Managementondersteuner Primair Onderwijs

Wil jij meewerken aan goed onderwijs, vandaag én in de toekomst? Als managementondersteuner bij de Inspectie van het Onderwijs maak jij elke dag het verschil. Niet op de voorgrond, maar precies daar waar overzicht, rust en betrouwbaarheid nodig zijn.

Drie agenda's, verschillende belangen en een belangrijke bijeenkomst die op het laatste moment moet worden verplaatst. Jij ziet geen probleem, maar een puzzel die opgelost kan worden.

Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en weet precies wanneer je zelf een beslissing kunt nemen of wanneer je iets moet afstemmen. Terwijl anderen zich richten op hun werk, zorg jij dat achter de schermen alles soepel verloopt.

Herkenbaar? Dan zou jij zomaar onze nieuwe managementondersteuner kunnen zijn.

Wat maakt jouw werk bijzonder?

Als managementondersteuner ben jij de rechterhand van drie afdelingshoofden Primair Onderwijs. Je kent de prioriteiten, begrijpt wat er speelt en ziet vaak al wat nodig is voordat iemand erom vraagt.

Dit betekent dat jij

•    Rust brengt in complexe agenda's. Je beheert drie uitdagende agenda's, overziet verschillende belangen en vindt slimme oplossingen als afspraken botsen.
•    Altijd een stap vooruitdenkt. Je signaleert knelpunten, bewaakt deadlines en zorgt dat belangrijke zaken niet blijven liggen.
•    Bijeenkomsten soepel laat verlopen. Je organiseert interne en externe overleggen, verzamelt vergaderstukken en zorgt dat iedereen goed voorbereid is.
•    Een vertrouwd aanspreekpunt bent. Je regelt personele en praktische zaken, van in- en uitdiensttredingen tot bezoekerspassen en facilitaire verzoeken.
•    Zorgt dat informatie op orde is. Je verzorgt correspondentie, houdt het digitale archief bij en weet relevante informatie op het juiste moment beschikbaar te maken.

Geen dag is precies hetzelfde. Soms loopt alles volgens planning, soms vraagt de situatie om snel schakelen. Juist die afwisseling maakt jouw werk interessant.

Wat krijg je ervoor terug?

Je krijgt een veelzijdige functie waarin jouw bijdrage direct merkbaar is. Je werkt nauw samen met de afdelingshoofden en je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie.

Zo ervaart jouw toekomstige collega het werk

"Iedere dag word ik weer blij van het kunnen ontzorgen van onze afdelingshoofden die op hun beurt dan weer heel blij zijn met mij. Het agendabeheer is een puzzel af en toe en als het me dan weer lukt om deze puzzel naar ieders tevredenheid te leggen, ga ik met een superfijn gevoel naar huis."

Hier kom je terecht
Je gaat werken bij de directie Primair Onderwijs van de Inspectie van het Onderwijs, met als standplaats Utrecht. De directie bestaat uit negen afdelingen, verspreid over Utrecht, Tilburg en Zwolle. Samen zetten we ons in voor effectief toezicht en beter onderwijs.

Je werkt nauw samen met de drie afdelingshoofden en je collega-managementondersteuners. Met je collega’s wissel je kennis en ervaringen uit, denk je met elkaar mee en kun je op elkaar rekenen. Je komt terecht in een werkomgeving waar samenwerking, zorgvuldigheid en vertrouwen centraal staan. Een plek waar jouw organisatietalent écht het verschil maakt.

Ontwikkeling en verbinding staan bij ons centraal. Als managementondersteuner ben je ook deelnemer aan het Kennisplatform voor managementondersteuners (KPMO). Dit platform brengt de managementondersteuners van de inspectie maandelijks bij elkaar om ervaringen uit te wisselen, best practices te delen en samen te sparren over actuele thema's. 

Werk- en denkniveau

•    MBO+.

Dit breng jij mee

Jij vindt het leuk om complexe zaken te organiseren en krijgt energie van een agenda die dankzij jou weer klopt. Verder heb je:
•    Mbo+ werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot managementassistent of directiesecretaresse.
•    Enkele jaren relevante werkervaring als directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
•    Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer.
•    Een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands.

Daarnaast herken je jezelf in de volgende eigenschappen.
Je communiceert helder, mondeling én schriftelijk. Je houdt overzicht in een dynamische omgeving en afspraak is afspraak. Je bent dienstverlenend, flexibel en schakelt snel wanneer de situatie daarom vraagt. Je voelt aan wat werken in een politiek-bestuurlijke omgeving betekent (of wilt dat graag leren). Samenwerken gaat voor jou vanzelf, net als zorgvuldig en integer werken. Je hebt een gezonde dosis humor en houdt zo het werk ook op drukke momenten plezierig.

Voor deze functie geldt het profiel voor de functiegroep Managementondersteuner (functiefamilie Bedrijfsvoering) uit het Functiegebouw Rijk. 

• De selectiegesprekken vinden plaats op 27 november
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• Als je bent aangewezen als een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Goed om te weten: deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Tijdens het sollicitatieproces kunnen we je LinkedIn-profiel raadplegen.
• We raden je aan om tijdig te reageren, omdat de vacature mogelijk eerder wordt gesloten zodra we voldoende geschikte reacties hebben ontvangen.
• De Inspectie van het Onderwijs is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen.

Heb je interesse en wil je solliciteren? Dan vragen we je in je motivatiebrief antwoord te geven op de volgende vragen

1.    Voor deze functie is het fijn als je meerdere ballen probleemloos in de lucht kan houden. Heb je voor ons een voorbeeld waaruit blijkt dat je dit eerder gedaan hebt?
2.    Als managementondersteuner is het belangrijk dat je prioriteiten kan stellen in jouw werk. Heb je een voorbeeld van een hectische dag, waarin alles die dag af moest en je prioriteiten moest stellen, hoe heb je dat gedaan?