Als projectsecretaris ondersteun je het project van A tot Z en zorg je ervoor dat processen, afspraken en werkzaamheden goed georganiseerd en beheersbaar blijven. Je organiseert en voorbereidt overleggen, stelt agenda’s op, verzamelt stukken en zorgt voor heldere verslaglegging en opvolging van acties en besluiten. Daarnaast bewaak je de planning, houd je zicht op de voortgang van het project en ondersteun je bij rapportages, informatiestromen en administratieve processen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen vanuit collega’s, stakeholders en samenwerkingspartners en zorgt ervoor dat iedereen tijdig over de juiste informatie beschikt.
In deze functie werk je nauw samen met de projectleider, projectteamleden, OM-onderdelen en soms ook externe partners. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Wanneer omstandigheden veranderen, speel je hier flexibel op in en help je mee om processen en planningen hierop aan te passen. Dankzij jouw organisatietalent, communicatieve vaardigheden en gevoel voor samenwerking draag je bij aan een soepel verloop van het project en het behalen van het projectresultaat. Daarmee vervul je een belangrijke rol binnen de landelijke projecten en programma’s van het Openbaar Ministerie en met zichtbare maatschappelijke impact.
Daarnaast ondersteun je bij de financiële en administratieve beheersing van het programma. Je levert bijdragen aan voortgangsrapportages, bewaakt budgetten en ondersteunt processen rondom inhuur en inkoop. Ook onderhoud je actief contact met interne en externe partners en weet je verschillende belangen en samenwerkingen effectief met elkaar te verbinden. Zo zorg je ervoor dat projecten niet alleen goed georganiseerd zijn, maar ook succesvol kunnen worden uitgevoerd.