Mangementondersteuner S7

Voor het secretariaat van de Inspectie  zijn we op zoek naar een ervaren Managementondersteuner. In deze rol ondersteun je directie en management door een breed scala aan organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden te verrichten. Hierbij verwachten we van jou een grote mate van zelfstandigheid, accuratesse, pro-activiteit en stressbestendigheid. Je werkt nauw samen met twee andere managementondersteuners binnen een dynamische omgeving.

Voor deze functie vragen we o.a. de volgende taken en verantwoordelijkheden:
• verrichten van organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden op diverse onderwerpen
• voorbereiden en plannen van vergaderingen
• beheren van agenda's en prioriteren van afspraken
• bewaken van voortgang van afspraken, aanjagen van acties, signaleren van stagnaties en meedenken over verbeteringen

Zowel mondeling als schriftelijk kun je je goed uitdrukken. Je werkt graag in teamverband en je helpt collega’s graag daar waar nodig. 

Je hebt een flexibele instelling en krijgt energie van het werken in een werkomgeving die nog in opbouw is en waarin werkprocessen nog niet zijn uitgekristalliseerd. 
Verder voldoe je aan de volgende functie-eisen:

• afgeronde MBO-4 opleiding in een secretariële of administratieve richting
• minimaal 3 jaar ervaring als managementondersteuner op directieniveau en die mag ook buiten de rijksoverheid zijn opgedaan.
• kennis van en ervaring met de Microsoft Office omgeving zoals Outlook, Word en excel
   Heb je kennis van intern gebruikte programma's zoals IBabs, DigiJust en P-direct is een pré   en geen must
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• eigenschappen zoals accuraat, stressbestendig, flexibiliteit en een hands-on mentaliteit
• omgevingsbewustzijn en het vermogen om snel inzicht te krijgen in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie
• in staat om te presteren onder tijdsdruk en om te gaan met een veranderende werkomgeving

De Inspectie Justitie en Veiligheid heeft diversiteit en inclusiviteit hoog in het vaandel staan. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en handelingsperspectieven waardoor we optimaal aansluiten bij de behoeften uit de samenleving. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent en van wie je houdt. We zijn vooral nieuwsgierig naar jouw talenten en kwaliteiten.

Kandidaten, niet in dienst van de Rijksoverheid, krijgen eerst een contract van een jaar aangeboden. Bij goed en volledig functioneren wordt het tijdelijke contract omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd.
• Het selectietraject bestaat uit twee gesprekken met een commissie, een selectiegesprek en een draagvlakgesprek. 
• Het opvragen van referenties kan deel uitmaken van de procedure.
• Een assessment kan deel uit maken van de procedure.
Het secretariaat is zichtbaar en fysiek aanwezig binnen de inspectie. We vragen in het team van managementondersteuners dan ook een enthousiaste collega die in beginsel alle dagen van de week op kantoor aanwezig kan zijn. In overleg met het team en de leidinggevende wordt het rooster en de mogelijkheden van hybride werken bepaald. In de dagelijkse bezetting van het secretariaat wordt in ieder geval uitgegaan van minimaal twee managementondersteuners. 

 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.