Gegarandeerd een werkplek dankzij reserveringsapp

Gegarandeerd een gereserveerde werkplek. En voor gebouwbeheer realtime inzicht in de bezettingsgraad van panden. Dat zijn in het kort de voordelen van de aan te besteden Zoek & Vind Werkplek-app. Senior inkoopadviseur John Jonkhout van UBR|HIS begeleidt dit innovatieve inkooptraject.

Balans

John: ‘De Rijksoverheid is al langer bezig met de vraag: hoe ziet de toekomst van het werk eruit? Werken we 5 dagen per week op kantoor of gaan we deels thuiswerken? Door de coronacrisis is dat vraagstuk nog urgenter geworden. Het Rijk gebruikt veel van de kantoren in Nederland, zo’n 12 procent. Door minder kantoorruimte te gebruiken, maken we minder kosten. De filedruk neemt af, de CO2-uitstoot wordt minder en voor veel mensen zal de balans tussen werk en privé verbeteren als we een aantal dagen per week thuiswerken.’

Ontmoeting

Maar het sociale aspect van het kantoorleven is ook veel waard, zegt John. ‘Het blijft belangrijk om collega’s te ontmoeten. Die ontmoeting willen we faciliteren met de Zoek & Vind Werkplek-app. Met de app reserveer je een werkplek in je eigen kantoor of in een kantoor in de buurt. Daarmee voorkom je dat je naar kantoor komt en achter het net vist. Maar er komt ook een mogelijkheid om te zien of je collega’s al hebben gereserveerd, als zij daar toestemming voor geven uiteraard. En anders kun je ze via de app uitnodigen.’

Sensoren

De app gaat ‘praten’ met sensoren die op ieder bureau worden geplaatst. John: ‘De sensor meet of de gereserveerde werkplek echt bezet is of dat de medewerker niet is komen opdagen. Zo kunnen we de bezettingsgraad realtime monitoren. Blijkt bijvoorbeeld dat de 5e verdieping niet wordt gebruikt, dan hoeft schoonmaak daar niet te komen en kan de verwarming een paar graden lager. En is een andere verdieping altijd vol, dan kunnen we daarop inspelen met meer werkplekken. Zo verbeteren we ons gebouwbeheer.’

Grootschalig

Met een achtergrond in automatisering is John bij UBR|HIS vooral betrokken bij grote ICT-vraagstukken. ‘ICT-projecten zijn vaak complex, grootschalig en met veel stakeholders. Hoe ingewikkelder, hoe beter, wat mij betreft. Ik vind het boeiend om mee te denken over een oplossing: wat heb je precies voor ogen? En ik denk natuurlijk mee over de wijze waarop we de oplossing uit de markt halen. Doen we dit in 1 aanbesteding of zet je meerdere percelen uit? Welk type procedure kiezen we? Het is elke keer weer een moeilijke puzzel die je moet leggen.’

Zichtbaar

Maar liefst 220 rijkskantoren worden uitgerust met sensoren die aangesloten zijn op de app. En de bedoeling is dat meer dan 100.000 Rijksambtenaren met de app een werkplek gaan reserveren. John: ‘De schaalgrootte is enorm. Ik ben vaker betrokken bij ICT-projecten, maar die zijn vaak onzichtbaar. Ze draaien in de cloud. Mensen kennen de naam van het systeem, maar hebben er verder weinig beeld bij. Dit is een heel zichtbaar project: over een paar jaar heeft iedere Rijksmedewerker de app op z’n telefoon.’

Operatie

Hoe staat het nu met de aanbesteding? John: ‘Gelukkig zijn er genoeg partijen die een app kunnen leveren zoals wij voor ogen hebben. Op dit moment stellen we de eisen op en hopelijk wordt de aanbesteding dit najaar gepubliceerd. Al zal de ingebruikname nog wel even duren. De technische implementatie wordt een uitdaging. In de app moeten alle plattegronden van alle gebouwen staan. En de koppeling tussen de sensoren en de app wordt een behoorlijke infrastructurele operatie.’

Luisteren

Wat moet je in huis hebben voor dit werk? John: ‘Goed kunnen luisteren is heel belangrijk. Wat wil en vindt de opdrachtgever nu echt? En je moet kunnen samenwerken. In ICT-inkooptrajecten werk je altijd met razend slimme mensen. Zoals ICT-architecten met bijzonder diepgaande en gedetailleerde vakkennis. Die heb ik niet, maar ik begrijp wel wat ze zeggen en spreek hun taal. Mijn rol is om alle puzzelstukjes te verbinden en iedereen het grote plaatje te schetsen.’

