Managementondersteuner RVN

Als managementondersteuner sta je samen met enkele collega’s aan de lat voor de ondersteuning van het directieteam (10 MT-leden) van RVN. In januari 2026 start een van de collega’s met een persoonlijk ontwikkeltraject, waardoor de helft van haar takenpakket, met name de secretariële ondersteuning van een MT-lid, vrij komt. Een andere collega maakt in februari 2026 de overstap naar een mooie vervolgstap buiten de IND. Kortom, in dit team krijg je volop ruimte om jezelf te ontwikkelen, wat mogelijk ook voor jou kansen biedt voor een volgende stap in je carrière.

De voornaamste elementen als managementondersteuner van een MT-lid bestaan uit agendabeheer en het verrichten van administratieve en logistieke taken. Denk aan het boeken van vergaderzalen, het organiseren van terugkerende vergaderingen en landelijke bijeenkomsten, en het borgen van financiële zaken in systemen zoals Facilitair Management Haaglanden (FMH), Leonardo, Meeting Select, iBabs en uiteraard Outlook.

Het team Staf bestaat, naast de collega’s van het secretariaat, uit directiesecretarissen en adviseurs op het gebied van productieregie, informatievoorziening, data(steward), ketensamenwerking en ondersteuning IND Caribisch Nederland. Alles bij elkaar vormt dit een divers, vakkundig, betrokken en vooral gezellig team van ongeveer 30 collega’s dat het MT RVN in de volle breedte ondersteunt en ontzorgt.

Word jij onze nieuwe collega?

“Sinds geruime tijd werk ik met veel plezier en gedrevenheid bij de directie RVN. De ochtend begint met een agenda-overleg met één van mijn MT-leden. Met een kop koffie praten we bij over het weekend en vanwege een ingelaste sessie wordt de agenda omgegooid. Kortom, ik ga meteen aan de slag met het zoeken naar een geschikt moment en een zaal. Die is er zo last minute niet, dus via Meeting Select vraag ik wat opties centraal in het land en met OV bereikbaar.

Dan komt er een spoedje binnen in de secretariaatsmailbox, vandaag is het mijn beurt die bij te houden, waarbij het account van een van de collega’s blijkbaar is verlopen via SIMS. Eerst maar dat brandje blussen. Het werk is divers en je weet nooit van tevoren hoe de dag verloopt. En juist dát maakt het werk zo uitdagend en afwisselend! Wil jij werken in een dynamisch team met enthousiaste secretaresses solliciteer dan snel en wie weet werken wij binnenkort wel samen!”

Jouw kwaliteiten

Je houdt van plannen en organiseren en werkt gestructureerd. Je kunt goed vooruitkijken en denkt graag in oplossingen. Proactief als je bent, neem je initiatief wanneer je ziet dat collega’s het net even te druk hebben. Geen dag is hetzelfde en je wisselt makkelijk in je dagindeling als dat nodig is. We zoeken een collega die gericht is op samenwerken, een echte teamplayer die graag iets nieuws wil leren, maar ook zelf met initiatieven komt wanneer verbeteringen mogelijk zijn.

Iets meer achtergrond bij de functie

Je draagt samen met je collega’s zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de MT-leden van de directie RVN. Daarnaast werk je regelmatig samen met de verschillende managementondersteuners van de RVN-locaties en die van de andere IND-directies.

Als managementondersteuner vorm je als het ware de ‘toegangspoort’ tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda (in Outlook, vaak in combinatie met MS Teams) van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Waar nodig zet je verzoeken uit voor annotaties voor verschillende overleggen bij de betrokken adviseurs. Ook kan het voorkomen dat je mailboxen van MT-leden beheert.

Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijke informatie en gegevens. Je weet informatie en in- en uitgaande post goed op urgentie in te schatten.

Je zet stukken voor overleggen van de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBabs) of via een andere vorm van digitale vergadervoorbereiding. Je voert documenten in het digitale postsysteem (Digijust) en bewaakt de voortgang van de documentenstroom. Daarnaast ondersteun je de MT-leden op het gebied van financiële administratie (Leonardo en Topdesk) en organiseer je externe locaties voor bijeenkomsten (via Meeting Select). Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Binnen ons team werken we altijd op de maandag en donderdag samen op kantoor, wel zo gezellig en goed voor de onderlinge verbinding. Daarnaast kan worden verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.

• Je beschikt minimaal over MBO werk- en -denkniveau en hebt bij voorkeur een secretariële opleiding gevolgd.
• Je hebt bij voorkeur minimaal twee jaar succesvolle ervaring als managementondersteuner of directiesecretaresse.
• Je bent een doorgewinterde managementondersteuner die graag een bijdrage wil leveren aan de verdere professionalisering van het secretariaat.
• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen de Rijksoverheid en in een complexe, dynamische werkomgeving.
• Je bent flexibel en collegiaal, een echte teamplayer.
• Je bent kritisch op je eigen functioneren, bereid jezelf verder te ontwikkelen en staat open voor feedback.
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (MS Office, Teams, iBabs, Digijust, Leonardo).
• Je bent in staat om nieuwe procedures en systemen snel eigen te maken.
• Vanwege het hybride werken vinden wij het belangrijk dat je je werk zelfstandig en adequaat uitvoert.
• De inrichting en werkwijze van de IND zijn bij voorkeur bij jou bekend, of je bent in staat deze op korte termijn in de vingers te krijgen.
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, en dat zien wij graag terug in jouw motivatiebrief.

Competenties

• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit
• Samenwerken

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap 2 vacatures voor de functie van Managementondersteuner (FGR: Managementondersteuner S7). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, voor de duur van 12 maanden, met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Heb je interesse? Wacht dan niet te lang met reageren! Bij voldoende geschikte kandidaten kan de vacature eerder worden gesloten.

Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.