Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Het technisch beheer van de Nederlandse export

Jonathan Ramos

Jonathan Ramos

Tot 1 april 2016 technisch applicatiebeheerder - Dienst ICT Uitvoering

Client Export is het Nederlandse systeem voor de aanvraag en afgifte van exportcertificaten. Zoran Serbedzija en Jonathan Ramos, technisch applicatiebeheerders van Client Export, zorgen er achter de schermen voor dat de Nederlandse export soepel loopt.

Client Export in beeld

DICTU (Dienst ICT Uitvoering) verzorgt het technisch beheer van client export. Een grote en complexe applicatie. Per jaar geeft Client Export ongeveer 550.000 certificaten af voor 13 verschillende sectoren en bijna 200 landen met andere importregels.

Elk land en elke sector eigen certificaten

Bedrijven die producten en levensmiddelen exporteren naar landen buiten Europa garanderen met exportcertificaten dat hun zending voldoet aan de eisen die het importerende land stelt. Ze melden zich aan op het portal, registeren hun zending en vragen een certificaat aan voor een bepaald land. Elk land en elke sector heeft zijn eigen certificaten. Zoran: ‘Met Client Export hebben de importerende landen nog voordat de zending aan de poort staat de garantie dat deze aan hun eisen voldoet. Daardoor hoeft een konvooi koeien bijvoorbeeld niet aan de grens te wachten.’ De applicatie van Client Export haalt via een softwaretemplate waarin een bedrijf zijn zending registreert automatisch gegevens op uit verschillende databases.

‘In korte tijd bracht ik de complexe softwarestructuur in kaart’

Zoran Serbedzija

Wijzigingen, incidenten, advies en oplossingen

Als technisch applicatiebeheerders behandelen Jonathan en Zoran wijzigingsverzoeken, voeren onderhoud uit en lossen incidenten op. Zoran doet dit voor de database en schermen voor de interne gebruikers; Jonathan werkt aan de schermen die de exportbedrijven zien, daarover komen dus vaker meldingen. Jonathan: ‘Een bedrijf moet bijvoorbeeld een element kiezen uit een lijst van gegevens die niet naar behoren werkt. We zoeken dan uit waar het probleem ligt en komen met advies en oplossingen. Soms is het heel makkelijk en moet ik iets aanpassen in de configuratie. Een andere keer zit het probleem dieper en moet ik zoeken in de codes van Java, Javascript en HTML.’

Complexe zoektocht naar incidenten

‘Omdat we niet alleen te maken hebben met ons eigen systeem, kan een incident ook veroorzaakt worden door overbelasting van een externe applicatie,’ zegt Zoran. ‘Omdat ik nog relatief kort voor Client Export werk, is het vaak een hele zoektocht om erachter te komen waar het probleem zit. Ik vraag meestal eerst aan de functioneel beheerders van ons team om een proces uit te leggen. Ik vergelijk het met een groot wegennet. Ik ken de stratenplannen van de steden en dorpen wel, maar de snelwegen nog niet zo goed. Als er een probleem is in Dortmund, moet ik dus eerst vragen hoe ik daar moet komen. Als ik er eenmaal ben, weet ik wel welke straat ik moet hebben. Zonder die complexiteit zou het denk ik snel saai worden.’

