Werken voor de top in Den Haag? Een verantwoordelijke functie. Wij zijn op zoek naar een secretaresse (m/v/x) voor de staatssecretaris van het ministerie van BZK. Je bent, samen met je collega, de steun en toeverlaat van de bewindspersoon in een dynamische werkomgeving.
Wat je gaat doen?
De kern van deze functie bestaat uit het goed kunnen plannen en organiseren in een dynamische omgeving. Je zorgt ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt.
Wat je precies gaat doen? Van alles! Jouw werkzaamheden zijn heel divers.
Je zorgt voor een overzichtelijke agenda, signaleert knelpunten en draagt zorg voor de stukkenstroom tussen bewindspersoon en het departement.
Je beoordeelt binnenkomende telefoongesprekken, stukken en correspondentie op inhoud en urgentie. Je stelt prioriteit bij de afhandeling, verstrekt als dat mogelijk is zelf de benodigde informatie, of verwijs je naar de betrokken onderdelen binnen het departement of andere instanties.
Je coördineert samen met de adviseurs van bewindspersoon en de politiek assistent de informatiestroom over afspraken, vragen en stukken.
Je bent een belangrijke schakel tussen de bewindspersoon en de ambtelijke organisatie. Je onderhoudt contact met externe partijen en bent op die manier een visitekaartje voor de bewindspersoon.
Je gaat aan de slag in een dynamische omgeving. De werkdagen kunnen hectisch zijn, dus dit is iets waar jij tegen kunt en wat je prettig vindt. Gelukkig doe je je werk niet alleen: je werkt met veel mensen nauw samen. Denk aan beleidsadviseurs van de bewindspersonen, directeuren-generaal en de secretaris-generaal en hun secretariaten. Maar ook met collega’s als kamerbewaarders en chauffeurs.
Wie zoeken wij?
Wij zoeken een managementondersteuner die samen met een collega een bewindspersoon kan ondersteunen. Je werkt graag samen en hebt plezier in dienstverlenende en ondersteunende taken. Dankzij jou en jouw collega’s functioneert het secretariaat goed en daar is iedereen in de organisatie blij mee. Niet alleen de bewindspersoon, maar ook je collega’s binnen én buiten BZK.
In deze functie is een grote mate van zelfstandigheid, pro activiteit en nauwkeurigheid vereist. Je bent energiek, hebt lef en denkt mee. Je bent discreet en je bewust van de politieke en maatschappelijke afbreukrisico’s in het werk. Een klantgerichte en flexibele houding is in deze functie essentieel. Je hebt geen negen-tot-vijf-mentaliteit en doet graag een stapje extra.