Managementondersteuner Toezicht Sociaal Domein

Van soepel agendabeheer tot het helpen zorgen dat nieuwe collega’s een goede start hebben. Jij bent als managementondersteuner (24-27 uur) een onmisbare schakel bij het werk van Toezicht Sociaal Domein (TSD) en draagt daarmee bij aan goede zorg en ondersteuning voor mensen in een kwetsbare positie. 

Wat ga je doen?
Als managementondersteuner van de programmadirecteur en de projectcoördinator/ plaatsvervangend programmadirecteur heb je een belangrijke rol in het soepel laten draaien van de organisatie TSD.
•    Een van je belangrijkste taken is het agendabeheer van de programmadirecteur en de projectcoördinator/ plaatsvervangend programmadirecteur. Je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten, houdt overzicht en schakelt snel wanneer er onverwachts dingen veranderen. 
•    Daarnaast heb je verschillende ondersteunende taken binnen de afdeling, denk aan het voorbereiden van het stafbureau-overleg en het bijhouden van de actielijst, en het op orde houden van de administratie van een aantal algemene TSD-mappen.
•    Samen met de secretaris van TSD zorg je voor een fijne start van nieuwe collega’s, bijvoorbeeld door te zorgen dat zij toegang hebben tot de mail- en whatsappgroepen en een inwerkprogramma in hun agenda is gepland.
•    Verder zorg je waar nodig voor externe vergaderruimtes, maar regel je bovendien ook dat we een leuke locatie hebben om in de zomer of rond Kerst een gezellige borrel te houden. 

Wat de functie extra leuk maakt, is het contact met verschillende mensen. Van de collega’s in het team van TSD, tot het servicepunt en facilitaire diensten binnen de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. En van secretariaten van andere inspecties of ministeries tot locaties waar we een borrel organiseren. Kortom: met jouw werk draag je bij aan een soepel lopende dag voor de programmadirecteur en de projectcoördinator/ plaatsvervangend programmadirecteur en draag je eraan bij dat TSD een goed georganiseerde, fijne plek is om te werken.

Wie ben jij?
Jouw proactieve werkhouding wordt opgemerkt én door je collega’s gewaardeerd. Je hebt het overzicht, zodat je verbanden kunt leggen en proactief meedenkt. Je hebt een signaleringsfunctie richting de programmadirecteur en de projectcoördinator/ plaatsvervangend programmadirecteur. Je bent hierin altijd doel- en samenwerkingsgericht en weet waar de prioriteiten liggen. 
Je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning, draagt op eigen initiatief bij aan verbeteringen in dit proces en je weet om te gaan met vertrouwelijke informatie. 

Verder vragen we van je:
-    Je hebt MBO 4 werk- en denkniveau met een secretariële opleiding of minimaal 5 jaar werkervaring als secretarieel ondersteuner.
-    Je hebt werkervaring als secretarieel ondersteuner.
-    Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
-    Je kunt goed plannen en organiseren;
-    Je hebt een proactieve werkhouding, anticipeert en signaleert.

Kijk op www.functiegebouwrijksoverheid.nl voor het volledige functieprofiel, inclusief de bijbehorende competenties.

TSD omarmt diversiteit. We hebben behoefte aan een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, talenten en kennis. Zo zijn we op ons best en blijven we leren en verbeteren. Niet ondanks, maar dankzij verschillen. 

Solliciteren?

Graag zien we in jouw sollicitatie in elk geval een antwoord op de volgende twee vragen terug:
1.    Waarom solliciteer je op deze functie?
2.    Wat vind je belangrijk in jouw werk?

• De eerste ronde selectiegesprekken vindt plaats op dinsdag 28 oktober. Het tweede gesprek is gepland op vrijdag 31 oktober
• Het gaat om een vacature voor 24-27 uur. Je beschikbaarheid dient daarbij goed verspreid te zijn over de week, waarbij je in ieder geval dinsdag en donderdag beschikbaar bent.
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig.

Solliciteren: 
Mail je CV en motivatie naar e-mailadres [email protected] onder vermelding van het vacaturenummer IGJ25-V051.