Als managementondersteuner ben je een belangrijke spil van de directie Wetgeving en Juridische Zaken.
Als managementondersteuner lever je een wezenlijke bijdrage aan de ondersteuning van het Management Team (de directeur, de vijf afdelingshoofden). Daarnaast ontzorg je ook waar mogelijk de overige medewerkers van DWJZ.
Je bent klantgericht en het is van belang dat je goed op de hoogte bent van wat er speelt binnen het secretariaat. Je zorgt voor een adequate planning, organisatie en afstemming van de werkzaamheden met de andere medewerkers van het team Management Ondersteuning en Secretariaat. En je levert natuurlijk kwalitatief en kwantitatief goed werk af. Daarnaast zorg je dat alles correct geregistreerd en afgestemd wordt.
Je hebt een frisse kijk op zaken en een positieve instelling. Je toont initiatief en bent bereid om je nieuwe zaken eigen te maken. Kortom, je bent een enthousiaste en betrokken collega.
Takenpakket:
• Je beheert de agenda’s van MT-leden en schat hierbij prioriteiten en urgentie in;
• Je zorgt voor de juiste afhandeling van telefoon-, email- en postverkeer;
• Je bent verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van vergaderingen,
bijeenkomsten zowel intern als extern, plannen van periodieke overleggen en functioneringsgesprekken;
• Je draagt zorg voor beschikbaarheid van vergaderstukken (in IBabs);
• Je zorgt voor de voorbereiding van bezoeken;
• Je zorgt voor de juiste afhandeling van reisaanvragen en reisdeclaratie naar het buitenland;
• Je boekt vergaderzalen en regelt catering en andere relevante zaken;
• Je draagt zorg voor o.a. vakantieoverzichten en werkschema’s.