(In een hal loopt een man met een stapel dozen. Een andere man tilt een bak met bloemen van een lopende band. Een machine snijdt stukken van een gele, ronde Leerdammer-kaas. Voice-over:) LEVENDIGE MUZIEK VOICE-OVER: Met een waarde van zo'n 75 miljard euro is de agrarische sector goed voor zo'n 17 procent van de Nederlandse export van goederen. Hiermee zijn we na de Verenigde Staten de grootste exporteur van agrarische producten ter wereld. Bekende producten zijn bloemen en planten groenten en fruit, zuivel, vis, vlees en veevoeders. Maar Nederland loopt ook voorop bij de hightech-kant van agroproducten zoals in de sector zaaizaden en de veredeling hiervan. Het grootste deel van onze export gaat naar landen in de buurt waarmee in Europees verband afspraken gemaakt zijn over kwaliteit en veiligheid. Voor zendingen naar landen buiten de EU zijn allerlei documenten nodig. Documenten die de overheid van de importerende landen zekerheden bieden over kwaliteit, oorsprong en veiligheid. Een van de benodigde documenten is het exportcertificaat. FREEK VAN ZOEREN: Als een land bepaalde eisen stelt dan moeten wij vertellen, als competente autoriteit dat de zending die eraan komt voldoet aan de eisen die het desbetreffende land stelt. JAN MEIJER: Dat is ook begrijpelijk dat zo'n ontvangend land eisen wil kunnen stellen zodat de gezondheid van zijn eigen burgers, dieren en planten is gewaarborgd. BEN ENSINK: Voor sommige landen kan je volstaan met, zeg maar, een administratieve afhandeling door een certificaat te maken en dat bij het land van bestemming te overhandigen. Andere landen eisen dat er ook fysiek controle plaatsvindt op de producten en dan moet er een controleur langskomen van de KCB, het kwaliteitsbureau en dat gaat vervolgens de zending echt inspecteren op allerlei beesten of ziektes of dat soort dingen. (Aldus Ben Ensink. Een man tikt met een stylus op een handcomputer. Iemand bladert door documenten en zet op een van de papieren een stempel. Een vrachtwagen vertrekt. Joost van Wijk:) RUSTIGE MUZIEK JOOST VAN WIJK: Nu ontvangen derde landen nog papieren certificaten met een stempel en een handtekening daarop. We zijn nu bezig met een traject waarbij certificaten worden omgezet in elektronische berichten. VOICE-OVER: Dat overschakelen van papieren naar elektronische certificaten werd in 2005 in gang gezet in het programma CLIENT. MEIJER: We wilden eigenlijk twee doelen tegelijkertijd realiseren in samenhang met elkaar. De ene is vermindering van de lastendruk voor het bedrijfsleven en tegelijkertijd de kwaliteit van het toezichtproces optimaliseren. Dus twee dingen in samenhang. (Aldus Jan Meijer.) VOICE-OVER: En er zijn meer voordelen bij een elektronische versie van het exportcertificaat. Een aantal sectoren, zoals snijbloemen of groenten en fruit hebben te maken met korte doorlooptijden. Van order tot transport neemt soms maar enkele uren in beslag. Hoe minder tijd men dan kwijt is met papieren en stempels, hoe beter. (Beeldtekst: Tijdwinst.) Er is minder kans op fouten doordat certificaten rechtstreeks vanuit het eigen bedrijfssysteem kunnen worden aangevraagd en er hoeven dus geen gegevens dubbel te worden ingevoerd. PETER VERBAAS: Dus de eenduidigheid van de documenten naar derde landen is enorm toegenomen. Foutkans is bijna nul. BEREND MEIJERINK: En dat betekent dat vandaag de dag dit nog geen minuut kost, zal ik maar zeggen, om die hele aanvraag in te dienen. (Beeldtekst: Tijdwinst. Minder fouten.) VOICE-OVER: Er is ook minder kans op fraude. Omdat de documenten niet met een zending meereizen maar rechtstreeks van overheid naar overheid verstuurd worden. (Beeldtekst: Tijdwinst. Minder fouten. Veiliger.) En tot slot was er een groot voordeel te behalen door gebruik te gaan maken van allerlei kwaliteitssystemen en controles die al door de bedrijven en sectorinstituten werden uitgevoerd. Immers, voor een eis waar al een zekerheid tegenover staat hoeven geen extra inspecties te worden uitgevoerd. Zo werd bijvoorbeeld het identificatie- en registratiesysteem gekoppeld zodat bij de export van levende runderen geen runderpaspoort meer hoeft te worden geïnspecteerd. Ook de zuivelsector heeft haar database met bestaande kwaliteitscontroles beschikbaar gemaakt aan CLIENT. JAN MAARTEN VRIJ: Wij hadden die zekerheden al via het COKZ het centraal orgaan voor kwaliteit in de zuivel. Dat is een kwaliteitscontrole-organisatie een onafhankelijke organisatie die al lang in de zuivel bestond en die zorgde voor die zekerheden. Die zitten in een database. Die is onderdeel van CLIENT Export. En bij elke aanvraag voor een exportcertificaat wordt die database geraadpleegd en wordt gekeken of die partij voldoet aan alle eisen. (Aldus Jan Maarten Vrij. In het midden van een rustig ronddraaiende melkcarrousel staan twee mannen die bezig zijn met het melken van roodbonte koeien. Jan Meijer:) VROLIJKE MUZIEK MEIJER: Een tamelijk grootschalige operatie. Het gaat over veel sectoren met allemaal verschillende producten en verschillende eisen van heel veel landen en daar zijn grote zakelijke belangen mee gemoeid. Daar wil je geen risico's mee lopen dus dat hebben we stap voor stap gedaan, sector voor sector. VOICE-OVER: Bovendien is er direct internationale samenwerking gezocht met partners als de Europese Unie de Werelddouaneorganisatie en de Verenigde Naties. BENNO SLOT: Nederland heeft in beginsel heel veel energie gestopt in een werkgroep van de Verenigde Naties om het bericht te standaardiseren en het uitwisselingsmechanisme. Dat is afgerond. VOICE-OVER: Om nu te komen tot een systeem dat gedeeltelijk generiek is maar ook rekening houdt met sectorspecifieke eisen werd gestart met een informatie-analyse. Van zes sectoren werden de bedrijfsprocessen tegen het licht gehouden en zo ontstond een beeld van de overlap en de verschillen tussen de sectoren. PATRICK LAENEN: Het voordeel daarvan is dat je een doordachte en scherpe benadering krijgt een hernieuwde inrichting van die bedrijfsprocessen zonder dat je daarbij gehinderd wordt door historisch gegroeide werkwijzen en werkwijzen die vaak op papier gebaseerd zijn. VOICE-OVER: Er werd ook een analyse gemaakt van alle gegevens die tijdens het exportproces aan verschillende instanties moeten worden geleverd. Door slimmer te gaan combineren kon het aantal gegevens dat bedrijven moeten verzamelen drastisch worden ingeperkt. FREDERIK HEIJINK: Die werkgroep is een paar maanden bijeen geweest en die heeft die totale gegevensset van 1.200 elementen terug weten te brengen naar 200. Dat is natuurlijk een enorme winst en voor het bedrijfsleven ook een enorme vereenvoudiging voor de gegevens die aangeleverd moeten worden. VOICE-OVER: Uiteraard moest tegelijk met de ontwikkeling van het Nederlandse deel van CLIENT Export worden samengewerkt met andere landen om de certificaten ook te kunnen ontvangen en verwerken. NICO HORN: Het is belangrijker om harmonisatie te hebben wereldwijd dan dat precies onze werkwijze gevolgd wordt. VOICE-OVER: Inmiddels is het programma in de meeste sectoren in gebruik en is het aantal landen waarmee elektronisch kan worden uitgewisseld, sterk toegenomen. Als deze trend doorzet, zijn we dan binnenkort in staat om papierloos te certificeren? Dat is ingewikkelder dan het lijkt want je zou zeggen: Laat het papiertje weg, dan heb je papierloos. Maar je moet nog wel wat afspraken maken over wat vervangt het dan. En met name de onweerlegbaarheid van elektronische informatie is dan een belangrijk item. Dus we hebben ingezet op een gesigneerd bericht waarbij dus echt een elektronische handtekening direct van de competente autoriteit bevestigt dat de informatie zonder discussie, van ons afkomstig is. VOICE-OVER: Het aanleveren en verwerken van de exportgegevens biedt tot slot ook een perspectief op verdere integratie van dienstverlening door de overheid. VRIJ: Bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel een certificaat van oorsprong. Daar moeten dus min of meer dezelfde gegevens voor worden ingevoerd als voor het veterinaire certificaat. En waarom kunnen we dat dan niet in één keer doen? Een exporteur moet ook bij de douane een aangifte ten uitvoer doen. Daar moet hij ook weer dezelfde gegevens, en meer, invoeren en uiteindelijk zou je ook daar moeten proberen dezelfde gegevens maar één keer in te voeren. Dat is exact waar we nu voor staan. Voor de toekomstige ontwikkeling hebben we twee sporen. Internationaal papierloos en voor het nationale systeem maximaal hergebruik maken van beschikbare informatie. (Aldus Benno Slot. Op een lopende band liggen Leerdammer-kazen in dozen. Peter Verbaas:) LEVENDIGE MUZIEK VERBAAS: Wij geloven er absoluut in dat CLIENT Export de weg vooruit is en we kijken uit naar de volgende stap. (Beeldtekst: Meer weten? www.ClientExport.nl.)

