Werken op locaties waar je normaal gesproken niet snel komt? De nieuwbouw van een materieel mogistiek gebouw of de renovatie van het keukencomplex of gezondheidscentrum? Het is slechts een greep uit de interessante vastgoedprojecten van het Rijksvastgoedbedrijf in het Caribisch gebied waaraan jij, vanuit aruba, brede ondersteuning biedt. Dat betekent dat je bij álle projectfases betrokken bent en je collega’s vanuit de regio op jou kunnen bouwen.
Het werken in het Caribisch gebied maakt dat je je regelmatig waant in een jungle van bijzondere regelgeving, systemen en procedures. Elk proces kent tal van variaties en uitzonderingen en dat per (ei)land. En precies daar ligt jouw uitdaging: Jij ontpopt je tot een deskundige op het gebied van administratieve systemen, inkoopregels, project- en contractdossiers, gericht op de regionale context. Door je ruime ervaring ben je hét aanspreekpunt als het gaat om de projectondersteuning, zowel op locatie als naar je collega's in de regio en Europees Nederland.
Als Projectassistent ondersteun je de projectleider en objectmanager administratief en draag je bij aan het soepel verlopen van onze projecten en instandhoudingsopgave. Je werkt daarbij samen in een vast team op Aruba welke bestaat uit een projectleider, objectmanager, technische adviseurs (bouwkunde, werktuigbouwkunde, elektrotechniek en installatieverantwoordelijke). Daarnaastwerk je samen met collega-projectassistenten uit de andere projectteams op de eilanden. Ga jij dit mooie avontuur in het Caribisch gebied met ons aan?
Als Projectassistent :
- zorg je voor adequate adminsitratieve vastlegging. Zo draag je zorg voor het aanmaken van projectdossiers, het goedkeuringsproces van de projectfase- of inkoopdocumenten en dat de (werk)documenten in de digitale systemen actueel zijn en traceerbaar worden opgeslagen;
- actualiseer je de mijplalen en termijnplanningen in onze bewakingssystemen en signaleer je wanneer deze uit de pas dreigen te lopen. Hierbij werk je nauw samen met de projectadministrateur en projectleider;
- bereid je de projectvoortgangsoverleggen/ bordbesprekingen voor en bewaak je de bijbehorende actielijsten. Eventuele eenvoudige vragen pak je op en je schakelt met de objectmanager;
- zorg je voor adequate financiele vastlegging en de afhandeling van inkoopopdrachten en facuratie.
- genereer en analyseer je periodieke overzichten op aanvraag van storing, wettelijke verplichtingen, extra opgekomen werk (EOW), financiele overzichten en leveranciersgegevens. Hierbij werk je nauw samen met de objectmanager en contractbeheerteams uit Europees Nederland;
- werk je in systemen zoals OMS/Planon en Oracle. Hierin stel je contractaanvragen samen, koppel je gegevens aan elkaar en verwerk je mutaties. Hierbij werk je nauw samen met de objectmanager en contractbeheer teams uit Europees Nederland;
- bereid je contract- of bouwvergaderingen voor, die jij en jouw collega’s met de leverancier voeren. Jij verzamelt relevante stukken en overzichten, zorgt dat zowel de leverancier als jouw collega’s hierover tijdig beschikken, zorgt voor de verslaglegging en archivering van de overleggen.
Daarnaast:
- stimuleer je de professionele groei van het team op discipline niveau. Je deelt je kennis, de opgedane ervaringen en vertaalt deze naar standaarden die recht doen aan de mogelijkheden binnen de Caribische context;
- draag je bij aan continue verbetering van processen en de verdere professionalisering van het Rijksvastgoedbedrijf binnen het Caribisch deel van het Koninkrijk;
- kun je goed schakelen tussen diverse taken, zet een stap extra als het nodig is, houdt het hoofd koel als de drukte toeneemt en behoudt het overzicht. Ook houd je oog voor de eventuele belangen die kunnen spelen;
Je maakt deel uit van het Cluster CAS (Curaçao, Aruba, Sint Maarten) en werkt nauw samen met collega's op locatie. Daarnaast onderhoud je regelmatig contact met je collega’s in Nederland en tussen de eilanden. Dit betekent dat je continu schakelt tussen culturen en werkstijlen. Je weet overtuigend uit de hoek te komen, krijgt mensen mee in jouw plannen en kunt omgaan met eventuele weerstand. Daarbij stel jij je open voor verschillen in cultuur en aanpak. Omdat je werkt in een klein team, is het niet altijd mogelijk om lokaal op alle kennis terug te vallen. Maar dankzij jouw netwerk kan jij snel schakelen en de juiste experts inschakelen. Dankzij jou realiseert het Rijksvastgoedbedrijf zijn ambities in het Caribisch gebied!
Nieuwsgierig geworden door deze vacature tekst en wil je inhoudelijk nog wat meer informatie over deze functie? Bel of app dan met Han Broens +5999 5104619 (Clusterhoofd) of René Spanjers (+5999 510 27 85 Hoofd Regio Carib). Hou hierbij rekening met het tijdsverschil van -5 uur ten opzichte van Europees Nederland.
Wil je meer weten over de opgave van het RVB in Caribisch Nederland?
Check dan dit artikel De Carib: 'Best of both worlds' | Rijksvastgoedbedrijf. Hierin neemt René Spanjers, regiohoofd Carib, je helemaal mee.