Als Administratief medewerker binnen de sectie ICM-Ondersteuning (ICMO) speel je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de inkoopketen van het Rijksvastgoedbedrijf. Jij zorgt ervoor dat opdrachten juist, volledig en tijdig worden verwerkt. Daarmee draag je direct bij aan de betrouwbaarheid en continuïteit van onze processen – een cruciale schakel in het realiseren van de Koers RVB, waarin wij de komende jaren onze productie willen verdubbelen.
Je start in het team Inkoopadministratie, waar je de basis legt: je leert werken met onze systemen (zoals Oracle en Filenet), processen en wet- en regelgeving. Samen met je collega’s stel je opdrachtbrieven op voor uiteenlopende aanvragen – van personele inzet of materieel tot opdrachten voor onze gebouwen en gronden. Komt er een aanvraag binnen van een projectleider of assistent? Dan zet jij alles op alles om deze binnen vijf werkdagen te verwerken. De brieven komen deels uit automatische systemen en deels als Word-document. Jij controleert ze op taal, volledigheid en juistheid, zodat ze naadloos aansluiten op de gegevens in Oracle. Dat doe je in goed overleg met je collega’s en de aanvrager.
In Oracle voer je onder andere opdrachtgegevens in, zoals bedragen en leveranciers, om tot een overeenkomst- en inkoopordernummer te komen. Het werk is afwisselend en maatschappelijk relevant: de ene dag verwerk je een opdracht voor een gevangenis, de andere dag voor een publicatie of restauratieproject. En je staat er nooit alleen voor – samenwerking is de kern van ons werk.
Je stemt veel af met collega’s om eenduidig en zorgvuldig te werken. Tegelijkertijd heb je oog voor verbetering: je denkt mee over hoe processen slimmer, eenvoudiger of digitaler kunnen worden. Vanuit deze basis kun je doorgroeien en worden ingezet bij andere onderdelen van de sectie, zoals Inkoopondersteuning, het Inhuurloket of de Helpdesk Inkoop. Zo ontwikkel je jezelf tot een allround medewerker, die breed inzetbaar is binnen de inkoopketen en actief bijdraagt aan de verdere professionalisering van onze werkwijze.
De opgave waar het RVB voor staat vraagt om nieuwe manieren van werken. Dat betekent dat we voortdurend kijken hoe we efficiënter kunnen worden, zonder concessies te doen aan kwaliteit. Jij speelt daarin een actieve rol: je denkt mee, brengt ideeën in en helpt ons het werk van morgen slimmer te organiseren.
Taken en verantwoordelijkheden;
- Verwerken, controleren en bewaken van opdrachten binnen afgesproken termijnen.
- Vastleggen, bijhouden en controleren van administratieve gegevens in systemen zoals Oracleen Filenet.
- Beantwoorden of doorzetten van vragen via de postbus of helpdesk en zorgen dat verzoeken zorgvuldig worden afgehandeld.
- Opstellen van standaarddocumenten, overzichten en rapportages voor collega’s en management.
- Zorgen voor een zorgvuldige, uniforme en kwalitatief sterke administratieve uitvoering.
- Signaleren van knelpunten, meedenken over slimmere en efficiëntere werkwijzen en bijdragen aan de verdere professionalisering van de sectie.
- Actief meebewegen met veranderende werkzaamheden binnen de sectie en de bredere Koers RVB, waarin de productie verdubbelt en het werk steeds meer digitaliseert.