Secretariaatsmedewerker DGV

Werkzaamheden:

Vanaf je standplaats te Schaarsbergen (Oranjekazerne, gebouw 29) werk je primair voor de beide Hoofden Geestelijke Verzorging CLAS. Secundair werk je samen met de GV CLAS ondersteuners te Utrecht en ondersteun je de geestelijk verzorgers van CLAS werkzaam in het midden van het land en bij de opleidingseenheden van CLAS; Je ondersteunt op afstand, maar we verwachten ook dat je op regelmatige basis op werkbezoek gaat om zaken te regelen of contacten te onderhouden. Op incidentele basis werk je samen met secretariaatsmedewerkers van andere krijgsmachtdelen.
Je bent voornamelijk belast met het verlenen van administratieve, planmatige en secretariële werkzaamheden. Veel aandacht gaat uit naar het plannen van GV-activiteiten en daarnaast neem je over en weer de werkzaamheden van andere DGV-medewerkers over bij elkaars afwezigheid.

Taken:

1. Je voert administratieve, planmatige en secretariële werkzaamheden uit voor HDO CLAS, HDO ondersteuners bij HDO GV CLAS en GV’ers bij eenheden o.a. CLAS OTCO

• het beheren van de agenda’s indien gewenst door de
• GV'ers die dit verzoeken
• het archiveren van (digitale) documentatie;
• het verwerken van inkomende en uitgaande post;
• het beheren c.q. plannen in de verschillende administratieve systemen o.a.; DIDO, x-post, adressenboek, SharePoint, TEAMS, Outlook; (opmaak en verwerken van ATB aanvragen)
• het adviseren van GV’ers en/of doorverwijzen met betrekking tot peoplesoft aangelegenheden (dido, verlof, etc.)
• het uitwerken van planningsoverzichten op de opleidingsplaatsen
• het vormgeven en vervaardigen van drukwerken;
• het notuleren van vergaderingen/bijeenkomsten;
• het deelnemen aan werkbesprekingen;
• het administratief en secretarieel ondersteunen van GV activiteiten
• reserveren van vergaderzalen evenals het zorg dragen voor faciliteiten tijdens vergaderingen (aanvragen via Beukbergen of de FBD etc.).

2. Draagt zorg voor het beheer van het materieel, door:

• het periodiek bijhouden van opslagruimtes en het controleren op de voorraad van kantoorartikelen, schoonmaakartikelen en representatieartikelen;
• het bijhouden van gebruik van leslokalen
• het bijhouden van gebruik en het onderhoud-schema van de dienstauto's;
• het bijhouden van registratie van materieel (aan en afvoeren, onderhoud);
• het melden van storingen en defecten aan facilitaire dienst.

3. Het op verzoek verstrekken van informatie aan militairen, civiele ambtenaren en derden aangaande GV CLAS of de DGV. In voorkomende gevallen zorgdragen voor een snelle en adequate doorverwijzing naar een geestelijk verzorger.

4. Je bent verantwoordelijk voor het onderhouden van verschillende contacten voor wat betreft:

• de HGVDO en GV’ers bij CLAS onderdelen;
• De planners op Beukbergen voor GV-activiteiten; conferenties
• Relaties van het HGVDO, zowel binnen als buiten Defensie, zowel telefonisch, per mail en op locatie;
• functionarissen van de BS (bijv. P&O, beveiliging, Paresto e.d.) over financiële/personele aangelegenheden of om praktische informatie uit te wisselen;
• (militaire) defensieonderdelen waarmee een samenwerkingsverband bestaat t.b.v. de organisatie van DGV-activiteiten zoals kerstvieringen, veteranenvieringen, onderdeelsdagen.

Kwalificaties:

Opleiding:

VMBO-TL/HAVO of vergelijkbaar opleidingsniveau.

Kennis en ervaring:

Je hebt kennis van

• Management ondersteunende werkwijzen;
• Administratieve en logistieke processen en organisatie;
• Reguliere archivering;
• Interne administratieve en procedurele voorschriften;
• Omgang met computer programma’s, MS Office, Bestandsinvoer en tekstverwerking; Word etc.
• Personele en financiële richtlijnen en procedures;
• De militaire context
• De aard en het doel van de werkzaamheden van de Dienst Geestelijke Verzorging en hebt inzicht in religieuze en levensbeschouwelijke stromingen van de dienst;

Je bent vaardig in

• Organiseren, plannen en coördineren;
• Het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het leveren van managementinformatie.
• Je mondeling en schriftelijk uit te drukken in de Nederlandse taal. Kennis van Engels is een pre.
• Hostmanship & bereidheid te helpen.
• In bezit van Rijbewijs B

Competenties: 

• Initiatiefrijk;
• Nauwkeurig;
• Plannen en organiseren;
• Organisatiegericht;
• Samenwerken;
• Integer;
• Flexibel.

Het is een parttime functie voor 0,6 Vte, 24 uur, waarbij de uren in overleg verspreid worden over 4 dagen (bij voorkeur 4x6).

• 2 tot 3 dagen per week op de Oranjekazerne te Schaarsbergen
• 1 dag per week op de Bernardkazerne te Amersfoort
• 1 dag per 2 weken op de Kromhoutkazerne te Utrecht

Indien u op voorhand niet beschikt over het juiste veiligheidscreeningniveau dient u er rekening mee te houden dat een veiligheidsonderzoek onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Gewezen militairen (na FLO) kunnen eventueel, indien de mogelijkheid zich voordoet, worden aangesteld als burgermedewerker met een tijdelijke aanstelling voor de duur van maximaal drie jaren met een arbeidsduur van maximaal 19 uur per week. Voor meer informatie of vragen betreft deze regeling kan vooraf contact worden gezocht met [email protected].

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via:
https://publicatieportaal.mindef.nl/krt/IK GCD.pdf

Uw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart. Indien u een sollicitatiebrief en CV hebt ge-upload en/of een showdossier hebt aangemaakt in de vacaturebank, dan dient u dit - indien gewenst - na afronding van de selectieprocedure zelf te verwijderen.