Bekijk de video met John

Bekijk de video en meld je aan voor updates zodat we je kunnen informeren over werken als inkoopprofessional bij de Rijksoverheid en vacatures kunnen toesturen.

Ik ben André Weimar. Ik ben op reis door het hele land bij alle inkopers van de rijksinkoop om interessante inkooptrajecten te gaan ervaren. Deze aflevering gaat over de inkoop waarbij digitalisering dominant is. Tijdens de coronacrisis hebben we met zijn allen gemerkt wat een enorme versnelling dat heeft opgeleverd als het gaat om het digitale verkeer. Die hefboom moeten we echt blijven benutten de komende jaren. Dus de kans die we krijgen uit deze crisis is om die digitalisering ook weer als hefboom te laten functioneren. En nu ben ik op weg naar een heel interessant digitaliseringsproject. En vandaag op bezoek bij jouw inkoopproject: het zoek en vind systeem. Het lijkt me een hele klus. Ik was heel benieuwd wat er allemaal aan vast zit. Wat er hier straks gaat gebeuren is dat iedere rijksmedewerker, die heeft een telefoon en daar staat een app op en met die app kun je een werkplek reserveren. Op zo’n manier op een werkplek kunnen landen betekent dat we onze kantoren echt heel slim kunnen gaan gebruiken. Dat klopt. Medewerkers van de Rijksoverheid kunnen straks gewoon thuis bedenken waar ze willen gaan werken. Is dat het kantoor om de hoek, in Den Haag? Is mijn team er ook? Wat zit er nou voor jou als inkoopadviseur aan vast, als het gaat om de advisering van dit inkooptraject? De complexiteit, het feit dat het best wel uitdagend is qua IT, maar ook het stakeholder netwerk. Het aantal partijen wat als opdrachtgever meedraait, dat is ook groot. En daarnaast, we hebben ook haast. Want in september moet dit project naar de markt toe. Wat maakt het nou voor jou zo leuk? Het is de tastbaarheid. Dus het feit dat je het kunt zien dat er op iedere werkplek zo’n sensor komt. Maar ook gewoon de omvang. De overheid heeft 5 procent van de Nederlandse kantorenmarkt in handen. Het is reusachtig groot. Op het moment dat straks honderdduizend rijksmedewerkers een app hebben die door toedoen van mijn aanbesteding is aangekocht. Dat is super. De potentie die er in zit is natuurlijk giga. Vergaderfacilitieten kunnen gereserveerd worden, er zit natuurijk nog veel meer slimme technologie achter. Ook als het gaat om het gebruik van je kantoren. Wat is de intensiteit ervan, onderhoud, schoonmaak. Kortom, mega interessant project. We zijn nu op weg naar Den Helder naar een inkoopproject met drones als onderwerp. Ook weer een interessant digitaal inkoopproject. We gaan op pad om te bekijken hoe dit project ook weer het centrum kan zijn van een digitale ontwikkeling. We zijn hier op de Marinebasis in Den Helder. De Marine is een van de partijen die is aangesloten bij het raamcontract voor drones wat wij hebben afgesloten. Ik ben bezig geweest met een contract voor het inkopen van drones. Wat we eigenlijk merkten bij DMO is dat we continu achter de feiten aanliepen met het aankopen van drones. Het is natuurlijk best wel een technologie die snel gaat. Als wij een aanbesteding op de markt hadden gezet, nou ja, zodra de aanbesteding was afgelopen hadden we versie 3.0 en wij als Defensie kregen versie 1.0. Dus we hadden zoiets: hier moeten we iets mee. Dus toen hebben we eigenlijk met een projectteam binnen DMO de catalogus ontwikkeld. Dat is eigenlijk een raamcontract met daarin alleen maar drones. Die we twee keer per jaar vernieuwen zodat we eigenlijk altijd de mogelijkheden hebben over de laatste technologische ontwikkelingen. Het is echt een heel intensief traject geweest. En als ik dan kijk hoe we dat met elkaar uiteindelijk hebben kunnen doen en wat het resultaat is dan ben ik daar het meest trots op. En zelf vind ik het vooral heel erg belangrijk om inkoop binnen Defensie te doen. Ik vind Defensie gewoon een hele mooie organisatie. Je weet waar je mee bezig bent. Uiteindelijk beschermen wat ons dierbaar is en dat je daar een bijdrage aan kan leveren in het inkoopdomein is heel mooi. Als je meer van ons wilt weten, ga naar onze website. Dan kun je zien wat voor inkoopavonturen wij beleven in de rijksinkoop. Zeer de moeite waard.

Meer over de organisatie

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon