Ambtelijk Secretaris

“Het leuke aan mijn functie is dat je een waardevolle bijdrage kunt leveren aan het optimaal functioneren van de medezeggenschap, dat je veel afwisseling hebt in je werk, dat je voor een groot deel zelfstandig kunt werken en tegelijkertijd deel uitmaakt van een team wat de medezeggenschap ondersteunt waar je op terug kunt vallen.”

Janneke, team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap.

Als ambtelijk secretaris ondersteun een onderdeelcommissie en een vaste commissie van de ondernemingsraad. Je adviseert beide commissies over de status van voorgelegde stukken, over de te volgen strategie, over het (nieuw, aangepast of ingetrokken) beleid van de organisatie en het uitvoeren daarvan. Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van de acties en besluiten die voortvloeien uit de overleggen van de onderdeelcommissie en de vaste commissie van de ondernemingsraad. Je verzamelt, interpreteert en distribueert informatie met betrekking tot de ontwikkeling en regelgeving op het gebied van medezeggenschap. Je attendeert het dagelijks bestuur van de commissies op zaken die zijn aandacht vragen en geef je gevraagd en ongevraagd advies. Je onderhoudt de noodzakelijke functionele contacten, in- en extern. Hierbij ben je in staat om je eigen werk op een efficiënte en effectieve manier te organiseren, zonder je flexibiliteit te verliezen.

In overleg met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en met het directiesecretariaat ben je (mede)verantwoordelijk voor de voorbereiding van de agenda van (overleg) vergaderingen en voor behandelvoorstellen voor de geagendeerde onderwerpen. Je zorgt bij toerbeurt – met de directiesecretaris - voor de notulen, de verslaglegging, stelt de actiepuntenlijst op en bewaakt de tijdige afdoening van de acties en besluiten van de overlegvergadering. Op termijn kan dit wijzigen.

Samen met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en het directiesecretariaat bepaal je de jaarlijkse vergaderplanning voor het overleg met de bestuurder. Tot slot kan je gevraagd worden of je redacteur of het jaarverslag wilt schrijven van de onderdeelcommissie, adviseer en coördineer je de scholings- en cursusprogramma’s. Bij vertrek van een lid organiseer je samen met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie de belangstellingsregistratie van de onderdeelcommissie en één maal in de drie jaar (2027) voor de hele onderdeelcommissie.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Samenwerken met en ondersteunen van het dagelijks bestuur;
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies over procedures, wettelijke aangelegenheden en onderwerpen die aan de orde zijn in de onderdeelcommissie, op basis van de interpretatie/toelichting uit de Wet op de Ondernemingsraden (WOR);
• Je rappelleert en signaleert knelpunten en bewaakt termijnen en procedures.

Herken jij jezelf hierin?

• Je beschikt over een hbo werk- en denkniveau en hebt brede kennis en ervaring met het werken met relevante wet- en regelgeving, met name de Wet op de Ondernemingsraden;
• Je hebt affiniteit met personeelsaangelegenheden, kennis en ervaring met het werken met wet- en regelgeving zoals de CAO Rijk is een pre;
• Het is een pre als je geschoold bent als ambtelijk secretaris;
• Je hebt aantoonbare adviesvaardigheden en bent vaardig in het zorgvuldig notuleren van vergaderingen;
• Je hebt inzicht in de functionele omgeving van de medezeggenschap en relevante bestuurlijke relaties en hebt daarnaast kennis van logistieke, organisatorische en secretariële werkprocessen en geautomatiseerde systemen;
• Je bent klantgericht, flexibel en oplossingsgericht ten behoeve van medezeggenschapsleden;
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, MS Teams, Citrix) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.

Competenties

• Adviesvaardigheden;
• Analyseren;
• Klantgericht;
• Flexibel;
• Oplossingsgericht;
• Zorgvuldig (o.a. in het notuleren van vergaderingen).

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering (BV) heeft 1 vacature voor de functie van Ambtelijk Secretaris (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S9). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor een jaar met daarna zicht op een contract voor onbepaalde tijd. Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op de IND locatie aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is, zoals bij overleg van de Onderdeel Commissie en een commissie van de OR. Dit gaat in overleg met je leidinggevende en het dagelijks bestuur van de OC en de vaste commissie van de OR.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsing kandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• De IND zet zich in om medewerkers met een arbeidsbeperking in te laten stromen. Kandidaten die geregistreerd zijn in het doelgroepregister worden uitgenodigd om te reageren en de verklaring uit het doelgroepregister bij te voegen.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.