Managementondersteuner OBP

Achter goede teams staan vaak sterke ondersteuners. In het team van OBP zoeken wij die onmisbare kracht, wil jij die zijn?

Voor de stafeenheid Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel, kortgezegd OBP, zoeken we per direct een managementondersteuner (MO) die samenwerkend in een klein team houdt van regelen, plannen en ontzorgen.
Jij bent namelijk dé spil die samen met ons ervoor zorgt dat alles soepel verloopt voor het team en de leidinggevenden. Zo kunnen zij zich volledig focussen op het faciliteren van de doelen van het RIVM. Lijkt het je leuk om mee te gaan draaien in dit gezellige hard werkende team? Een team die altijd bereid is je te helpen en daarnaast samen leuke dingen doen hoog in het vaandel heeft staan? Dan is deze functie zeker interessant voor jou en lees vooral verder!

Als managementondersteuner beseffen wij dat jij een onmisbare schakel bent in het dagelijks functioneren van het centrum. Samen met je collega’s verdeel je de taken. Jij ondersteunt drie collega’s van het managementteam en assisteert de medewerkers van het centrum. Je dag is dynamisch, afwisselend en je krijgt te maken met uiteenlopende taken en verantwoordelijkheden. Deze functie is 32 uur per week. We zoeken een collega die samen met ons de verantwoordelijkheid neemt om het werk in goede banen te leiden. We vinden het belangrijk dat we werk en privé samen in balans kunnen houden. Hierbij zorgen we er samen voor dat alle werkzaamheden binnen het secretariaat volgens de afspraken worden uitgevoerd.
Jij beheert de agenda’s van het management. Jij zorgt ervoor dat de agenda’s van het management vlekkeloos zijn ingepland, zelfs wanneer het om complexe afspraken gaat. Zie je dubbele afspraken, verkeerde locaties of een missende teamslink? Dan ben jij assertief om het aan te kaarten. Met jouw talent voor organisatie, oog voor detail en assertiviteit draag je bij aan een soepele gang van zaken binnen het centrum. Je hoeft het niet alleen te doen, je werkt nauw samen met je collega’s en het MT om iedereen zo goed mogelijk te ontzorgen. Je rol is breed; jij beheert de post, mail en telefoontjes en durft daarbij prioriteiten te stellen. Ben jij een goede organisator en vind je dit leuk om te doen? Je assisteert namelijk ook bij de organisatie van zowel jaarlijkse als eenmalige bijeenkomsten en evenementen.

Verder ondersteun je bij HR zaken als dit het management aangaat. Zoals het behandelen van HR-gerelateerde zaken zoals ziek- en herstelmeldingen, wijzigingen in arbeidscontracten en de in- en uitdiensttreding van medewerkers. Daarnaast zijn er facilitaire en ICT-zaken zoals bestellingen, overzichten en de inkoop van materialen via ons SAP systeem. Ook ondersteun je bij ICT-gerelateerde verzoeken. Als MO is er behoorlijk wat administratie; zo help je bij het afhandelen van declaraties, dienstreizen en het verzorgen van de interne communicatie.

De afdeling
Je werkt samen met twee ervaren collega’s op het secretariaat van de stafeenheid Organisatie, Bedrijfsvoering & Personeel (OBP). Het OBP maakt het voor het RIVM mogelijk om met- en voor mensen, het beste uit de organisatie en de werkomgeving te halen. OBP staat voor een sterke servicegerichte bedrijfsvoering die het primaire proces optimaal ondersteunt met advies, kaders en toezichthoudende functies. De afdeling OBP bestaat uit zes verschillende afdelingen; Personeel & Organisatie (P&O), Interimpool (IPR), Veiligheid & Accreditatie (V&A), Juridische Zaken & Privacy (JZ&P), Huisvesting en Facilitaire Dienst (HFD) en Labbeheer.(LBH).

Wat zeggen collega's Robin en Ineke die energiek en betrokken de ondersteuning van OBP verzorgen;

Robin; “Ik hou van de dynamiek in ons werk: het ene moment organiseer ik een bijeenkomst, het andere moment zorg ik dat alles administratief op rolletjes loopt. Wat mij aanspreekt? Dat je hier jezelf mag zijn én het verschil kunt maken.”

Ineke; "Het werk is enorm afwisselend, soms krijg ik iets op mijn bord waarvan ik denk: ik heb het nog nooit gedaan, maar ik denk dat ik het wel kan. We zoeken een collega die dezelfde mentaliteit heeft en energie haalt uit dit soort uitdagingen en er samen met ons voor wil gaan!"

Dit breng jij mee
We zoeken een persoonlijkheid, iemand die er staat. Iemand die een persoonlijke touch toevoegt aan de rol van managementondersteuner. Jij zorgt er namelijk voor dat medewerkers die langdurig ziek zijn of een jubileum vieren een bloemetje of kaart ontvangen. Zie je verbetermogelijkheden? Kaart het aan of stel een verbetering voor. We staan er zeker voor open. Samen met je collega’s op het secretariaat zoek je actief naar manieren om processen te verbeteren. Een mooi voorbeeld is het up-to-date houden van het organogram en het smoelenboek.

Uniek aan deze baan
Je komt te werken binnen een betrokken team, waar oog is voor elkaar. We hechten aan een werkcultuur waarin met elkaar wordt meegeleefd en waar onderling begrip en steun is, zowel voor werk gerelateerde als voor privézaken. Elkaar helpen staat voorop. Dat moet ook wel want er kan veel op je af komen, onze organisatie is groot en daarom ook soms complex. Uniek voor degene die leergierig is en het als een uitdaging ziet hier een weg in te vinden. Kortom een combinatie van een dynamische, afwisselende in een interessante organisatie waarbij jouw professionele ondersteuning enorm wordt gewaardeerd!

Informeren en solliciteren
Spreekt je dit aan? Stuur dan je sollicitatie naar Erwin Verboom, stafhoofd OBP bij het RIVM. Heb je eerst nog vragen over deze functie? Ineke Catoen, management ondersteuner OBP (06- 500 41 212) beantwoordt deze graag en vertelt met plezier meer over deze functie en het RIVM. Heb je vragen in het algemeen over deze of andere procedure neem dan gerust contact op met corporate recruiter Robert Zoontjens via 06 86 555 169. Vanwege de vakantieperiode staat de vacature wat langer open tot eind september maar wacht niet met reageren we nodigen je graag uit als we een match zien. De eerste gesprekken zullen dus al plaatsvinden half september in week 38 en we sluiten de vacature als we de juiste match gevonden hebben. We kijken uit naar je reactie!

We stellen een korte motivatiebrief op prijs waarin je antwoord geeft op de volgende twee vragen:

• Geef een beschrijving van hoe je beste vriend of vriendin jou zou omschrijven.
• Kun je een situatie beschrijven waarin jij met jouw aanpak een complexe of chaotische situatie soepel hebt opgelost?

Je bent een open persoon en legt gemakkelijk contact. Je denkt actief mee en zoekt graag naar de juiste oplossing voor iemands vraag of probleem. Je kunt goed omgaan met ad-hoc-situaties, waarin je prioriteiten stelt in wat nu en wat later kan gebeuren. Je verstaat de kunst van een vriendelijke en flexibele opstelling, terwijl je ook duidelijkheid geeft over wat er wel en niet verwacht kan worden. Je begrijpt als geen ander dat discretie en accuratesse daar ook bij horen.

Verder vragen wij dat je aantoonbare werkervaring hebt in een vergelijkbare functie. Dat betekent dat het vanzelfsprekend voor jou is dat je je weg kent in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams), gemakkelijk je weg vindt in de ondersteunende en diverse systemen. Je spreekt en schrijft goed Nederlands. Engels kan goed van pas komen binnen de organisatie, dat is een pre.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop ‘overige arbeidsvoorwaarden’.

Vragen we in de vacaturetekst om een motivatiebrief en kun je wat hulp gebruiken om deze te schrijven? Lees dandeze tips.
Informatie over solliciteren bij het RIVM:

• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee;
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan ajb in je brief;
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer weten?Klik hier;
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd;
• Wij volgen deRecruiter Codeen gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om;
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn
• Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. Het kan zijn dat na deze datum deze vacature nog (onbedoeld) vindbaar is op diverse jobboards. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend;
• Het kan voorkomen dat de sollicitatiepagina niet werkt, het kan aan de browser liggen. Probeer in dat geval de sollicitatiepagina in een andere browser te openen.