Jouw rol
Als Medewerker Backoffice Flex zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel loopt. Jij bent de steunpilaar van het team en onmisbaar in onze interne processen. Dankzij jou kunnen collega’s zich focussen op hun werk en blijft Flex goed georganiseerd draaien.
Hoe ziet jouw dag eruit?
Je start de dag met het openen van ons CRM-systeem Otys. Je controleert gegevens, checkt de mailbox en verwerkt nieuwe vacature-aanvragen of wijzigingen. In een Exceloverzicht houd je de financiële status bij en werk je nauw samen met onze collega bij Financieel Economische Zaken (FEZ). Omdat jij het overzicht hebt en de vraagbaak én aanjager voor de clustermanagers bent als het gaat om contracten: (klopt alle informatie in de overeenkomst en zijn ze getekend via het systeem.) loop je even naar de clustermanager toe om dit te checken.
Voor het wekelijkse opdrachtenoverleg zit jij al helemaal klaar. Je neemt de regie, zodat we gestructureerd de vacatures en inzetbaarheid kunnen bespreken. Alle wijzigingen verwerk je na het overleg secuur in het systeem (Otys).
En natuurlijk is er tussendoor ruimte om bij te praten, te lachen en samen te lunchen.
Na de lunch werk je samen met de afdelingssecretaris aan het financieel dashboard, beheer je de backofficemailbox en regel je autorisaties voor nieuwe collega’s (zoals mailingslijsten, Otys en andere Interne systemen).
Omdat Leren & Ontwikkelen (L&O) een belangrijk speerpunt is binnen Flex, zorg jij dat de administratie up-to-date is. Je werkt in de middag het Exceloverzicht bij van opleidingen en bijbehorende kosten. Je rapporteert hierover in het Managementteam Flex, adviseert de clustermanagers over het budget en denkt mee over leren & ontwikkelen. Zie je een interessante training? Dan pas je de routekaarten van de clusters aan.