Inkoper bij de Rijksoverheid

Hoe laat je startups gemakkelijker meedingen naar mooie opdrachten bij de Rijksoverheid? Nick Toet is projectleider van Startup in Residence van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Dit programma ontwikkelt een innovatieve manier van inkopen en aanbesteden. Startups mogen laten zien wat ze kunnen en het Rijk benut hun frisse kijk op vraagstukken. Win-win dus.

Ben je productiever op een circulaire bureaustoel? Daarvan is categoriemanager kantoorinrichting Tamara van Vastenhoven niet zeker. Wel wordt de footprint van de Rijksoverheid met 100.000 circulaire werkplekken een stuk kleiner. Tamara neemt in de zomer van 2019 het stokje over van Sabien van der Leij, die de ‘circulaire veldtocht’ begon. Hoe staat het nu met onze inkoopambitie?

Heb je inkoopambities? Laat jezelf dan zien, ook als je niet in het standaard plaatje past. Dat zegt Andreia Lubbers-Marques, hoofd van een van de Inkoopuitvoeringscentra (IUC) bij de Rijksoverheid. Haar visie? ‘Motivatie is belangrijker dan je score op de capaciteitentest, we kijken naar competenties!’

Zo’n 60 professionals van het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) kopen in voor onder meer justitiële jeugdinrichtingen, detentiecentra en tbs-klinieken. Ook kopen ze in voor de landelijke diensten en het facilitair bedrijf van DJI. Van elektronische enkelbanden tot tandartsbussen en van medische laboratoriumonderzoeken tot geestelijke verzorging. Een flinke klus, die alleen geklaard wordt als je soepel samenwerkt. Dat zit wel goed bij dit inkoopteam dat elkaar op een zonnige vrijdagmiddag door de coronacrisis in een nagenoeg leeg rijkskantoor in Den Haag ontmoet. Natuurlijk met 1,5 meter afstand.

Midden in de coronacrisis werken jurist Jeroen Sweens en inkoopadviseur Mihai Andreita van UBR|HIS van het ministerie van Binnenlandse Zaken, een van de inkooporganisaties van de Rijksoverheid, op de toppen van hun kunnen. Ze helpen bij de grootschalige inkoop van coronaproducten voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). ‘In de eerste weken van de crisis was een mondkapje meer waard dan goud.’

Als directeur Inkoop-, Facilitair- en Huisvestingsbeleid Rijk is André Weimar ambtelijk verantwoordelijk voor het stelsel waarmee de Rijksoverheid inkoopt. Van pennen, computers, auto’s tot energie en catering. Centraal staat de impact. Milieu, mens en maatschappij moeten er beter van worden. Hij vertelt over de nieuwe Rijksinkoopstrategie en zijn visie op inkopen.

De opdracht is gegund: de bouw van het nieuwe gebouw voor het Europees Geneesmiddelen Agentschap (EMA) op de Amsterdamse Zuidas gaat in het voorjaar van 2018 van start. Zit de taak van de aanbestedingsspecialist er dan op? Zeker niet. Wilco Kraamer, senior adviseur Aanbesteden en Contracten bij het Rijksvastgoedbedrijf is als inkoper betrokken tot aan de oplevering in november 2019. Hij deelt zijn belangrijkste lessen.

Duurzaam, sociaal en innovatief. Dat zijn de uitgangspunten van de rijksbrede inkoopstrategie Inkopen met Impact die oktober 2019 naar de Tweede Kamer is gestuurd. Richard Lennartz is directeur bij de rijksinkooporganisatie UBR|HIS van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Hij vertelt op het intranet van het ministerie van BZK wat zijn visie is op de nieuwe inkoopstrategie. Hier volgt een deel van dit interview.

Het Douane Laboratorium in Amsterdam doet onderzoek voor de Douane, een onderdeel van de Belastingdienst. Als het systeem voor het vastleggen van de onderzoeksresultaten aan vervanging toe is, pakt inkoopspecialist Ton Lammers de aanbesteding op. De kracht van dit inkooptraject? ‘De gedegen voorbereiding en een aanbestedingsteam dat van alle markten thuis is.’

