Senior HR-assistent

Breng jij overzicht, help je collega’s graag op weg en zie je hoe HR-administratie beter kan?
Een personele aanvraag die zorgvuldig wordt verwerkt. Een collega die dankzij jouw uitleg verder kan. Een knelpunt dat je samen oplost voordat het werk vastloopt. Als senior HR-assistent bij het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) combineer je jouw ervaring in de HR-administratie met de dagelijkse vakinhoudelijke begeleiding van collega’s. Voor de duur van één jaar zoeken we iemand die samen met een betrokken team verder wil bouwen aan betrouwbare, klantgerichte dienstverlening.
Defensie groeit en dat stelt ook eisen aan de personele ondersteuning. Jij houdt overzicht over de werkzaamheden, helpt prioriteiten te stellen en zorgt samen met het team dat aanvragen tijdig, juist en volledig worden verwerkt. Je staat dicht bij de uitvoering en gebruikt die kennis om werkwijzen te verbeteren. Daarbij heb je oog voor de mensen die het werk doen én voor de medewerkers en het lijnmanagement die op onze dienstverlening rekenen.

Wat ga je doen
Je bent een vertrouwd aanspreekpunt voor het team en voor de collega’s met wie we samenwerken. Je combineert vakinhoudelijke begeleiding met coördinatie en procesverbetering. Dit pak je op:

• Je begeleidt HR-assistenten in de dagelijkse praktijk. Je beantwoordt inhoudelijke vragen, denkt mee bij lastige aanvragen en helpt collega’s hun werk goed en met plezier uit te voeren. Je voert periodieke gesprekken over de uitvoering van het werk en legt afspraken vast.
• Je coördineert de administratieve werkzaamheden binnen jouw aandachtsgebied. Samen met het team zorg je voor een passende werkverdeling, stel je prioriteiten op basis van urgentie en capaciteit en bewaak je de voortgang en kwaliteit, ook bij piekbelasting en deadlines.
• Je maakt en actualiseert planningen. Je brengt terugkerende werkzaamheden in beeld en organiseert de administratieve ondersteuning bij reorganisaties, zodat duidelijk is wat wanneer nodig is.
• Je onderhoudt contact met HR-advies, DCHR en andere betrokken partijen. Je stemt werkzaamheden en verwachtingen af, geeft inzicht in de voortgang en zoekt samen naar oplossingen voor knelpunten. Zo draag je bij aan toegankelijke en betrouwbare dienstverlening.
• Je maakt werkvoorraden en resultaten inzichtelijk met rapportages en overzichten. Je interpreteert gegevens, signaleert trends en licht toe wat deze betekenen voor de uitvoering en de benodigde inzet.
• Je helpt processen en digitale ondersteuning verbeteren. Je signaleert knelpunten in systemen en werkwijzen en doet concrete verbetervoorstellen. Ook bewaak je het overzicht van geautomatiseerde handelingen met softwarerobots (RPA), signaleer je uitval en zet je acties voor herstel en verbetering in gang.

Wie ben jij
Je krijgt energie van een team dat prettig samenwerkt en samen goed werk levert. Je waardeert de ervaring en kwaliteiten die er al zijn en sluit aan bij wat collega’s nodig hebben. Je bent benaderbaar, legt helder uit en blijft rustig als de druk toeneemt. Je ziet wat aandacht vraagt en neemt initiatief om samen verder te komen.

• Je helpt collega’s graag bij inhoudelijke vragen en zorgt dat zij met vertrouwen aan het werk kunnen.
• Je houdt overzicht, werkt planmatig en maakt duidelijke afspraken over prioriteiten en voortgang.
• Je bekijkt de dienstverlening vanuit de klant, vraagt door en communiceert helder over wat mogelijk is en wanneer.
• Je zoekt actief de samenwerking op en maakt knelpunten tijdig bespreekbaar.
• Je werkt zorgvuldig met personeelsgegevens en bent nieuwsgierig naar manieren om processen slimmer en eenvoudiger te organiseren.

Wat breng je mee
Je combineert ervaring in de HR-administratie met coachende vaardigheden en gevoel voor dienstverlening. Dit breng je mee:

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 in de richting HRM, bedrijfskunde of administratie.
• Drie tot vijf jaar werkervaring in een functie met administratieve HR-taken.
• Kennis van HR-processen, administratieve processen en relevante wet- en regelgeving.
• Vaardigheid in het begeleiden en coachen van collega’s, het stellen van prioriteiten en het behouden van overzicht.
• Vaardigheid in het verzamelen en interpreteren van gegevens en het opstellen en toelichten van rapportages.
• Ervaring met HR-systemen en Microsoft Office, waaronder Excel.

Wil jij jouw ervaring een jaar lang inzetten voor het team en de HR-dienstverlening van DOSCO? Solliciteer en laat ons weten wat jij wilt bijdragen. We maken graag kennis met je.

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.

De Nederlandse nationaliteit is vereist. Lever alsjeblieft jouw cv en brief aan in het Nederlands.