In de functie van managementassistent bied je hoogwaardige secretariële en administratieve ondersteuning aan het management van Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Je werkt in een hecht team van vier managementassistenten, waarbij je zowel je eigen portefeuille binnen de directie zelfstandig beheert als nauw samenwerkt met collega’s. Je functioneert in een ambtelijke en politiek gevoelige, complexe omgeving waarin je verbanden legt, belangen inschat en consequenties zorgvuldig afweegt.
Je beheert de agenda’s van één of meer bestuurders en zorgt voor een efficiënte planning en prioritering. Daarnaast organiseer je vergaderingen en overleggen, stel je agenda’s op, bewaak je de tijdige aanlevering van stukken en verzorg je de verslaglegging. In jouw rol fungeer je als buffer tussen de interne organisatie en de externe omgeving. Je beoordeelt signalen op politiek en maatschappelijk afbreukrisico, maakt een realistische inschatting van urgentie en belang en speelt hierop adequaat in. Je bewaakt voortgang en afhandeling, signaleert knelpunten en attendeert hierop waar nodig. Daarbij werk je volgens samenhangende richtlijnen, procedures, processen en wet- en regelgeving.
Verder:
- Vraag je autorisaties aan via een registratiesysteem en bestel- en organiseer je op verzoek van de leidinggevenden diversen zaken rondom personele aangelegenheden
- Beheer je (vertrouwelijke) informatie, documenten en dossiers
- Ben je het visite kaartje van IVOM en de de bestuurder die je ondersteunt