Procesondersteuner kwaliteit en bedrijfsvoering

Wil jij bijdragen aan een veilige, duurzame en leefbare samenleving? Als procesondersteuner bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) zorg jij ervoor dat processen, dienstverlening en kwaliteitsmanagement soepel verlopen. Je ondersteunt collega's bij uiteenlopende werkzaamheden, houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat informatie tijdig beschikbaar is. Je levert een belangrijke bijdrage aan een goed georganiseerde ILT. Je komt terecht in een afwisselende functie waarin je werkt aan zowel structurele werkzaamheden als verbeterinitiatieven en projecten. Daarbij krijg je veel eigen verantwoordelijkheid én ruimte om jezelf verder te ontwikkelen. Klinkt dit interessant? Lees verder en solliciteer!

Hoe jij bijdraagt
Als procesondersteuner ondersteun je collega's op het gebied van ketenregie en kwaliteitsmanagement. Je bent een belangrijke schakel tussen interne collega's, ketenpartners, leveranciers en dienstverleners.

In deze rol ondersteun je procesadviseurs bij de voorbereiding en opvolging van kwaliteitsmanagement overleggen. En je draagt bij aan efficiënte bedrijfsvoering processen en een professionele dienstverlening binnen de ILT. Hiervoor ondersteun je de ketenregisseurs o.a. bij het voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen, het vastleggen van afspraken en het bewaken van de voortgang.

Verder maakt de ILT gebruik van verschillende diensten van de Rijksoverheid voor haar bedrijfsvoering processen. Denk aan inkoop, facilitaire zaken, arbeidsmiddelen, het wagenpark en dienstkleding. Jij vervult hierin een verbindende en coördinerende rol: je ondersteunt key-users, onderhoudt contact met leveranciers en dienstverleners en zorgt ervoor dat afspraken en processen soepel verlopen. Ook ben je een belangrijk aanspreekpunt voor operationele vragen over arbeidsmiddelen en dienstkleding.

Je verzamelt, integreert en analyseert informatie, stelt rapportages op en brengt verbanden aan tussen verschillende gegevens en ontwikkelingen. Zo zorg je ervoor dat de juiste informatie beschikbaar is voor besluitvorming en sturing.

Jouw werkzaamheden
Je houdt je onder andere bezig met het:

• ondersteunen van ketenregisseurs bij de voorbereiding, organisatie en opvolging van ketenregieactiviteiten
• organiseren van overleggen, verzorgen van verslaglegging en bewaken van afspraken en actiepunten
• verzamelen, analyseren en verwerken van informatie tot rapportages, overzichten en stuurinformatie
• fungeren als aanspreekpunt voor key-users en coördineren van werkzaamheden rondom arbeidsmiddelen, inkoop, leverancierscontacten en dienstkleding
• ondersteunen van kwaliteitsmanagementprocessen, signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan projecten en ontwikkelinitiatieven

Jouw team
Je komt terecht in een deskundig en betrokken team van 5 procesadviseurs en 4 ketenregisseurs dat zich richt op kwaliteitsmanagement en bedrijfsvoering, Samen ondersteunen jullie de verschillende toezichtsdomeinen van de ILT, van luchtvaart en scheepvaart tot leefomgeving en circulaire economie.

Binnen het team is veel ruimte voor kennisdeling, samenwerking en eigen initiatief. Jij werkt nauw samen met de collega’s en ondersteunt hen op allerlei onderdelen. Je werkt daarbij zelfstandig met eigen werkzaamheden, maar kunt altijd sparren met de collega's. Je weken zijn afwisselend, soms ben je vooral bezig met het voorbereiden van diverse overleggen en de andere week help je key-users bij inkoop van middelen en beantwoord je vragen van inspecteurs over dienstkleding. Samen zorgen jullie ervoor dat de ILT transparant, uniform en toekomstbestendig kan blijven werken.

Meer weten?
Is jouw interesse gewekt, maar heb je toch nog wat vragen? Neem dan contact met ons op! Miranda Koster, teamleider, vertelt je graag alle ins en outs van de functie. Je kan haar telefonisch bereiken via 06 25 26 16 71.

Van single used plastics tot aan statiegeld: je kunt bij ons werken aan diverse interessante dossiers, zoals circulaire economie, klimaat, hoogwaterveiligheid en explosieven. Benieuwd naar de 160 onderwerpen waarover de ILT toezicht houdt? Je leest het op onze website.

Functie-eisen:

• Je beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau.
• Je beschikt over enige relevante werkervaring in een ondersteunende functie.
• Je hebt kennis van Microsoft Word, Excel en Outlook.

Verder herken je je in volgende eigenschappen:

• Je bent organisatiesensitief: je kent het beleid, de spelregels, de verhoudingen en belangen in de organisatie en gaat bij de juiste personen na of er draagvlak is.
• Je werkt accuraat: je werkt precies en zorgvuldig. Daarnaast signaleer en corrigeer je afwijkingen en onvolledigheden, ook in geval van routinematig werk.
• Je kan goed plannen en organiseren: je zorgt ervoor dat de benodigde mensen en middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.
• Je bent flexibel: je werkzaamheden kunnen per dag en week verschillen. Het is belangrijk dat je tussen verschillende onderwerpen en taken kan schakelen.
• Je werkt graag samen: je zoekt de samenwerking actief op met collega’s en stelt het gemeenschappelijke resultaat boven het individuele belang.

Solliciteer direct!
Je kunt op deze vacature reageren via de sollicitatieknop op deze pagina. We ontvangen graag jouw cv en de antwoorden op onderstaande vragen (max. 200 woorden per vraag):

1. Welke aspecten van deze functie sluiten aan bij jouw ambities en waarom?
2. Plannen en organiseren: beschrijf een situatie waarin je een overleg, project of proces moest organiseren. Hoe heb je dit voorbereid, welke planning heb je gemaakt, hoe bewaakte je de voortgang en wat leverde dit op?
3. Organisatiesensitiviteit: omschrijf een voorbeeld van een situatie waarin je rekening moest houden met verschillende belangen binnen de organisatie? Wat was de situatie, welke belangen speelden er, hoe ben je daarmee omgegaan en wat was het resultaat?

• Houd er rekening mee dat wij de vacature eerder kunnen sluiten als er voldoende reacties binnengekomen zijn.
• Je standplaats is Den Haag, maar je bent bereid om te werken op de overige locaties van de ILT (zoals in Amsterdam en Utrecht) indien nodig.
• We vinden het belangrijk dat collega’s elkaar fysiek ontmoeten op kantoor: het versterkt vakmanschap en verbinding en daarom werken we met de vastgestelde norm van 40% samenwerken op kantoor en/of op inspectie.
• De inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring.
• Als je wordt uitgenodigd voor een eerste gesprek vragen we je mogelijk een e-assessment te maken. Dit is geen selectie-instrument, het rapport dat uit het assessment volgt is bedoeld als input voor het gesprek.
• Om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Het inwinnen van referenties kan deel uit maken van het sollicitatieproces. Een (online) voorselectietest, een assessment, het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces.