Medewerker bureau management ondersteuning

Werken in een gevangenis? Dat maakt deze functie allesbehalve alledaags. Als medewerker BMO bij Penitentiaire Inrichting (PI) Utrecht locatie Nieuwersluis werk je in een bijzondere en dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Achter de muren van onze locatie gebeurt veel en jij bent een belangrijke schakel die ervoor zorgt dat de directie haar werk goed kan uitvoeren. Wil jij werken op een plek waar geen dag hetzelfde is? Lees dan snel verder!

Je hebt een breed takenpakket. Zo ben jij verantwoordelijk voor de ondersteuning van één van de vestigingsdirecteuren. De ondersteuning omvat zowel het toezien op de mailbox, het uitoefenen van administratieve werkzaamheden in verschillende systemen evenals het voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen. Je kunt jezelf bij deze ondersteuning positioneren en haalt energie uit het zelfstandig prioriteren, termijn bewaken en plannen zodat de directeur ontzorgd is bij het uitoefenen van zijn/haar werkzaamheden.

Als medewerker van ons bureau managementondersteuning fungeer je daarnaast op verschillende manieren (zoals telefonisch en per e-mail) als vraagbaak en ben je contactpersoon voor interne medewerkers én externe instanties die vragen hebben over uiteenlopende zaken die verband houden met de werkzaamheden van de directie en organisatie brede zaken. Verder vervul je een rol in het postproces, sta je burgers, ketenpartners en andere externen telefonisch en per e-email te woord met vragen over organisatie brede zaken waarbij jij beoordeelt wat opgepakt dient te worden en door welke collega binnen de organisatie. Ook stel je, namens de directie, verschillende brieven en documenten op. Scherpe deadlines schrikken je hierbij niet af.

Je komt terecht in een gezellig en betrokken team. Jullie vormen een hecht team waarin samenwerken, elkaar helpen en plezier in het werk centraal staan. Samen zorgen jullie ervoor dat het secretariaat soepel draait. Of het nu gaat om het overnemen van werkzaamheden, meedenken met elkaar of gewoon even sparren: jullie staan voor elkaar klaar in deze bijzondere werkomgeving.

• Je hebt aantoonbaar mbo werk- en denkniveau;
• Werkervaring als managementondersteuner;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en beheersing van de Engelse taal op basisniveau (conversatie);
• Vaardigheden in het gebruik van Microsoft Office-toepassingen.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• De mogelijkheid om 4 dagen van 9 uur te werken (4x9), zodat je een extra vrije dag per week kunt creëren; Deeltijd werken is bespreekbaar. De functie staat open voor 32-36 uur.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.