Pietrik Man werkt als senior inkoper en accountmanager voor de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), onderdeel van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Zijn missie? Collega’s bewust maken van de meerwaarde van goed inkoopadvies.

Voor Ayten Zor bestaat er geen ‘schaarste op de arbeidsmarkt’. Integendeel. Ze kijkt breed naar kwaliteiten van mensen, verder dan werkervaring en opleidingsniveau. Resultaat is dat de inkooporganisatie UBR|HIS beschikt over een groeiende groep gemotiveerde inkoopadviseurs met heel diverse achtergronden.

De Rijkoverheid koopt jaarlijks voor zo’n 10 miljard euro in, een groot deel daarvan is ICT-hardware. Maar wat weten we van de herkomst van die producten? In die vraag bijt Albert Geuchies, contractmanager categorie Datacenters, zich vast. Lastig, want: ‘We weten allemaal dat er misstanden zijn. Maar geen merk wil geassocieerd worden met bijvoorbeeld kinderarbeid of vrouwenslavernij.’

De Rijksoverheid gaat voor een duurzamer Nederland. Daar hoort vanzelfsprekend een milieubewust inkoopbeleid bij, vinden Rozemarijn Everts en Sarah Rose van UBR|HIS van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. En dus pakken zij hun aanbestedingstrajecten duurzaam aan. Zo drogen rijksmedewerkers vanaf volgend jaar hun handen na een toiletbezoek op de meest duurzame manier.

Contractmanager ICT Werkomgeving Rijk Johan Rodenhuis jaagt duurzaamheid binnen de Rijksoverheid aan. Dat smartphones al na gemiddeld 2 tot 2,5 jaar worden vernietigd en vervangen, vindt hij doodzonde. Daarom begon hij een compensatieproject. Voor iedere smartphone die de Rijksoverheid koopt, wordt er 1 van de afvalberg in Afrika gered.

Drones zijn hot. Maar nog voor de consument ze ontdekte, werden ze al langer gebruikt voor militaire doeleinden. Senior contractmanager Marjo Brink-Koning koopt de ontwikkeling van drones, net als andere innovaties zoals augmented reality en 3D-printing, in voor de Koninklijke Marine. Door het ontwikkeltraject op te delen in stukjes haalt zij het beste uit de markt.

Digitalisering neemt een hoge vlucht, ook bij Rijkswaterstaat. Wat betekent dat voor inkoop en de samenwerking met de markt? Ton van der Veen, directeur bedrijfsvoering en inkoop Informatievoorziening bij Rijkswaterstaat, vertelt erover. Zijn directie faciliteert alle inkoop van ICT en data waarmee Rijkswaterstaat haar werk uitvoert: van hardware in datacenters tot software in verkeerscentrales, tunnels, bruggen en sluizen.

Een traineeship is een fantastische manier om bij een bedrijf als het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) binnen te komen, vinden Aafke Alblas, adviseur contractmanagement en Stefan den Ouden, adviseur inkoop. Zij hebben elkaar tijdens zo’n traineeship leren kennen. Stefan: ‘Je hebt als trainee een unieke positie, medewerkers nemen je graag ‘mee’ en je doet ongelofelijk veel praktijkervaring op. 
Je hebt snel een breed netwerk: zowel binnen de organisatie als door het hechte contact met je mede-trainees.’ Aafke: ‘Het voelt hier als een warm bad. Er is veel belangstelling voor je mening. Het management staat open voor nieuwe ideeën, die brengen trainees ook vaak mee naar binnen.’

Wat Stefan en Aafke nu doen, vertellen zij in deze video:

100.000 werkplekken bij de Rijksoverheid circulair maken. Met deze wens ging categoriemanager Sabien van der Leij de kantoorinrichtingsmarkt op. Inmiddels zijn de leveranciers om: circulair wordt steeds meer de norm. En ook al mag de teller van Sabien nog wel wat sneller lopen, de belangstelling groeit zowel binnen als buiten de Rijksoverheid.

