Secretaris

Binnen O&P Rijk is de afdeling Accountmanagement begin 2025 gestart en volop in ontwikkeling. De afdeling Accountmanagement is recent uitgebreid en krijgt daarmee meer slagkracht om invulling te geven aan de verbindende rol die zij heeft tussen klanten en O&P Rijk. De huidige samenstelling bestaat uit een afdelingshoofd, (senior) accountmanagers en backoffice medewerkers. Om de afdeling goed draaiende te houden zoeken wij jou voor deze functie van project- en afdelingssecretaris. Word jij  de nieuwe secretaris van Accountmanagement en zorg jij samen met collega’s voor een goed draaiende backoffice? 
Lees dan snel verder en reageer!

In deze veelzijdige rol werk je als secretaris voor de afdeling Accountmanagement en houd je je bezig het voorbereiden van team overleggen en casuïstiek overleg voor de afdeling en ben je daarnaast ook ondersteunend in diverse projecten. 

Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van overleggen, de agendering, de verslaglegging, het monitoren van actiepunten en het borgen van de informatie. Daarnaast ondersteun je de afdelingsmanager door inhoudelijke voorbereiding van stukken (bijvoorbeeld voor het ICOP en DT) inclusief de kwaliteitsbeoordeling. 
Je voert regie op de verspreiding van stukken en bewaakt het proces. Je ondersteunt lopende en nieuwe processen. Je brengt structuur aan in projectdossiers en verzorgt de administratieve afhandeling rondom projectdocumentatie. 
Je bent contactpersoon/aanspreekpunt van de afdeling voor allerlei ondersteunende taken. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen/ business units en medewerkers. Je zorgt dat communicatie soepel verloopt en informatie op een effectieve manier wordt verwerkt.     
Je pakt de operationele aansturing van het backoffice team op en signaleert aan het afdelingshoofd.

Verder:
•    Bewaak je actie-en besluitenlijsten en acties en zet je deze uit richting het team
•    Ben je het aanspreekpunt voor ondersteunende taken van de afdeling
•    Bewaak je het proces, de voortgang, planning, mijlpalen en op te leveren producten binnen projecten
•    Coördineer je inkoop- en financiële processen
•    Evalueer je en monitor je de bijdrage aan ontwikkelingen en de uitvoering van evaluaties 
•    Beoordeel je op kwaliteit en de bruikbaarheid van inhoudelijke analyses 

•    Je hebt hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een relevante richting. 
•    Je hebt ervaring met secretariswerkzaamheden, bij voorkeur bij de (semi)Rijksoverheid;
•    Je werkt gestructureerd, bent analytisch sterk en weet hoofd- en bijzaken te scheiden;
•    Je bent communicatief vaardig, weet mensen te verbinden en beweegt je gemakkelijk binnen verschillende lagen van de organisatie;
•    Je voelt je thuis in een rol waarin zowel coördinatie, inhoudelijke inbreng als procesbewaking samenkomen.

O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.

Deze functie duurt tot eind 2026. Invulling gebeurd op basis van interne detachering. Kandidaten via externe bureaus worden niet in behandeling genomen.
Wij hebben 2 maart ingepland voor de 1e gespreksronde, 9 maart voor de 2e ronde, persoonlijk bij ons op kantoor in Den Haag.