Gegarandeerd een werkplek dankzij reserveringsapp

Gegarandeerd een gereserveerde werkplek. En voor gebouwbeheer realtime inzicht in de bezettingsgraad van panden. Dat zijn in het kort de voordelen van de aan te besteden Zoek & Vind Werkplek-app. Senior inkoopadviseur John Jonkhout van UBR|HIS begeleidt dit innovatieve inkooptraject.

Balans

John: ‘De Rijksoverheid is al langer bezig met de vraag: hoe ziet de toekomst van het werk eruit? Werken we 5 dagen per week op kantoor of gaan we deels thuiswerken? Door de coronacrisis is dat vraagstuk nog urgenter geworden. Het Rijk gebruikt veel van de kantoren in Nederland, zo’n 12 procent. Door minder kantoorruimte te gebruiken, maken we minder kosten. De filedruk neemt af, de CO2-uitstoot wordt minder en voor veel mensen zal de balans tussen werk en privé verbeteren als we een aantal dagen per week thuiswerken.’

Ontmoeting

Maar het sociale aspect van het kantoorleven is ook veel waard, zegt John. ‘Het blijft belangrijk om collega’s te ontmoeten. Die ontmoeting willen we faciliteren met de Zoek & Vind Werkplek-app. Met de app reserveer je een werkplek in je eigen kantoor of in een kantoor in de buurt. Daarmee voorkom je dat je naar kantoor komt en achter het net vist. Maar er komt ook een mogelijkheid om te zien of je collega’s al hebben gereserveerd, als zij daar toestemming voor geven uiteraard. En anders kun je ze via de app uitnodigen.’

Sensoren

De app gaat ‘praten’ met sensoren die op ieder bureau worden geplaatst. John: ‘De sensor meet of de gereserveerde werkplek echt bezet is of dat de medewerker niet is komen opdagen. Zo kunnen we de bezettingsgraad realtime monitoren. Blijkt bijvoorbeeld dat de 5e verdieping niet wordt gebruikt, dan hoeft schoonmaak daar niet te komen en kan de verwarming een paar graden lager. En is een andere verdieping altijd vol, dan kunnen we daarop inspelen met meer werkplekken. Zo verbeteren we ons gebouwbeheer.’

Grootschalig

Met een achtergrond in automatisering is John bij UBR|HIS vooral betrokken bij grote ICT-vraagstukken. ‘ICT-projecten zijn vaak complex, grootschalig en met veel stakeholders. Hoe ingewikkelder, hoe beter, wat mij betreft. Ik vind het boeiend om mee te denken over een oplossing: wat heb je precies voor ogen? En ik denk natuurlijk mee over de wijze waarop we de oplossing uit de markt halen. Doen we dit in 1 aanbesteding of zet je meerdere percelen uit? Welk type procedure kiezen we? Het is elke keer weer een moeilijke puzzel die je moet leggen.’

Zichtbaar

Maar liefst 220 rijkskantoren worden uitgerust met sensoren die aangesloten zijn op de app. En de bedoeling is dat meer dan 100.000 Rijksambtenaren met de app een werkplek gaan reserveren. John: ‘De schaalgrootte is enorm. Ik ben vaker betrokken bij ICT-projecten, maar die zijn vaak onzichtbaar. Ze draaien in de cloud. Mensen kennen de naam van het systeem, maar hebben er verder weinig beeld bij. Dit is een heel zichtbaar project: over een paar jaar heeft iedere Rijksmedewerker de app op z’n telefoon.’

Operatie

Hoe staat het nu met de aanbesteding? John: ‘Gelukkig zijn er genoeg partijen die een app kunnen leveren zoals wij voor ogen hebben. Op dit moment stellen we de eisen op en hopelijk wordt de aanbesteding dit najaar gepubliceerd. Al zal de ingebruikname nog wel even duren. De technische implementatie wordt een uitdaging. In de app moeten alle plattegronden van alle gebouwen staan. En de koppeling tussen de sensoren en de app wordt een behoorlijke infrastructurele operatie.’

Luisteren

Wat moet je in huis hebben voor dit werk? John: ‘Goed kunnen luisteren is heel belangrijk. Wat wil en vindt de opdrachtgever nu echt? En je moet kunnen samenwerken. In ICT-inkooptrajecten werk je altijd met razend slimme mensen. Zoals ICT-architecten met bijzonder diepgaande en gedetailleerde vakkennis. Die heb ik niet, maar ik begrijp wel wat ze zeggen en spreek hun taal. Mijn rol is om alle puzzelstukjes te verbinden en iedereen het grote plaatje te schetsen.’

Bekijk de video met John

Bekijk de video en meld je aan voor updates zodat we je kunnen informeren over werken als inkoopprofessional bij de Rijksoverheid en vacatures kunnen toesturen.

Meer over de organisatie

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon