Managementondersteuner Bestuursraad secretariaten

Jouw inzet zorgt ervoor dat de leden van de Bestuursraad hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig en geordend werkt. Ook kun je goed herkennen wanneer de processen vastlopen. Het lukt je om daar creatieve oplossingen voor te bedenken. Je voelt je uitgedaagd door de hectiek en de waan van de dag, weet rust te bewaken en orde en overzicht te houden. Om succesvol te zijn in jouw rol neem je verder mee:

• Minstens mbo-werk- en -denkniveau, bijvoorbeeld door een diploma van een secretariële opleiding;
• Je hebt ruime ervaring (circa 5 jaar) als managementondersteuner, bij voorkeur op een bestuurs- of directiesecretariaat in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Ervaring met Microsoft Office;
• Ervaring met vergader- en organisatiesoftware, zoals iBabs, Webex en Teams;
• Ervaring met het beheren van ingewikkelde agenda’s;
• In verband met de huidige bezetting van het team ben je beschikbaar op woensdag en vrijdag en dan ben je op kantoor, overige dagen zijn in overleg. Je werkt grotendeels op kantoor.

Herken jij jezelf hierin?
Jij bent een proactieve en zelfstandige aanpakker met een scherp oog voor planning en voortgang. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en mensen, binnen én buiten de directie. Verbinden zit in je natuur: je legt makkelijk contact en weet snel wie waar van is.

Je communicatieve vaardigheden zijn uitstekend ontwikkeld. Je leert snel de juiste mensen kennen en hebt overzicht wie wat doet. Je bewaakt de voortgang en komt met oplossingen als zaken procesmatig stagneren. Je bent je bewust van de omgeving waarin je werkt, je overziet de structuur van een ministerie en je bent je bewust van de zorgvuldigheid die hierin gevraagd wordt.

Als collega ben je sociaal en prettig om mee samen te werken. Mensen om jou heen omschrijven jou als integer en betrokken. Onder hoge werkdruk, presteer jij optimaal en weet je feilloos te prioriteren. Je weet namelijk nooit hoe je dag zal lopen. Met jouw geordendheid, breng jij orde en rust in de meest hectische stressvolle situaties.

• Salaris­niveau schaal 8
• Maand­salaris Min €3.246 – Max. €4.340 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• Goed om te weten: Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan;
• Ben je een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie;
• We zijn benieuwd naar jouw motivatie voor deze functie en vragen je om in je sollicitatiebrief kort te motiveren waarom je geïnteresseerd bent;
• Ben je al in vaste dienst van het Rijk en heb je een vaste aanstelling, dan kun je op basis van je vaste aanstelling ook bij ons in dienst treden;
• Je werkt in deze functie met vertrouwelijke informatie. Daarom kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ook heb je een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) nodig;
• Tijdens de sollicitatieprocedure bekijken we mogelijk jouw openbare informatie op LinkedIn. Omdat we zo nog een beter beeld krijgen van jouw ervaring, kennis en competenties;
• Je sollicitatie kun je richten aan Mariska Lukus (manager managementondersteuners BPZ) onder vermelding van vacaturennummer: 1707

Het werving- en selectieproces ziet er als volgt uit:

• Wanneer we een match zien op papier, nodigen we jou uit voor een eerste gesprek. Houd er alvast rekening mee dat de eerste gesprekken op 18 juni worden gepland;
• Loopt dit gesprek van beide kanten positief? Dan nemen we contact met je op voor een 2e gesprek. De 2e gesprekken vinden in verband met de NAVO-top digitaal plaats in de week van 23 juni;
• Loopt dit gesprek ook van beide kanten positief, dan sluiten we af met een arbeidsvoorwaardengesprek.

Bij VWS ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en uitkomst sterker maken.