Wereldwijd zijn steeds meer grondstoffen nodig om de groeiende bevolking te voorzien van voedsel en producten zoals kleding en apparaten. Omdat de vraag toeneemt en om niet afhankelijk te zijn van grondstoffen uit andere landen, wil de Nederlandse overheid steeds meer grondstoffen hergebruiken. In 2050 moet de hele economie draaien op deze circulaire grondstoffen. Maurice Goudsmith, categoriemanager Afvalzorg en grondstoffenmanagement bij de Rijksoverheid maakt zich sterk voor altijd circulair inkopen. Ook nu al.

Mensen met autisme in je bedrijf laten werken. Daar staan veel organisaties voor open maar in de praktijk kiezen ze toch vaak voor de kandidaat die deze toevoeging niet op zijn cv heeft staan. Hoe kan dit anders? ‘Door samen met je klanten te kijken naar wat bij hun werksituatie past’, zegt Sander Klaver, categoriemanager ICT-inhuur bij de Rijksoverheid. ‘Zo zetten we inkoop in als hefboom.’

Er zijn veel motieven waarom mensen graag willen werken. Naast een inkomen levert werk sociale contacten, structuur in het leven en ontwikkelingskansen op. Hoe lastig kan het zijn als je daarnaar verlangt en het door omstandigheden maar niet lukt om aan werk te komen. Misschien omdat je lang ziek bent geweest of omdat je een niet-Nederlandse achtergrond hebt.

De Rijksoverheid wil werk voor iedereen toegankelijk maken. De Rijksinkooporganisatie heeft hiervoor onder meer proeftuinen ontwikkeld. Anike Wildervanck de Blécourt, Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) met Maatschappelijk Verantwoord Inkopen in haar portefeuille vertelt waar haar passie vandaan komt om in deze proeftuinen samen met leveranciers te werken aan een maatschappij waarin iedereen tot z’n recht komt.

Robotisering van inkoopprocessen is relatief nieuw. Iedereen is dan ook nog een beetje zoekende. Binnen en buiten de overheid. Maar de voordelen van deze slimme toepassingen lonkten voor het Shared Service Center (SSC) van Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) van het ministerie van Justitie en Veiligheid: snellere respons, minder fouten en efficiëntere processen. Een zoektocht naar de mogelijkheden van Robotic Process Automation (RPA) ging van start.

Satellieten leveren een schat aan informatie op. Zou je die data kunnen gebruiken bij innovaties zoals een systeem dat het risico op natuurbranden in kaart brengt? Bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) klopt het Innovatieteam aan bij Inkoop. Met als resultaat een early warning systeem én een nieuw innovatief inkoopproces voor nog niet-bestaande oplossingen. 

In ons dagelijks leven zien we overal wel iets terug van digitalisering. Denk aan slimme smartphones en auto’s. Maar ook in bijvoorbeeld de zorg, industrie en op het gebied van energie speelt digitalisering een steeds grotere rol. Het kabinet stimuleert deze ontwikkelingen die een belangrijke motor zijn voor de Nederlandse economie en wil hierin vooroplopen. Bart Cooijmans is Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) bij de Rijksoverheid. Hij geeft richting aan de digitale toekomst van Nederland als digitale koploper, samen met de rijksinkooporganisaties.

Een nieuw gebouw met alles erop en eraan voor 900 medewerkers neerzetten in amper 2 jaar. Dat was de opdracht waar Wilco Kraamer, senior adviseur bij het Rijksvastgoedbedrijf voor stond. Door de aanbesteding slim in te richten, ging in no time de vlag in top.

Steeds meer digitaal raakt ons allemaal. Dit is dan ook een van de belangrijkste trends waar de Rijksoverheid haar inkooporganisatie op inricht. ‘Digital natives kunnen ons hier goed bij helpen’, zegt Ronald Schippers, Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) bij de Rijksoverheid en verantwoordelijk voor het rijksbrede HR-programma. Welke trends spelen er nog meer?