Senior Medewerker Hotel en Vergader Accomodaties

Behandelt en coördineert HVA-aanvragen van klantvraag tot uitvoering, door: 
- het zelfstandig behandelen, voorbereiden en coördineren van aanvragen, inclusief samengestelde of complexe aanvragen waarbij meerdere leveranciers of locaties betrokken zijn. 
- het bewaken van voortgang, kwaliteit en doorlooptijden, het signaleren van afwijkingen en het afstemmen met klanten, leveranciers en interne partijen. 
- het administratief juist en volledig registreren van aanvragen, inclusief gegevensbeheer en factuurcontrole.
- het aandragen van alternatieven en oplossingen wanneer aanvragen niet uitvoerbaar zijn, en bijdragen aan een efficiënte en klantgerichte dienstverlening.

Ondersteunt en adviseert het Hoofd HVA bij de bedrijfsvoering en kwaliteitsverbetering, door: 
- het signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen voor het volledige HVA proces van aanvraag tot betaling. 
- het opstellen en verbeteren van werkinstructies en kwaliteitsborging binnen de afdeling. 
- het opstellen van (deel)rapportages en het aanleveren van managementinformatie; 
- het ondersteunen bij de behandeling van klachten en het aandragen van oplossingsrichtingen. 
- deel te nemen in projectgroepen en werkgroepen ter verbetering van processen. 

Coördineert de dagelijkse werkzaamheden binnen de afdeling HVA, door: 
- het verzorgen van de dagelijkse werkverdeling en stemt prioriteiten af met het Hoofd HVA. 
- het bewaken van de voortgang van werkzaamheden en coördineert de inzet van medewerkers en middelen. 
- het fungeren als vakinhoudelijke vraagbaak en eerste aanspreekpunt bij incidenten of complexe aanvragen. 
- het sturen op vak-inhoud en uniformiteit in uitvoering van werkzaamheden binnen het team.

Contacten
Met behoeftestellers over wensen, aanvragen en voortgang. 
Met interne en externe leveranciers over uitvoering, planning en evaluatie van dienstverlening. 
Met andere SP-afdelingen en collega’s binnen overlegstructuren en werkgroepen. 
Stakeholders binnen DOSCO.

De functionaris is verantwoording verschuldigd aan het hoofd HVA over de kwaliteit van afhandeling van complexe aanvragen, adviezen en procescoördinatie. 
- Kaders zijn de voorschriften, richtlijnen en procedures van het SP en de afspraken met leveranciers en klanten. 
- Binnen deze kaders neemt de functionaris zelfstandig beslissingen over de behandeling en prioritering van complexe aanvragen, de inhoud van adviezen en de wijze van afstemming met klanten en leveranciers.

Kennis van hotel- en vergaderaccommodaties, hospitality en evenementenbranche. 
- Kennis van administratieve systemen en procedures (ervaring met SAP Ariba, Worldmeetings, Meetingselect is een pré). 
Inzicht in de defensieorganisatie, de klantomgeving en processen van interne en externe leveranciers. 
- Vaardigheid in plannen, organiseren, coördineren en evalueren. 
- Communicatieve en adviesvaardigheden. 
- Vaardigheid in samenwerken binnen werkgroepen en projectstructuren.  

Vereist: MBO-4 diploma of vergelijkbaar werk- en denkniveau.
Ervaring in reserveringssystemen, Microsoft Outlook en Excel, SAP Ariba

- De sollicitant dient in het bezit te zijn van een rijbewijs, in verband met hybride werken. Dit houdt in dat er zowel op de standplaats als thuis en op andere locaties wordt gewerkt.
                                

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.