Secretariële ondersteuner medezeggenschap

Ben jij goed in het organiseren en help je graag anderen? Dan is deze baan misschien iets voor jou! Bij het ministerie van Financiën zoeken we iemand die wil helpen bij belangrijke zaken voor alle medewerkers. Samen met de ambtelijk secretaris lever jij een belangrijke bijdrage aan het goed functioneren van de medezeggenschap binnen het ministerie van Financiën. Jij ondersteunt en faciliteert, binnen het ambtelijk secretariaat, de medezeggenschap in overleggen en je bent de spin in het web op secretarieel en organisatorisch gebied.

Je ondersteunt, samen met de ambtelijk secretaris en de secretaris, de departementale ondernemingsraad in de uitvoering van zijn taken. Ook werk je nauw samen met andere collega's, denk bijvoorbeeld aan de adviseur van de bestuurder. Als ondersteuner ben je zeer waardevol en neem jij de DOR en zijn leden veel werk uit handen. Waar de ambtelijk secretaris het dagelijks bestuur en de werkgroepen inhoudelijk adviseert en ondersteunt, ligt jouw focus op voorbereidende, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je houdt ervan om dingen zelfstandig uit te zoeken, te regelen en komt uit je zelf met voorstellen, ideeën en suggesties. Geen werkdag is hetzelfde en je weet van tevoren vaak niet hoe je werkdag er precies uit gaat zien. Als een dag toch anders loopt dan gepland, dan blijf je vol energie en weet je te beslissen wat het belangrijkste is. Jij houdt het overzicht, bewaakt de voortgang en houdt de DOR via het ambtelijk secretariaat goed op de hoogte. Je kunt duidelijke verslagen maken die goed laten zien wat er besproken is tijdens vergaderingen. Bij voorkeur heb je ervaring met notuleren of ben je bereid dit te leren door bijvoorbeeld een training. Het ontwikkelen en bijhouden van de samenwerkingsruimte {SharePoint) is één van de uitdagingen waar dit secretariaat mee bezig is. Kennis van Microsoft Teams en SharePoint is daarom een pluspunt.

Een greep uit de belangrijkste werkzaamheden:

• Agenda's opmaken en versturen.
• Notuleren van overleggen.
• Verzamelen van stukken en het bijhouden van de actielijst.
• Reserveren van vergaderzalen en eventuele catering.
• Aanmelden en ontvangen van bezoekers.
• Beheer algemene mailbox medezeggenschap.
• Beheer van het archief
• Organiseren en voorbereiden van overleggen.
• Notulen plaatsen op het Rijksportaal.
• Voor onder andere het overleg van het dagelijks bestuur en de werkgroepen maak jij de agenda's en notulen.
• Plannen van afspraken voor dagelijks bestuur- en de ondernemingsraad.
• Overige administratieve werkzaamheden.

• Je hebt mbo niveau.
• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met ondersteuning van medezeggenschap of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je hebt kennis van management ondersteunend werk en processen en het uitvoeren van secretariële taken.
• Je weet wat er gebeurt in de organisatie waar je werkt en je denkt na over hoe het invloed kan hebben op je werk.

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving. 

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken. 
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. 
• De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging. 
• Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.
• Wanneer de inschrijving van de vacature is gesloten zal de vacaturetekst online niet meer zichtbaar zijn. Mocht je deze op een later moment terug willen lezen dan adviseren wij je een kopie van de vacaturetekst op te slaan.
• Bij een groot aantal sollicitaties kan de vacature eerder dan de sluitingsdatum worden gesloten. Wacht daarom niet met solliciteren.