Administratief medewerker BackOffice

De Directie Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie Bedrijfsvoering wil haar klanten (alle IND collega's en ketenpartners) snel en vakkundig bedienen op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits en facilitaire voorzieningen.

Onder de Directie Bedrijfsvoering vallen de afdelingen Facilitaire Kennis & Regie (FK&R), Veiligheid en Huisvesting. De Backoffice valt onder FK&R en faciliteert naast FK&R ook de afdelingen Huisvesting en Veiligheid. Het team FK&R houdt de regie op de facilitaire dienstverlening door derden en is verantwoordelijk voor het accountmanagement richting de klantorganisatie. Het team werkt middels de Lean methode om continue verbeteringen in de processen door te voeren.

Voor de Backoffice van FK&R zijn we op zoek naar een administratief medewerker Backoffice die een steunpilaar wordt voor de afdeling. Je speelt een cruciale rol in zowel de administratieve processen als het contact met de vele collega’s van de afdelingen waaraan de Backoffice eersteklas dienstverlening biedt. Deze veelzijdige functie geeft je de gelegenheid om jouw organisatorische vaardigheden te tonen en verder te ontwikkelen. Krijg je energie van een afwisselend takenpakket en vind je het leuk om veel mensen te helpen? Laat het ons dan weten. Wij zijn met smart op zoek naar jou!

De administratief medewerker Backoffice is verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de Backoffice processen.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Verwerken van facturen (prestatieverklaren);
• Inplannen en notuleren van overleggen van de Backoffice (op een later moment ook voor andere teams die door de Backoffice worden ondersteund);
• Onboarding van nieuwe medewerkers;
• Offboarding van medewerkers;
• Contactpersoon SIMS (aanspreekpunt voor Identity Management);
• Voorbereiden en vastleggen van aanvragen ter goedkeuring in de applicatie DigiJust;
• Algemene ondersteuning aan het Backoffice team;
• Aanmaken van bestelaanvragen, zoals bloemen, cadeaubonnen, borrels, teamuitjes (inkoop light);
• Aanmaken van bestelaanvragen in Leonardo;
• Registreren, administreren en vastleggen van informatie;
• Bijhouden van FK&R specifieke informatie op het Servicepunt;
• Opstellen van werkinstructies.

Je komt terecht in een team van collega’s die voor de uitdaging staan om een nieuw team neer te zetten, te positioneren en te ontwikkelen. De omgeving waarin de Backoffice opereert is zeer dynamisch en op dit moment onderbezet. Er wordt van je verwacht dat je initiatief neemt, met frisse ideeën komt en stevig in je schoenen staat.

Herken jij jezelf hierin?

Als administratief medewerker Backoffice ben je zeer nauwkeurig en kan je zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je bent dienstverlenend ingesteld en kunt goed schakelen met managers en adviseurs binnen de organisatie. Je bent stressbestendig en beschikt over een gezonde dosis humor. Het werken in een dynamische en veranderlijke werkomgeving zie jij als een mooie uitdaging.

• Je hebt aantoonbaar MBO4 werk- en denkniveau;
• Je hebt inzicht in de (organisatorische) samenhangen tussen het eigen werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen;
• Je hebt inzicht in bedrijfsvoeringsprocessen;
• Je beschikt over goede schriftelijke en communicatieve vaardigheden.

Competenties

• Klantgerichtheid;
• Integriteit;
• Flexibiliteit;
• Samenwerken;
• Zelfontwikkeling;
• Pro-actief;
• Plannen en organiseren.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering 1 vacature voor de functie van Administratief medewerker BackOffice (FGR: Medewerker Administratie S8).

Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende.

Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsing kandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.

Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.

De IND zet zich in om medewerkers met een arbeidsbeperking in te laten stromen. Kandidaten die geregistreerd zijn in het doelgroepregister worden uitgenodigd om te reageren en de verklaring uit het doelgroepregister bij te voegen.

Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.

Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.