In deze functie ben jij de ondersteuning die de HR-afdeling nodig heeft om administratieve processen soepel te laten verlopen, met een scherp oog voor de werking van de systemen die deze processen ondersteunen. Je zorgt ervoor dat de HR-administratie goed wordt beheerd en helpt mee om eventuele systeemproblemen tijdig op te lossen. Jouw taken omvatten onder andere:
- Beheer van HR-administraties: Je verwerkt gegevens en zorgt ervoor dat HR-administraties up-to-date en accuraat zijn. Je ondersteunt het team bij het uitvoeren van mutaties en zorgt ervoor dat de administratie goed aansluit op andere systemen.
- Ondersteuning en vraagbaak: Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve vragen van collega's en helpt hen met het verstrekken van informatie over procedures en processen. Jij zorgt ervoor dat iedereen snel en goed geholpen wordt.
- Signaleren van systeemproblemen: Je hebt een kritische blik op de systemen die binnen HR gebruikt worden. Wanneer je storingen of afwijkingen in de systemen opmerkt, meld je deze direct en denk je mee over mogelijke oplossingen. Je ondersteunt bij het testen van nieuwe systeemaanpassingen en werkt samen met andere afdelingen om ervoor te zorgen dat alles goed blijft functioneren.
- Administratieve afhandeling en rapportages: Je verzorgt de administratieve voorbereiding en afhandeling van bijvoorbeeld P-mutaties. Daarnaast help je bij het samenstellen van rapportages en managementoverzichten. Je zorgt ervoor dat alle gegevens goed worden verwerkt en dat er geen fouten in de output zitten.
- Kwaliteitscontrole: Je controleert de administratieve processen en signaleert eventuele problemen of onregelmatigheden. Wanneer je iets afwijkends opmerkt, geef je dit door en werk je samen met het team om het probleem op te lossen.
In deze rol krijg je volop de ruimte om te leren, maar ook om een actieve bijdrage te leveren aan het verbeteren van administratieve processen en systemen. Jij zorgt ervoor dat alles op de achtergrond soepel draait, zodat het HR-team zich kan focussen op de grotere doelstellingen.
Medewerker HR Administratie
Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD)
Kenmerk: 20250223,
Plaatsingsdatum: 12 december 2025
Dit ga je doen
Dit krijg je
Dit bieden we nog meer
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget, IKB. Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, een vergoeding woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Dit vragen wij
Opleiding:
- MBO werk- en denkniveau op financieel-administratief/personeelswerk.
Ervaring:
Vereist:
- enige relevante ervaring en succesvol op (personeelslogistiek) administratief gebied.
Gewenst:
- ervaring met gebruik van/toepassen HR regelgeving binnen defensie;
- ervaring met het werken met (geautomatiseerde) ERP-systemen, software en procedures.
Competenties:
- accuratesse
- klantgerichtheid
- integriteit
- voortgangscontrole
- samenwerken
- leervermogen
- MBO werk- en denkniveau op financieel-administratief/personeelswerk.
Ervaring:
Vereist:
- enige relevante ervaring en succesvol op (personeelslogistiek) administratief gebied.
Gewenst:
- ervaring met gebruik van/toepassen HR regelgeving binnen defensie;
- ervaring met het werken met (geautomatiseerde) ERP-systemen, software en procedures.
Competenties:
- accuratesse
- klantgerichtheid
- integriteit
- voortgangscontrole
- samenwerken
- leervermogen
Hier kom je te werken
Meer over AVO - Unit Human Resources
De Afdeling Veiligheid en Ondersteuning (AVO) heeft tot doel het ondersteunen van de medewerkers, de werkplekken, de werkzaamheden en het inlichtingenproces van de MIVD in het binnen- en buitenland. Het gaat om facilitaire-, logistieke-, infrastructurele-, operationele-, informatiemanagement-, HR- en IT-ondersteuning. Verder is de afdeling verantwoordelijk voor de integrale veiligheid van medewerkers en middelen. Hiernaast is AVO met de Unit Veiligheidsonderzoeken (UVO), een gezamenlijke eenheid van MIVD en AIVD, verantwoordelijk voor het snel uitvoeren van kwalitatief hoogwaardige veiligheidsonderzoeken. Dit teneinde de betrouwbaarheid en integriteit van personen werkzaam op vertrouwensfuncties bij de overheid, het bedrijfsleven en internationale organisaties inbegrepen een adequaat stelsel van vertrouwensfuncties te borgen.
De Unit HR adviseert en ondersteunt de lijnmanagers en directie van de MIVD bij de uitvoering van het HR-beleid. De unit integreert HR-aspecten in de bedrijfsvoering van de MIVD en faciliteert de dienst als great place to work. De taken van de unit zijn:
- Werving en selectie: Hierbij zorg dragend dat de MIVD beschikt over een inclusief, divers personeelsbestand teneinde de organisatiedoelstellingen te kunnen realiseren;
- HR-advies: Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de lijn inzake HR aangelegenheden;
- Talentmanagement beleid- en advies: Vanuit organisatieperspectief het optimaliseren van potentiele loopbaantrajecten/ontwikkelsporen en succession planning voor specifieke doelgroepen. Inbegrepen het systematisch inrichten van talentspotting en begeleiding. Dit zowel op het gebied van persoonlijke als op het gebied van professionele ontwikkeling;
- Opleiding en training: Het vakmanschap van de medewerkers van de MIVD faciliteren met passende, innovatieve, train as you fight opleidingen en trainingen;
- HR-administratie en analyse: Zorgdragen voor een adequaat en accuraat formatie en personeelsadministratie rekening houdend met de vereiste veiligheidsmaatregelen, en het verzorgen voor managementinformatie en HR-analyses.
De Unit HR adviseert en ondersteunt de lijnmanagers en directie van de MIVD bij de uitvoering van het HR-beleid. De unit integreert HR-aspecten in de bedrijfsvoering van de MIVD en faciliteert de dienst als great place to work. De taken van de unit zijn:
- Werving en selectie: Hierbij zorg dragend dat de MIVD beschikt over een inclusief, divers personeelsbestand teneinde de organisatiedoelstellingen te kunnen realiseren;
- HR-advies: Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de lijn inzake HR aangelegenheden;
- Talentmanagement beleid- en advies: Vanuit organisatieperspectief het optimaliseren van potentiele loopbaantrajecten/ontwikkelsporen en succession planning voor specifieke doelgroepen. Inbegrepen het systematisch inrichten van talentspotting en begeleiding. Dit zowel op het gebied van persoonlijke als op het gebied van professionele ontwikkeling;
- Opleiding en training: Het vakmanschap van de medewerkers van de MIVD faciliteren met passende, innovatieve, train as you fight opleidingen en trainingen;
- HR-administratie en analyse: Zorgdragen voor een adequaat en accuraat formatie en personeelsadministratie rekening houdend met de vereiste veiligheidsmaatregelen, en het verzorgen voor managementinformatie en HR-analyses.
Over Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD)
De Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) is onderdeel van het ministerie van Defensie. De dienst ondersteunt bij het gereedstellen van de eenheden en bij militaire missies en vredesoperaties. Hiervoor verwerven we wereldwijd inlichtingen en veiligheidsinformatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De MIVD speelt zo een cruciale rol bij de besluitvorming door de militaire leiding en de politieke top. Werk je bij de MIVD, dan doe je werk dat er echt toe doet. Je draagt bij aan het beschermen van de Nederlandse belangen en de nationale veiligheid. Bovendien werk je in een zeer dynamische omgeving. We doen er alles aan om te zorgen dat je op jouw vakgebied up-to-date blijft, bijvoorbeeld door middel van opleidingen en kennisuitwisseling met onze partnerdiensten. Omdat je bij de inlichtingen- en veiligheidsdienst werkt en met gevoelige informatie te maken krijgt, kun je de inhoud van je werk niet met je vrienden en familie bespreken. Maar wel met je collega’s. Daarom bouw je een bijzondere band op met hen. Er heerst een sterke onderlinge verbondenheid die er mede voor zorgt dat de meeste mensen lang bij de organisatie blijven werken. En allemaal werken we aan hetzelfde doel: de fysieke en digitale veiligheid van 18 miljoen Nederlanders. In het belang van de nationale veiligheid trekt de MIVD op met veel diensten, waaronder in Nederland de AIVD van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Bijzonderheden
- We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de MIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de MIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
- Een veiligheidsonderzoek op niveau A, eventueel een psychologische onderzoek, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden (mogelijk) gescreend.
- Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer vijf maanden in beslag kan nemen.
- Thuiswerken is niet mogelijk.
- Een veiligheidsonderzoek op niveau A, eventueel een psychologische onderzoek, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden (mogelijk) gescreend.
- Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer vijf maanden in beslag kan nemen.
- Thuiswerken is niet mogelijk.
Stel gerust je vraag
Meer informatie over deze vacature
Recruitment
[email protected]Meer informatie over de sollicitatieprocedure
Recruitment
[email protected]Solliciteren
Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.