Secretariële ondersteuner medezeggenschap

Ben jij goed in verslagen schrijven, organiseren en voor overzicht zorgen? En help je graag anderen? Bij het ministerie van Financiën zoeken we iemand die een belangrijke bijdrage wil leveren aan het goed functioneren van de medezeggenschap binnen het ministerie. Jij ondersteunt en faciliteert de departementale ondernemingsraad (DOR) in overleggen en je bent de spin in het web op secretarieel en organisatorisch gebied.

Wat doe je?
Je ondersteunt, samen met de ambtelijk secretaris en de secretaris, de DOR in de uitvoering van zijn taken. Daarbij werk je ook samen met andere collega's, zoals de voorzitter en de adviseur van de bestuurder. Als ondersteuner ben je zeer waardevol en neem jij de DOR en zijn 21 leden veel werk uit handen. Waar de ambtelijk secretaris het dagelijks bestuur en de werkgroepen van de DOR inhoudelijk adviseert en ondersteunt, ligt jouw focus op voorbereidende, organisatorische en administratieve werkzaamheden. 

De hele raad vergadert ongeveer om de drie weken, de ene keer met z’n 21’en, ergens in het midden van het land, de andere keer in Den Haag, met de bestuurder. De werkgroepen hebben hun eigen (online) overleggen en het dagelijks bestuur vergadert eens per twee weken. Eén à twee keer per jaar gaan we met z’n allen twee dagen op training – en jij gaat dan ook mee! Verder werk je deels thuis en deels op kantoor in Den Haag; daar hebben we een eigen kantoortje waar je met twee, een enkele keer drie andere collega’s in een rustige omgeving je werk kunt doen.

Wat voor professional ben je?
Je houdt ervan om dingen zelfstandig uit te zoeken en te regelen. Je durft ideeën voor te leggen en suggesties te doen als je ziet dat dit kan helpen. Geen werkdag is hetzelfde en je weet van tevoren vaak niet hoe je werkdag er precies uit gaat zien. Als een dag anders loopt dan gepland, blijf je vol energie en weet je te beslissen wat het belangrijkste is. Jij houdt het overzicht, bewaakt de voortgang en houdt de DOR goed op de hoogte. Je kunt duidelijke verslagen maken die goed weergeven wat er besproken is tijdens vergaderingen. Bij voorkeur heb je dan ook ervaring met notuleren of ben je bereid dit te leren door bijvoorbeeld een training te volgen die wij je kunnen aanbieden. Het bijhouden van de samenwerkruimte (SharePoint) en de informatie op intranet is een van de uitdagingen waar dit secretariaat mee bezig is. Kennis van Microsoft Teams, SharePoint en Bloomreach is daarom een pluspunt, maar alles is te leren. 

Een greep uit de belangrijkste werkzaamheden:

• Vergaderagenda's opmaken en versturen
• Organiseren en voorbereiden van overleggen
• Notuleren van overleggen
• Notulen plaatsen op het intranet
• Verzamelen van documenten
• Bijhouden van de actielijst
• Reserveren van vergaderzalen en catering
• Aanmelden en ontvangen van bezoekers
• Beheer van de algemene mailbox medezeggenschap
• Beheer van het archief
• Plannen van afspraken voor het dagelijks bestuur en de ondernemingsraad

• Je hebt mbo-niveau.
• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt kennis van managementondersteuning en -processen en het uitvoeren van secretariële taken.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met ondersteuning van medezeggenschap of een vergelijkbare ondersteunende functie.

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving. 

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken. 
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. 
• De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging. 
• Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.
• Wanneer de inschrijving van de vacature is gesloten zal de vacaturetekst online niet meer zichtbaar zijn. Mocht je deze op een later moment terug willen lezen dan adviseren wij je een kopie van de vacaturetekst op te slaan.
• Bij een groot aantal sollicitaties kan de vacature eerder dan de sluitingsdatum worden gesloten. Wacht daarom niet met solliciteren.