Project Portfoliomanagement (PPM) heeft ten doel om de regie op het strategisch en operationeel portfolioproces te voeren en de besluitvorming op dat gebied voor te bereiden. Het team brengt in kaart of de programma’s en projecten aansluiten op de strategie van het totale portfolio en het organisatiebeleid en adviseert de portfolioboard en het College hierover. Voor het OM staat voor de komende jaren een aantal grote projecten op de agenda. Zoals de Modernisering van het Wetboek van Strafvordering en modernisering van het ICT landschap. Je levert een belangrijke bijdrage aan het soepel laten verlopen in het proces van voorbereiding, uitvoering tot implementatie van deze projecten.
QUOTE
Ik heb erg veel plezier in mijn uitdagende en afwisselende functie waarin ik de ene dag bezig ben het CIO oordelen proces en de andere dag met de programmamanager in gesprek ben over de invoering van het nieuwe Wetboek van Strafvordering.
Als Sr. Adviseur Portfoliomanagement werk je samen in een klein team van zelfstandige en gedreven professionals. Deze professionals hebben hun eigen expertise en taken binnen het team. De volgende werkzaamheden horen tot je takenpakket;
- Je voert onder leiding van de portfoliomanager regie op het portfolioproces;
- Je bent verantwoordelijk voor portfolio traffic management;
- Je bent secretaris van de portfolioboard, die je samen het team voorbereidt. Je zorgt voor de verslaglegging, het uitzetten en verwerken van genomen besluiten;
- Je voert de hygiënecheck uit en controleert op inhoud de ingebrachte stukken die worden ingediend voor de portfoliotafel; het voorbereidend overleg voordat stukken worden geagendeerd voor de portfolioboard;
- Je voert samen met de Portfoliomanager en Sr. Adviseur PPM voortgangsgesprekken met een aantal programma’s en projecten en stelt voortgangsrapportages op over het gehele portfolio;
- Je draagt bij aan de voorbereiding van de wekelijkse portfoliotafel;
- Je draagt bij aan de voorbereiding van de 2 wekelijkse weegtafel;
- Je onderhoudt het basis bestand met de vitale portfolio data en bent verantwoordelijk voor de data hygiëne en het doorvoeren van wijzigingen;
- Je draagt bij aan de voorbereiding en afwikkeling van de Hackaton die elk kwartaal georganiseerd worden om het portfolio voor de komende 5 kwartalen inzichtelijk te maken;
- Je denkt mee en bent actief betrokken bij het verder professionaliseren van het vak portfoliomanagement binnen het Openbaar Ministerie en in de strafrechtketen;
- Je bent functioneel beheerder van FCC (Fortess Change Cloud) en onderhoud de dashboards en de data kwaliteit;
- Je maakt analyses uit FCC;
- Je zorgt voor afstemming met de collega’s bij PMT voor de bezetting op de projecten, het plannen van voortgangsgesprekken en afstemming over de professionalisering van portfoliomanagement;
- Je verzorgt de logistieke ondersteuning bij verschillende interne en externe rapportages, ziet toe op de kwaliteit hiervan en weet dit te vertalen naar wijzigingen in het afgestemde proces;
- Verder verzorg je de wekelijkse nieuwsbrief van het team, het intranet en beheer je de functionele mailbox. Je bent vraagbaak voor verschillende betrokken collega’s in de organisatie , zoals projectleider en financial controller.
Als Portfolio secretaris bij het Openbaar Ministerie krijg je de kans om de regie te voeren over het portfolioproces. Je bent de secretaris van de portfolioboard en zorgt voor een soepele voorbereiding van het team. Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere het verzorgen van de verslaglegging, het uitzetten en verwerken van genomen besluiten.
Daarnaast voer je de hygiënecheck uit en controleer je de inhoud van de ingediende stukken voor de portfoliotafel. Je bent betrokken bij het voorbereidend overleg voordat de stukken worden geagendeerd voor de portfolioboard. Ook voer je samen met de Senior Adviseur PPM voortgangsgesprekken met programma's en projecten, waarbij je voortgangsrapportages opstelt over het gehele portfolio.
Een ander spannend aspect van deze functie is je bijdrage aan de voorbereiding en afwikkeling van de Hackaton, die elk kwartaal wordt georganiseerd om het portfolio voor de komende vijf kwartalen inzichtelijk te maken. Je denkt ook actief mee en bent betrokken bij het verder professionaliseren van het vakgebied portfoliomanagement binnen het Openbaar Ministerie en de strafrechtketen.
Als Senior Adviseur bewaak je ook het budget voor projecten met een ICT-component. Je zorgt ervoor dat projecten met een budget hoger dan €1 en €5 miljoen tijdig worden aangemeld bij het departement. Daarnaast coördineer je het CIO-oordelenproces voor projecten met een ICT-component en een budget van meer dan €5 miljoen.
Je hebt ook een belangrijke rol in het afstemmen met collega's van het PMT-team voor bezetting op projecten, het plannen van voortgangsgesprekken en het bespreken van de professionalisering van portfoliomanagement.
Naast je operationele taken verzorg je logistieke ondersteuning bij verschillende interne en externe rapportages. Je waarborgt de kwaliteit van deze rapportages en weet deze te vertalen naar wijzigingen in het afgestemde proces. Ook ben je verantwoordelijk voor het beheer van de nieuwsbrief van het team, het intranet en de functionele mailbox. Bovendien fungeer je als vraagbaak voor collega's in de organisatie, zoals projectleiders en financial controllers.
Als Senior Adviseur bij het Openbaar Ministerie krijg je de mogelijkheid om een breed scala aan verantwoordelijkheden op je te nemen en bij te dragen aan de efficiënte en effectieve uitvoering van het portfoliomanagementproces. Als jij gedreven, communicatief vaardig en organisatorisch sterk bent, en een passie hebt voor het optimaliseren van processen, dan kijken we uit naar jouw sollicitatie!