Medewerker ondersteuning

Ben jij organisatorisch sterk, communicatief vaardig en vind je het leuk om ervoor te zorgen dat trainingen en evenementen soepel verlopen? Werk je graag ondersteunend en krijg je energie van regelen, plannen en communiceren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Het Opleidingsinstituut Dienst Justitiële Inrichtingen (OI DJI) zoekt een medewerker (project)ondersteuning voor het vakgebied leiderschap. Binnen dit vakgebied werken we aan de ontwikkeling van leidinggevenden binnen DJI. Naast opleidingen en trainingen organiseren wij regelmatig congressen, themabijeenkomsten en andere bijeenkomsten. Jij speelt een cruciale rol in het ondersteunen van de ontwikkeling van leidinggevenden bij DJI door onze trainingen en evenementen efficiënt en effectief te organiseren, zodat deze bijdragen aan een sterkere organisatie en veiligheid in de justitiële sector.

Je gaat werken in een team van 18 gedreven collega’s, waaronder trainers, onderwijskundigen en een manager. Dit team, dat 1,5 jaar geleden is opgericht, bruist van de energie en ambitie. Het is een groep mensen die met hart en ziel werkt aan het creëren van impact binnen de organisatie. Hoewel alles goed geregeld wordt, is er ruimte voor groei, met name in het vastleggen van meer structuur. Dit is waar jij het verschil kunt maken. Jij kunt helpen om bestaande processen te verbeteren, te stroomlijnen en te standaardiseren. Jouw initiatief wordt niet alleen gewaardeerd, maar is essentieel voor het succes van deze functie.

Als medewerker (project)ondersteuning ondersteun je het team bij de organisatie van trainingen, projecten en evenementen. Je helpt bij het plannen van bijeenkomsten, het verwerken van inschrijvingen en het verzorgen van praktische en administratieve zaken. Daarnaast ondersteun je bij de communicatie en marketing rondom onze activiteiten, bijvoorbeeld door het versturen van uitnodigingen, het bijhouden van deelnemerslijsten en het plaatsen van berichten via interne communicatiekanalen. Je zorgt ervoor dat deelnemers en collega’s tijdig over de juiste informatie beschikken.

Je werkt samen met trainers, adviseurs, opleidingscoördinatoren en collega’s van andere afdelingen binnen het OI. In deze snel veranderende en dynamische werkomgeving ben jij de spil die zorgt voor overzicht, terwijl je snel schakelt tussen verschillende taken en systemen. Den Haag is je standplaats, maar je werkzaamheden ondersteunen activiteiten die door heel Nederland plaatsvinden.

Je taken omvatten onder andere:

• Administratieve ondersteuning voor trainingen door heel Nederland, inclusief het beheren van de aanmeldingen en het opstellen van rapportages.
• Ondersteuning bij de communicatie en marketing rondom onze activiteiten, bijvoorbeeld door het versturen van uitnodigingen, het bijhouden van deelnemerslijsten en het plaatsen van berichten via interne communicatiekanalen.
• Bijdragen aan de organisatie van landelijke evenementen, themadagen en congressen, bijvoorbeeld door hosting op de dag zelf.
•  Zorgen voor de juiste leermiddelen, audiovisuele middelen en arrangementen.
• Het controleren van presentielijsten en toetsresultaten, en zorgen voor tijdige invoer in ons systeem.
• Het monitoren van het aantal aanmeldingen en het tijdig rapporteren aan de adviseur of er voldoende deelnemers zijn om de opleiding te laten doorgaan.
• Het aanbieden van ondersteuning en advies aan collega's over het gebruik van (leer)systemen en administratieve processen.

Voor deze functie zoeken wij een collega met:

• Een mbo-opleiding (niveau 3), bij voorkeur in een administratieve of ondersteunende richting.
• Ervaring met geautomatiseerde systemen en administratieve software.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
  
  

Verder beschik je over:

• Een proactieve houding en snel aanpassingsvermogen aan nieuwe systemen en processen.
• Nauwkeurigheid en het vermogen om administratieve taken tijdig uit te voeren.
• Flexibiliteit in een veranderende werkomgeving.
• Ervaring met administratieve processen is een pré.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een rijbewijs voor reizen naar evenementen in Nederland.

Ben jij klaar voor een uitdaging waarin je een essentiële rol speelt in de ontwikkeling van onze leidinggevenden en bijdraagt aan de missie van DJI? Solliciteer dan nu en kom ons team versterken!

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.