Werken voor de ambtelijke top van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties?
Als managementondersteuner van een of meerdere directeuren-generaal (DG's) vervul je een belangrijke rol in het dagelijks functioneren van de ambtelijke leiding. Je zorgt ervoor dat agenda's, afspraken en informatiestromen soepel verlopen en bent een onmisbare schakel tussen de bestuurder en diens omgeving.
Je werkt in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving waarin prioriteiten snel kunnen veranderen en geen dag hetzelfde is. Dat vraagt om overzicht, flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen. Samen met je collega-managementondersteuners zorg je voor een professioneel en goed georganiseerd secretariaat, waarbij jullie nauw samenwerken en elkaar waar nodig vervangen.
Wie zoeken wij
Wij zoeken meerdere enthousiaste en ervaren managementondersteuners die plezier halen uit het ondersteunen en ontzorgen van bestuurders. Je bent organisatorisch sterk, denkt vooruit en weet wat er nodig is om een bestuurder optimaal te ondersteunen.Je bent niet alleen een organisator, maar ook een belangrijke verbindende schakel tussen de bestuurder en de interne en externe omgeving. Je werkt nauw samen met onder andere bestuursadviseurs, collega-managementondersteuners en andere betrokkenen. Je weet informatie op waarde te schatten, stelt de juiste prioriteiten en signaleert tijdig wanneer actie nodig is.
Je staat stevig in je schoenen, bent toegankelijk en schakelt gemakkelijk tussen verschillende mensen, belangen en situaties. Je werkt graag samen, maar kunt ook zelfstandig beslissingen nemen. Met jouw betrokkenheid, professionaliteit en gevoel voor humor draag je bij aan een prettige en collegiale werkomgeving.
De werkzaamheden
De kern van je functie bestaat uit het plannen, organiseren en coördineren van de dagelijkse werkzaamheden rondom een of meerdere directeuren-generaal. Je houdt overzicht, anticipeert op veranderingen en zorgt ervoor dat het secretariaat soepel functioneert. Je werkzaamheden zijn veelzijdig. Je beheert complexe interne en externe agenda's, organiseert besprekingen en zorgt voor een goede voorbereiding daarvan. Je beoordeelt e-mails, post en andere verzoeken op urgentie en bewaakt de tijdige afhandeling. Daarbij heb je een belangrijke signalerende rol: je zorgt ervoor dat stukken en vergaderdocumenten tijdig beschikbaar zijn, houdt zicht op openstaande acties en deadlines en vat waar nodig informatie samen in overzichtelijke overzichten.
Je gaat aan de slag in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving waarin prioriteiten snel kunnen veranderen en werkdagen soms hectisch zijn. Je weet hierin het overzicht te bewaren, stelt de juiste prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je werkt nauw samen met een breed netwerk van collega's, waaronder bestuursadviseurs, beleidsmedewerkers, de secretariaten van de bewindspersonen, directeuren-generaal en de secretaris-generaal. Ook heb je regelmatig contact met collega's zoals kamerbewaarders en chauffeurs. Daarnaast neem je actief deel aan teamoverleggen en draag je bij aan een goede onderlinge samenwerking en vervanging binnen het secretariaat.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het beheren en coördineren van complexe agenda's, waarbij je voortdurend afwegingen maakt tussen verschillende afspraken en prioriteiten.
- Het organiseren en voorbereiden van interne en externe overleggen en bijeenkomsten.
- Het beoordelen, prioriteren en bewaken van inkomende e-mails, post en verzoeken.
- Het zorgen voor een tijdige en volledige aanlevering van vergaderstukken en andere relevante informatie.
- Het signaleren en bewaken van acties, deadlines en de voortgang van afspraken.
- Het onderhouden van contacten met bestuursadviseurs, beleidsmedewerkers, andere secretariaten en externe partijen.
- Het actief bijdragen aan de samenwerking, onderlinge vervanging en verdere professionalisering van het secretariaat.