Defensie staat voor een forse uitdaging op het gebied van renovatie en modernisering van vastgoed en gronden. Het programma Transformatie Vastgoed voor Defensie! Veel locaties zijn toe aan groot onderhoud en moeten verduurzaamd worden. Zo ook het vastgoed van Defensie in Den Helder voor de Koninklijke Marine. Objecten waar verschillende projecten uitgevoerd worden zijn o.a. de Joost Dourlainkazerne, Fort Harssens, Complex nieuwe Haven, Marinemuseum, Buitenveld. Specifiek voor deze locatie zijn we op zoek naar een project assistent. Het is slechts een greep uit de interessante vastgoedprojecten door heel Nederland die het Rijksvastgoedbedrijf uitvoert in opdracht van Defensie. Als project assistent bied je vanuit Den Helder administratieve ondersteuning bij deze unieke opdrachten.
Op administratief gebied ben jij de rechterhand van de projectmanagers en de projectteams bij de realisatie van defensieopdrachten. Samen met de projectmanager bepaal je op welke specifieke taken en aandachtsgebieden jij je richt, want ieder project kent zijn eigen bijzonderheden. Enkele voorbeeldtaken zijn:
- Voorbereiden van de inkoopopdrachten en aanbestedingsprocessen
- Verzorgen van een goede administratieve verwerking in ons projectensysteem en het uitdraaien van rapportages voor je projectteam.
- In de fase van dit programma speel je ook een rol in de planvoorbereiding van sommige projecten.
- Organiseren van vergaderingen met klanten, marktpartijen en collega’s. Als het nodig is, notuleer je tijdens deze bijeenkomsten of maak je actie- en besluitenlijsten.
- Zorgen dat alle definitieve (project)documenten in het projectendossier compleet zijn en op de juiste manier in het digitale archief worden opgeslagen.
- Bewaken van de voortgang en de afgesproken acties in een project. Signaleer je knelpunten? Dan adviseer je de projectmanager hierover.
- Hét aanspreekpunt zijn als het gaat om de projectadministratie. Regelmatig heb je dan ook overleg met collega’s binnen jouw sectie of met medewerkers van andere afdelingen die onderdeel zijn van het projectteam.
- Communicatie: ondersteunen bij het inrichten en bijhouden projectwebsites (in afstemming met afd. communicatie).
- Ondersteunen bij het organiseren en voorbereiden SOM-sessies, verwerken resultaten.
- Beheren dashboard vergunningen (planning en status).
Samenwerking staat centraal in jouw functie. Met je collega-projectassistenten én met je collega’s in de verschillende projectteams. Elk project is maatwerk. Daarom bepaal je binnen het projectteam in overleg welke specifieke taken en aandachtsgebieden jij op je neemt. Signaleer je knelpunten? Dan adviseer je de projectmanager over mogelijke oplossingen. Je kunt complexere taakgerelateerde issues in de projecten doorgronden en oplossen. Je neemt het voortouw als de situatie daar om vraagt en vervult een coachende rol voor je collega’s. Ook lever je een bijdrage aan de verdere ontwikkeling van het vakgebied.
Kortom, bij ons krijg je als project assistent een veelzijdige functie waarin samenwerken, verbinden en elkaar helpen centraal staan. Spreekt dit je aan? Dan zien we je sollicitatie graag tegemoet! Heb je nog vragen, dan kan je bellen of appen met Andrea van Kleef op 06-52761122.