‘Diversiteit is nodig om technische vooruitgang voor elkaar te krijgen’

Jonathan Ramos

Prioriteiten vragen om creativiteit en geduld

‘Bij incidenten zorgen we er als team voor dat deze bij de juiste persoon terechtkomen. De servicemanager prioriteert de taken. In principe werken we met vaste installatiemomenten. De kalender daarvan is bekend’, vertelt Jonathan. Zoran: ‘De meeste dingen hebben haast. Dat vraagt om creativiteit. Bijvoorbeeld als je iemand nodig hebt die aan 1 van de externe applicaties werkt, met specifieke kennis van een bepaalde sector. Diegene werkt dan parttime of geeft geen prioriteit aan jouw probleem. Je moet daar wel tegen kunnen en op tijd aan de bel trekken bij de servicemanager als je een deadline niet dreigt te halen.’

Samen sneller vooruitgang boeken

‘Sinds februari werken we in een taskforce, om de stabiliteit van de applicatie te verbeteren en sneller wijzigingen door te voeren’, vertelt Jonathan. Dat betekent dat het hele team van Client Export bij elkaar zit en samenwerkt: van de producteigenaar tot testers en van functioneel tot technisch applicatiebeheerders. ‘Door de taskforce konden we bijvoorbeeld sneller migreren naar een nieuwe applicatieserver. Wat nodig was, omdat de vorige versie van de Oracle-applicatieserver niet meer ondersteund zou worden. Door de migratie hebben we de mogelijkheid om nieuwere technologieën te benutten. Ik kan genieten van de technologische vooruitgang die we nu boeken. Veel van ons werk ziet de gebruiker niet direct, maar is wel heel belangrijk.’

kaas
Zendingen moeten voldoen aan de eisen van bijna 200 importerende landen

Meer over de organisatie

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon