Dit ga je doen

Als inkoper externe opleidingen ben jij de verbindende factor tussen collega’s met een opleidingsbehoefte die niet intern ingevuld kan worden, en onze leveranciers en opleidingsinstellingen. Jij zorgt ervoor dat offertes worden opgevraagd, bestellingen en aanmeldingen (vaak onder tijdsdruk) nauwkeurig worden gecontroleerd en worden verstuurd naar de leveranciers. Zorgvuldigheid is hierbij van groot belang aangezien we zo min mogelijk willen prijsgeven over de identiteit van onze collega's.
Dit doe je binnen de de kaders van ons inkoopbeleid en de Aanbestedingswet. Zo werk je nauw samen met jouw directe collega’s bij de afdeling Inkoop. Ook is er regelmatig afstemming met de inkoopadviseurs en contractmanagers over (nieuwe) inkoopbehoeften. Daarnaast heb je ook contact met de crediteurenadministratie.
Wat ga je doen?
Als medewerker externe opleidingen ben je samen met collega’s verantwoordelijk voor het hele proces van externe cursussen, trainingen of opleidingen voor de Dienst. Zo pak je nieuwe aanmeldingen op en check je of de opleiding of cursus ook aangemeld is via het opleidingsjaarplan. Soms hebben we een contract met deze partijen en soms niet, dit controleer je ook.
Als de cursus of opleiding in gang gezet kan worden, registreer je de opleiding in ons ERP-systeem. Achteraf check je of de medewerker de opleiding heeft afgerond en zorg je dat het opleidingsgeld tijdig wordt betaald door de collega’s bij de financiële administratie. Je houdt de planning van de cursus of opleiding goed in de gaten en handelt als dat nodig is. In deze functie heb je veel contact met interne medewerkers en opleidingsinstituten.
Wat krijg je ervoor terug?
Als je houdt van hard werken en stapels werk snel en zorgvuldig verwerken, dan is dit echt een functie voor jou. Deze functie biedt je een mooie combinatie van administratief werk en diverse contacten binnen en buiten de dienst. In deze rol ben je van begin tot eind betrokken bij het proces van aanmelding tot afronding van een cursus of opleiding. Je komt te werken in een team met een resultaatgedreven instelling en informele sfeer.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Je bent een teamspeler die oog heeft voor de benodigdheden en belangen en je denkt mee met de interne medewerker. Bijvoorbeeld of de manier van aanmelden bij een opleiding veilig is. Dit vraagt klantgerichtheid en oplossingsgerichtheid. Je durft de telefoon op te pakken om intern en extern contact te leggen.
Bij voorkeur heb je al enige ervaring op inkoopgebied. Het is jouw ambitie is om steeds op de hoogte te zijn van ontwikkelingen in je vakgebied en kijkt waar het inkoopproces verder verbeterd kan worden. Daarnaast werk je gestructureerd, accuraat en nauwkeurig. Je krijgt een voldaan gevoel als alle details kloppen en alles netjes in de juiste systemen staat verwerkt. Verder heb je:

MBO-werk- en denkniveau;
een Nevi Mil opleiding (of je bent bereid deze te behalen);
administratieve werkervaring en enthousiasme om je te verdiepen in het vak inkoop;
vaardigheid in het gebruik van geautomatiseerde inkoopsoftware of een ERP-systeem;
vaardigheid in schriftelijke communicatie in de Engelse taal.

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

Hier kom je te werken

Meer over de afdeling Inkoop en Financiën

De afdeling Inkoop en financiën koopt centraal goederen en diensten in voor de hele AIVD. Ook adviseert de afdeling bij complexe aanbestedingen en bijzondere inkooptrajecten, variërend van operationele producten tot speciale, heimelijke vormen van dienstverlening. Daarnaast voert de afdeling de financiële administratie uit, met speciale aspecten die bij de AIVD horen. De cultuur is informeel, resultaatgericht en de medewerkers zijn deskundig, oplettend en toegewijd. Zo leveren we een belangrijke bijdrage aan de effectiviteit en efficiency van de organisatie én aan de veiligheid van Nederland.

Over AIVD

De Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) beschermt de democratie tegen nationale en internationale dreigingen, zodat we in vrijheid kunnen leven. Als je bij de AIVD werkt ben je verbindend, wendbaar, gewetensvol en moedig. Bij de AIVD doe je werk dat er toe doet: elke minuut van de dag.

We waken, vaak onzichtbaar, over Nederland en zijn bevolking. We doen daarvoor onderzoek in binnen- en buitenland. De AIVD doet wat nodig is om te voorkomen dat staten, organisaties of personen onze rechtsstaat tegenwerken, ondergraven of aanvallen. Ons werk doen we niet alleen. De AIVD heeft zijn eigen rol in het netwerk van overheidsorganisaties die de veiligheid van Nederland beschermen.

De AIVD is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De taken van de AIVD zijn vastgelegd in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv 2017).

Bijzonderheden

Solliciteren? Stuur ons een cv en sollicitatiebrief waaruit duidelijk en onderbouwd je motivatie blijkt om te willen werken bij de AIVD.
Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
Je sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen wanneer je op de juiste manier, via de daarvoor bestemde sollicitatie-knop reageert. Je uitgebreide motivatie is ingevuld en je cv is bijgesloten.
We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de AIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de AIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
Om veilig te solliciteren, raden we je sterk aan je online sollicitatie vanuit Nederland te versturen. Verblijf je in het buitenland, wacht dan tot je weer in Nederland bent.
Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.
De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.

Medewerker Inkoop Externe Opleidingen