Medior medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast ongeveer 53.000 beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog zo’n 27.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als Medior medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB) bij het Commando Zeestrijdkrachten (CZSK) vervul je een belangrijke rol in het professioneel beheren, toegankelijk maken en waarborgen van de kwaliteit van informatie.

Met de invoering van DefDoc, het nieuwe documentmanagementsysteem van Defensie, verandert de manier waarop documenten en informatie binnen de organisatie worden beheerd. Als medior speel jij een belangrijke rol in deze ontwikkeling.

Een belangrijk onderdeel van jouw functie is het actief ondersteunen, adviseren en informeren van de klanten en gebruikers binnen CZSK over het werken met DefDoc. Je bent een deskundig aanspreekpunt en helpt gebruikers om het nieuwe systeem op een juiste, efficiënte en verantwoorde manier toe te passen in hun dagelijkse werkzaamheden.

Je combineert jouw vakinhoudelijke kennis van informatiebeheer met een klantgerichte en adviserende houding. Daarbij signaleer je knelpunten, denk je mee over oplossingen en draag je bij aan een succesvolle ingebruikname en verdere ontwikkeling van DefDoc binnen CZSK.

Jouw belangrijkste werkzaamheden: 

Klantondersteuning en advisering :

• Je ondersteunt, adviseert en informeert medewerkers en afdelingen van CZSK bij het gebruik van DefDoc.
• Je bent een aanspreekpunt voor gebruikers met inhoudelijke vragen over documentmanagement en informatiebeheer.
• Je geeft uitleg en praktische instructies over het correct registreren, beheren, terugvinden en archiveren van documenten.
• Je begeleidt gebruikers bij veranderingen in werkprocessen als gevolg van de invoering van DefDoc.
• Je draagt actief bij aan het vergroten van kennis en bewustwording rondom informatiebeheer binnen CZSK.

Kwaliteitsbewaking en documentair informatiebeheer:

• Je bewaakt de kwaliteit, volledigheid en toegankelijkheid van informatie en digitale dossiers.
• Je controleert de juiste toepassing van registratievoorschriften, metadata en dossierstructuren.
• Je adviseert over de inrichting en het gebruik van digitale dossiers.
• Je signaleert fouten, knelpunten en verbetermogelijkheden binnen informatiebeheerprocessen.
• Je ziet toe op de naleving van geldende richtlijnen en procedures.

Ondersteuning bij de implementatie en verdere ontwikkeling van DefDoc:

• Je levert vanuit jouw vakkennis een bijdrage aan de implementatie en verdere optimalisatie van DefDoc.
• Je signaleert terugkerende vragen en problemen bij gebruikers en brengt deze onder de aandacht van de juiste betrokkenen.
• Je denkt actief mee over het verbeteren van werkprocessen en de dienstverlening aan klanten.
• Je ondersteunt bij het vertalen van nieuwe werkwijzen naar praktische instructies voor gebruikers.

Samenwerking en kennisoverdracht:

• Je deelt jouw vakkennis met junior medewerkers en collega’s binnen het DIB Loket.
• Je ondersteunt de senior medewerker en teamleider bij inhoudelijke vraagstukken.
• Je werkt samen met andere DIB-loketten en betrokken afdelingen om een uniforme werkwijze te bevorderen.
• Je draagt bij aan de verdere professionalisering van de dienstverlening binnen Dynamisch Informatiebeheer.

De ideale kandidaat heeft:

• MBO opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 (GO) of relevante DIOR-modulen of de bereidheid deze bij ons te volgen.
• Kennis van de Engels taal.
• Enige ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• Ervaring/affiniteit in/met het gebruik van standaard kantoorsoftware.
• Ervaring en/of affiniteit met verbindingssystemen is een pre

Daarnaast heb je bij voorkeur kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Wet op de Persoonsregistratie en weet deze toe te passen.
Je hebt goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, zelfstandigheid, flexibiliteit, discretie en een dienstverlenende instelling.
Een screening A is vereist voor deze functie. Bent nu nog niet in het bezit van een A-screening zal dit aangevraagd worden en kan het langer duren voordat u op functie gezet kan worden.

Competenties:

• Communiceren: Omdat je veel met de klant in contact staat en je deze zowel schriftelijk als mondeling moet kunnen helpen.
• Flexibel: Mocht de situatie erom vragen, dan kan jij je aanpassen.
• Klantgericht: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de klant.
• Organisatiegericht: Je houdt rekening met de bijzondere omgeving waarbinnen je werkt; discretie staat hierbij voorop.
• Verantwoordelijkheid: Je staat voor je werk en je voelt je hier verantwoordelijk voor.

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

 #LI-RK1 #LI-Hybrid

Visie

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

 Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!