Medewerker Backoffice

Van het voorbereiden van een multidisciplinair overleg tot het verwerken van belangrijke gegevens: als medewerker backoffice bij PI Middelburg regel je het. Je ondersteunt casemanagers en zorgt dat administratie, afspraken en informatie rond detentie en re-integratie goed geregeld zijn.

Als medewerker backoffice ondersteun je de casemanagers van PI Middelburg bij het detentie- en re-integratieproces van gedetineerden. Je houdt dossiers en caseloads bij, verwerkt gegevens in verschillende systemen en zorgt dat administratieve acties op tijd worden uitgevoerd. Ook bereid je multidisciplinaire overleggen (MDO’s) voor: je maakt en verstuurt de agenda, reserveert ruimtes en notuleert de gemaakte afspraken.

Je werkzaamheden zijn heel divers. Zo regel je afspraken met gemeenten voor identiteitsbewijzen, adreswijzigingen en inschrijvingen, vraag je informatie op over bijvoorbeeld openstaande schulden en verwerk je beschikkingen, bezoekaanvragen t.b.v. Familie- en Partner-BZT en risicoscreeners. Ook houd je bezoeklijsten bij, maak je UMRA en BBJ accounts aan voor gedetineerden en zorg je dat documenten en gegevens correct worden verwerkt en opgeslagen. Je schakelt daardoor gedurende de dag regelmatig tussen werkzaamheden en verschillende digitale systemen.

Je staat er natuurlijk niet alleen voor. Je werkt direct samen met 2 andere backofficemedewerkers en maakt deel uit van een team van ongeveer 24 collega’s. Daarbinnen werk je nauw samen met onder andere casemanagers en het Re-integratiecentrum (RIC). Ook heb je contact met collega’s van de leefafdelingen en beveiliging en met externe partijen, zoals gemeenten, reclassering, advocaten, het CJIB en Veiligheidshuizen. Zo zorg je samen dat informatie op de juiste plek terechtkomt en het detentie- en re-integratieproces goed blijft doorlopen.

Een paar voorbeelden uit jouw werkdag

• Je bereidt MDO’s voor, verstuurt de agenda en notuleert de gemaakte afspraken.
• Je regelt administratieve zaken rond identiteitsbewijzen, adreswijzigingen en gemeentelijke inschrijvingen.
• Je verwerkt bezoekaanvragen, beschikkingen, bezoeklijsten en andere gegevens in verschillende systemen.
• Je ondersteunt casemanagers en het RIC met dossiers en informatie voor de integrale intake.
• Je onderhoudt contact met onder andere gemeenten, reclassering, Veiligheidshuizen, advocaten en het CJIB.
• Je bewaakt caseloads en administratieve acties en signaleert wanneer informatie of een vervolgactie ontbreekt.

Je krijgt energie van een administratie die klopt en houdt overzicht wanneer verschillende werkzaamheden tegelijk om aandacht vragen. Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook gemakkelijk de samenwerking met collega’s op. Daarbij communiceer je duidelijk en schakel je zonder moeite tussen verschillende systemen, werkzaamheden en contactpersonen.

verder heb je:

• je hebt mbo werk- en denkniveau;
• je hebt affiniteit met administratieve werkzaamheden en werkt nauwkeurig;
• je hebt ervaring met of bent vaardig in het werken met verschillende digitale systemen;
• je hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands;
• je hebt het vermogen om zelfstandig werkzaamheden te plannen, prioriteiten te stellen en overzicht te houden.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.