Operationeel inkoopcoördinator

Als operationeel inkoopcoördinator bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) ben jij het eerste aanspreekpunt voor collega’s met inkoopvragen. Je zorgt dat inkoopprocessen soepel verlopen, bewaakt de voortgang en houdt grip op planning, budget en administratie. In deze verbindende rol werk je nauw samen met Financiën, Inkoop en collega’s binnen de bedrijfsvoering. Klink dit goed? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt
Als operationeel inkoopcoördinator ondersteun je collega’s bij het opstarten, verlengen en administratief verwerken van inkoopaanvragen. Je zorgt ervoor dat opdrachten correct worden verwerkt in SAP en bewaakt daarbij de voortgang, planning en budgetten. Wanneer je knelpunten signaleert, schakel je tijdig met betrokken collega’s van Financiën en Inkoop (FenI).

Je bent verantwoordelijk voor een zorgvuldige afhandeling van het operationele inkoopproces en zorgt ervoor dat facturen correct worden beoordeeld en verwerkt. Daarbij ben jij de verbindende schakel tussen Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB) en FenI. Je weet goed waar jouw verantwoordelijkheid ligt en stemt effectief af met anderen om processen soepel te laten verlopen.

Naast de dagelijkse werkzaamheden denk je actief mee over verbeteringen in processen en samenwerking. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en weet ook in een dynamische omgeving structuur aan te brengen.

Jouw werkzaamheden

• ondersteunen van collega’s bij inkoopaanvragen en verlengingen
• verwerken en controleren van administratieve gegevens in SAP
• bewaken van planning, budgetten en voortgang binnen het inkoopproces
• afstemmen met Financiën, FenI en interne stakeholders
• beoordelen en verwerken van facturen
• signaleren van knelpunten en aandragen van procesverbeteringen
• bijdragen aan een efficiënte samenwerking tussen bedrijfsvoering en inkoop

Jouw team
Je maakt onderdeel uit van het Stafbureau FIB, de bedrijfsvoering van IenW. Je werkt samen met 3 collega’s binnen een informeel en collegiaal team waarin samenwerking, eigen verantwoordelijkheid en ontwikkeling centraal staan.

• Je hebt minimaal 1 jaar relevante ervaring in een administratieve, procesgerichte of vergelijkbare rol.
• Je maakt nieuwe ICT-systemen en applicaties snel eigen.
• Ervaring met SAP of vergelijkbare systemen is een pre.
• Kennis van inkoopprocessen of financieel beheer is een pre.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen en organiseren: je houdt overzicht, bewaakt voortgang en werkt gestructureerd.
• Samenwerken: je stemt effectief af met collega’s en draagt actief bij aan een goede samenwerking binnen het team.
• Nauwkeurigheid: je werkt zorgvuldig en houdt grip op administratieve processen en details.
• Organisatiesensitiviteit: je begrijpt verschillende belangen en weet hierin passend te handelen binnen de organisatie.
• Flexibiliteit: je schakelt soepel in een dynamische werkomgeving waarin prioriteiten kunnen veranderen.

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten, wacht dus niet te lang met solliciteren!
• De sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week van 29 juni.
• Je wordt ingeschaald binnen de schaal op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.