega’s, zoekt naar oplossingen en helpt anderen op een professionele manier verder.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en organisatorische belangen en voelt goed aan wat passend is in verschillende situaties.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop ‘overige arbeidsvoorwaarden’.

Vragen we in de vacaturetekst om een motivatiebrief en kun je wat hulp gebruiken om deze te schrijven? Lees dan deze tips.
Informatie over solliciteren bij het RIVM:

• Wij begrijpen dat AI een handig hulpmiddel is voor jouw motivatiebrief en cv. We willen je adviseren om het louter als hulpmiddel te gebruiken en vooral ook jouw unieke ik terug te laten komen in deze documenten;
• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee;
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan ajb in je brief;
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer weten? Klik hier;
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd;
• Wij volgen de Recruiter Code en gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om;
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn
• Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. Het kan zijn dat na deze datum deze vacature nog (onbedoeld) vindbaar is op diverse jobboards. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend;
• Het kan voorkomen dat de sollicitatiepagina niet werkt, het kan aan de browser liggen. Probeer in dat geval de sollicitatiepagina in een andere browser te openen.