(Senior) Recordmanager

Heb jij passie voor informatiebeheer en digitalisering? En wil je bijdragen aan een efficiënte en toegankelijke informatiehuishouding? Dit alles in het hart van bestuurlijk Nederland? Lees dan snel verder want het Ministerie van Algemene Zaken – het ministerie van de minister-president – is op zoek naar een enthousiaste Record Manager!

Je komt het team recordmanagers versterken, waarbij je wordt ingezet op een afwisselend takenpakket. Je draagt zorg voor de digitalisering en registratie van inkomende documenten en maakt informatie beschikbaar en toegankelijk. Je bewaakt de kwaliteit van de registraties in het document managementsysteem (DMS) en denkt actief mee over hoe de werkprocessen en de informatiehuishouding verder verbeterd kunnen worden. Je volgt de ontwikkelingen binnen en buiten AZ op het gebied van de documentaire informatievoorziening op de voet. Daarnaast ondersteun je medewerkers bij het gebruik van het DMS door middel van uitleg en trainingen, geef je advies en beantwoordt vragen.

Verder help je interne en externe belanghebbenden met inzage in de archieven en ondersteun je bij informatieverzoeken. Tot slot behoort het beheer en eventuele vernietiging van archieven tot je takenpakket, uiteraard met inachtneming van alle wettelijke eisen en kaders. Zo draag je samen met je collega’s bij aan het borgen van een goed, geordend en toegankelijk (digitaal) archief.

Hoe ziet je dag er mogelijk uit?

In de ochtend praat je bij de dagstart je collega’s bij over de lopende zaken en verwerk je de ingekomen post. Diezelfde ochtend schuif je aan bij een afdelingsoverleg om een werkproces te bespreken of behandel je een informatieverzoek. In de middag help je gebruikers van het DMS en geef je een bureautraining aan een nieuwe medewerker. Later die middag werk je aan een van je projecten, bijvoorbeeld hotspotarchivering of de overbrenging van fysieke archieven.

Neem je geen genoegen met half werk en geldt voor jou: afspraak is afspraak? Ben je proactief, integer en beschik je over een sterk verantwoordelijkheidsgevoel? Ben je servicegericht, flexibel en vertrouwd met zowel analoog als digitaal archiveren? Voel je je thuis in een werkomgeving waarin je zowel zelfstandig als met collega’s samenwerkt en uitdagingen aanpakt? Zoek je afwisselend werk met impact? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega die communicatief en digitaal vaardig is, klantgericht maar doortastend. Je hebt aantoonbare ervaring als recordmanager, minimaal MBO werk- en denkniveau en een voor deze functie relevante opleiding. Je hebt ervaring met het werken in een document managementsysteem en bent goed thuis in wet- en regelgeving omtrent (D)IV-zaken. Ook heb je ervaring met werken in projecten en daarbij het team kunnen vertegenwoordigen.

Pre

• Ervaring met het werken bij de rijksoverheid dan wel vergelijkbare werkomgevingen; 
• Ervaring met het werken binnen high secure omgevingen. 

Persoonlijke competenties

• Proactief; 
• Zelfstandig; 
• Stressbestendig; 
• Plannen en organiseren; 
• Leergierig; 
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

De functie betreft een vertrouwensfunctie. Een veiligheidsonderzoek AIVD-A behoort tot de aanstellingsvoorwaarden. Ben je reeds in het bezit van een actuele AIVD of MIVD-screening geef dit dan in een vroegtijdig stadium aan. Ben je reeds actief binnen de Rijksoverheid op basis van een vast contract? Dan wordt dat gecontinueerd. Ben je reeds actief binnen de Rijksoverheid op basis van een jaar contract? Dan zullen we je in eerste instantie een jaarcontract aanbieden. Voor kandidaten van buiten de Rijksoverheid zal een jaarcontract van toepassing zijn met uitzicht na dat jaar op een vast contract. Het ministerie gaat zorgvuldig om met verstrekte gegevens. Als je solliciteert stem je in met de verwerking en het bewaren van je gegevens ten behoeve van de sollicitatie. Na afronding van de selectieprocedure worden je gegevens binnen 6 weken vernietigd.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.