Ben jij goed in het verbinden van inhoud, proces en besluitvorming? En heb je affiniteit met de digitaliseringsopgaven van de Rijksoverheid? Reageer dan vooral op deze vacature bij CIO Rijk!
De directie CIO Rijk bevordert de optimale vormgeving van de informatisering en ICT binnen het Rijk. Dat doet CIO Rijk door het stellen van kaders en deze te monitoren. Hiermee levert de directie tevens een bijdrage aan de efficiency en effectiviteit van de rijksdienst als geheel. Aan dit kerndoel lever jij als secretaris een belangrijke bijdrage.
Binnen het Directoraat-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie werken we vanuit een stelsel dat bestaat uit diverse besluitvormende gremia, het I-stelsel. Voor elk van deze gremia hebben we een secretaris, die de structuur en kwaliteit van de stukken borgt. Als secretaris word je dedicated in gezet op een van de (onder-)raden binnen het I-stelsel. Voor deze vacature gaat het om het overleg van de Chief Technology Officers van de departementen, de CTO-raad.
Voor deze raad zoeken we een proactieve, enthousiaste en georganiseerde secretaris. De CTO-raad is een rijksbreed overleg waarin de CTO’s van de departementen vanuit een behoeftestellende en adviserende rol samenkomen voor regie en coördinatie op de ICT ontwikkelingen van de rijksoverheid. De uitvoering van thema’s uit de I-Strategie Rijk en de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren verloopt onder andere via de CTO-raad. De CTO-raad functioneert als overleg voor kennisuitwisseling, beleidsvorming en verbetering van de ICT ontwikkelingen binnen de Rijksoverheid. Wat kunnen we binnen het Rijk generieker hetzelfde aanpakken, of zelfs Rijksbreed organiseren? De CTO-raad is verbonden aan de afdeling ID&V van de directie CIO Rijk. De afdelingsmanager ID&V vervult namelijk de rol van CTO Rijk.
Als secretaris van de CTO-raad ben je verantwoordelijk voor de structuur van het overleg en ondersteun je de CTO Rijk door het besluitvormingsproces soepel te laten verlopen. Je zorgt dat de juiste punten op de agenda komen te staan. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor activiteiten rondom de raden. Denk hierbij aan het organiseren van kennissessies, heidagen, workshops of netwerkevenementen. Je zorgt dat er gesprekken plaatsvinden tussen het afdelingshoofd van team ID&V en de CTO’s van grote ICT-organisaties van het Rijk. Als secretaris ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Jij bent beheerder van de agenda, voorraadagenda en de postbus.
Je bewaart vanuit jouw rol het overzicht van tactische en strategische onderwerpen en stemt regelmatig af met de betrokken dossierhouders van de afdeling ID&V. En waar nodig, ook met collega’s van andere teams, afdelingen of directies. Jouw advies draagt bij aan de bestuurlijke behandeling van actuele strategische digitaliseringsonderwerpen. Hiermee verbeteren we de interdepartementale samenwerking, bedrijfsvoeringsprocessen en inzicht in de toepassing van het digitaliseringbeleid binnen het Rijk, stap voor stap. Een goede voorbereiding met kwalitatief goede stukken komt ook de kwaliteit van het overleg en daarmee de resultaten op inhoudelijke besluitvorming ten goede.
Als secretaris van de CTO-raad ben jij tevens een spin in het web tussen verschillende gremia. De CTO-raad is een voorportaal en adviesraad van het CIO-beraad. Soms komt er ook input vanuit andere gremia zoals de CISO-raad die je moet meenemen naar “jouw” raad. Dit vraagt continue afstemmen met alle gremia secretarissen zodat de besluitvorming soepel verloopt. Je bent dus niet alleen onderdeel van de eigen afdeling, maar ook van een team van gremia secretarissen dat werkt aan de gezamenlijke opgave die de secretarissen met elkaar hebben in het I-stelsel. De secretaris van het CIO-beraad coördineert deze samenwerking.
Je werkt ook nauw samen met de secretaris van het CTO-IDV overleg. Dit overleg is geen onderraad, maar adviesorgaan aan de CTO-raad. Deelnemers vertegenwoordigen in het CTO-IDV-overleg de aanbodkant.
Taken van de secretaris zijn o.a.:
- De bestuurlijke en politieke dossiers op het gebied van ICT signaleren en agenderen.
- Het actief en passief scannen van de omgeving op onderwerpen of beleidsthema’s die besproken zouden moeten worden in de CTO-raad;
- Het organiseren van reguliere vergaderingen en (strategische) kennissessies/heidagen.
- Het overzicht bewaren voor afdelingshoofd van ID&V en CIO Rijk.
- Het maken van nette en overzichtelijke verslagen.
- Het beheren van de (voorraad)agenda en sturen op de voortgang
- Het afstemmen met je directe stakeholders zoals de afdelingshoofd ID&V, beleidsmedewerkers van CIO Rijk en collega-secretarissen van de overige raden.
- Het bijdragen aan de beheersing en coördinatie van de gezamenlijke stukkenstroom van alle onder- en bovenraden van de CTO-raad.
Wij bieden je daarbij:
- Een leuke plek binnen de afdeling ID&V, met zo’n 23 vaste collega’s in een dynamische omgeving. En daarnaast maak je ook deel uit van een leuk en divers team met de andere gremiasecretarissen van CIO-Rijk. Dit team wordt gecoördineerd door de secretaris CIO-beraad.
- Goede begeleiding vanaf de start met een buddy die jou stapsgewijs inwerkt, zodat je snel thuis bent in deze rol.
- Een unieke kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan het bevorderen en vormgeven van informatisering en ICT in het Rijk.
- De mogelijkheid om jouw kennis te vergroten over door samen te werken met collega’s die verantwoordelijk zijn voor belangrijke thema’s zoals Lifecyclemanagement, Cloud of IT Asset management;
- De mogelijkheid om een (interdepartementaal) netwerk op te bouwen op het snijvlak van digitalisering binnen het Rijk.