Programmamanagement officer

Zorgen dat het systeem voor de financiële bedrijfsvoering van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) en de daardoor ondersteunde bedrijfsvoeringsprocessen worden vernieuwd. Daar ga je een bijdrage aan leveren! Denk aan verschillende SAP-projecten om inkooptrajecten of financiële transacties te verbeteren. Als projectmanagement officer treed je op als het geweten van de projectmanagers en ondersteun je met verschillende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Hoe je dit gaat doen? Lees verder.

Let op: dit betreft een tijdelijke aanstelling of (inter-)departementale detachering voor de duur van 1 jaar.

Hoe jij bijdraagt
Als senior projectmanagement officer (PMO-er) draag je bij aan het succesvol realiseren van projecten binnen het programma Vernieuwing Generieke Processen (VGP). Dit programma beoogt het financiële bedrijfsvoeringsysteem van het gehele departement te standaardiseren en optimaliseren. Je werkt nauw samen met de programmamanager, het programma kernteam en de verschillende projectmanagers om grip, structuur en inzicht te brengen in de uitvoering van projecten. Jij zorgt ervoor dat projecten voldoen aan de afgesproken werkwijze en aan de geldende overheidsrichtlijnen. Daarom heb je een belangrijke rol in het bewaken van de kwaliteit en hou je de projectmanagers scherp. Ook zie je erop toe dat de juiste mensen worden aangehaakt bij diverse activiteiten. Als senior PMO-er ben je kritisch op nut en noodzaak van activiteiten en stuur je proactief op potentiële verbeteringen in de werkwijze en taakverdeling en moedigt deze pro activiteit ook aan bij de PMO-collega’s.

Jouw werkzaamheden
De volgende werkzaamheden worden door het PMO-bureau uitgevoerd ter ondersteuning van het programma en de projecten:

• projectondersteuning: het opstellen, beheren en bewaken van projectdocumentatie zoals plannen, statusrapporten en risicoregisters
• planning en coördinatie: het voorbereiden, plannen en notuleren van projectvergaderingen, programmastuurgroepen of heidagen en het bewaken van actiepunten
• projectplanning en voortgang: ondersteunen bij het opstellen en bijhouden van planningen, voortgangsrapportages en issue- en risicologs
• document- en versiebeheer: zorgen voor overzicht, actualiteit en correcte archivering van alle projectdocumenten, zoals projectplannen, rapportages en eindrapporten
• financieel beheer op projectniveau: monitoren van uitgaven, opstellen van kostenrapportages, signaleren van budgetafwijkingen en beheren van inkoop- en facturatieprocessen

Jouw team
Je bent onderdeel van het team Projecten binnen afdeling Ontwikkeling en maakt uit van het PMO-bureau. Binnen het programma stuur je PMO-collega’s aan en vorm je daarmee het PMO-bureau voor het programma. Het team bestaat in totaal uit 3 personen. Je verdeelt wekelijks de werkzaamheden en ziet toe op het juist en tijdig uitvoeren daarvan. Ook spreek je de collega’s erop aan als dat niet het geval is. Vanuit het team word je ingezet in programma VGP. Binnen het programma werk je nauw samen met de programmanager, het programma kernteam en 10 projectmanagers. De sfeer is collegiaal en behulpzaam. Je wordt tijdens de eerste maand ingewerkt door middel van een onboarding, zodat je de organisatie en mensen leert kennen. Er is ruimte voor vragen en om te leren. Hybride werken is mogelijk: je bent minimaal 2 dagen per week op kantoor, de andere dagen kun je flexibel indelen.

Meer weten of persoonlijk contact?
Heb je vragen over de vacature? Bel of app dan met Helene den Drijver-Kossen, senior PMO-er van team Projecten binnen het PMO-bureau, via 06 52 83 32 61. Zij staat je graag te woord!

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol binnen projectmanagement, waarvan 1 jaar bij de (Rijks)overheid.
• Je hebt kennis van projectmanagementmethodieken, zoals Prince2, IPMA of Agile werken.
• Je hebt ervaring met het gebruik van MS Office en projectmanagement tooling, zoals Microsoft Project en Fortes Change Cloud.

Je beschikt over de volgende competenties:

• Klantgerichtheid: je achterhaalt de kern van de opdracht of het probleem, vraagt door en formuleert verschillende oplossingsmogelijkheden.
• Plannen en organiseren: je bepaalt een geschikte werkaanpak voor een gegeven doel of taak en regelt de uitvoering.
• Omgevingsbewustzijn: je hebt oog voor belangentegenstellingen en gevoeligheden binnen de organisatie en handelt daarnaar.
• Overtuigingskracht: je weet wat je wel en niet kunt zeggen en overtuigt iemand met onderbouwde en relevante argumenten.

• Let op: dit betreft een tijdelijke aanstelling of (inter-)departementale detachering voor de duur van 1 jaar.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.