Ambtelijk secretaris OR

Wil jij bijdragen aan een goed functionerende medezeggenschap binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid? Als ambtelijk secretaris ondersteun je één of meerdere ondernemingsraden bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt dat procedures soepel verlopen, vergaderingen goed voorbereid zijn en de OR zijn rol effectief kan vervullen. Je bent de organisatorische spil van de ondernemingsraad en zorgt dat informatie, communicatie en besluitvorming goed op elkaar aansluiten. Met jouw kennis van de WOR, je gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en je oog voor detail draag je bij aan de kwaliteit en continuïteit van de medezeggenschap binnen JenV.
Je bent voor de ondernemingsraad een vaste sparringpartner: iemand die meedenkt, toetst, schrijft en vooruitkijkt. Je bewaakt de juiste verhoudingen tussen bestuur en medezeggenschap en zorgt dat besluiten tot stand komen met oog voor zowel organisatiebelang als medewerkersbelang.
Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken, maar doet dat altijd in nauwe afstemming met de ondernemingsraad. Daarnaast sta je blijvend in verbinding met je collega’s en de adviseurs aan bestuurderszijde.

• Je organiseert en bereidt vergaderingen van de ondernemingsraad logistiek en inhoudelijk voor.
• Je beheert de agenda van de OR, plant afspraken, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang.
• Je registreert, behandelt en archiveert inkomende en uitgaande stukken en bewaakt de opvolging.
• Je verzorgt de correspondentie van de OR en stelt conceptbrieven, adviezen en gespreksnotities op.
• Je bewaakt de naleving van wettelijke procedures en informeert de OR over relevante regelingen.
• Je levert op verzoek inhoudelijke/strategische adviezen aan de OR betreffende onderwerpen, waarin de OR een rol heeft.
• Je ondersteunt bij verkiezingen en de introductie van nieuwe leden.
• Je adviseert over scholing en ontwikkeling van OR-leden.
• Je onderhoudt contacten met bestuurders, beleidsmedewerkers en collega’s van het BOM om processen goed op elkaar af te stemmen.

Wat breng je mee?
Je werkt gestructureerd, communiceert helder en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je houdt overzicht in drukke periodes en zorgt dat afspraken en procedures op tijd en volgens de regels worden uitgevoerd. Je combineert een praktische, dienstverlenende houding met inhoudelijke kennis van de medezeggenschap. Je bent zorgvuldig, betrokken en weet met tact en overtuiging te adviseren. Tegelijk blijf je toegankelijk en collegiaal: samenwerken met ambtelijk secretarissen, OR-leden en beleidsmedewerkers gaat je van nature goed af.

Je voldoet aan de volgende functie-eisen:
? Hbo- of wo-werk- en denkniveau
? Kennis van en ervaring met medezeggenschap en relevante wet- en regelgeving (zoals de WOR, Arbo, privacy en CAO Rijk)
? Inzicht in besluitvormingsprocessen binnen het openbaar bestuur en de Rijksoverheid
? Vaardigheid in het organiseren, plannen en bewaken van vergaderingen en trajecten
? Vaardigheid in het opstellen en toelichten van adviezen, brieven en notities
? Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
? Afgeronde (VASMO-gecertificeerde) opleiding leergang 3 voor ambtelijk secretarissen (of de bereidheid deze te behalen).

Competenties
? Klantgerichtheid
? Analyseren
? Samenwerken
? Omgevingsbewustzijn / politiek-bestuurlijke sensitiviteit
? Plannen en organiseren
? Voortgangscontrole
? Zelfontwikkeling
? Stressbestendigheid
? Deskundigheid en onafhankelijkheid

Let op: Aanvullend op je motivatiebrief en CV, willen we je verzoeken om een aantal competentievragen te beantwoorden, je vindt deze onder het kopje ‘Bijzonderheden’

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. 

Naast je motivatiebrief en je CV, vragen we je om aanvullend drie selectievragen te beantwoorden middels de STARR methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie). Deze vragen bespreken we tijdens het sollicitatiegesprek.

Competentievragen:

1. Plannen en organiseren - Vertel over een situatie waarin je verantwoordelijk was voor het organiseren of coördineren van meerdere activiteiten of bijeenkomsten. Hoe heb je overzicht gehouden, prioriteiten gesteld en gezorgd dat alles op tijd en volgens afspraak verliep?

2. Samenwerken - Geef een voorbeeld van een situatie waarin je moest samenwerken met verschillende mensen of afdelingen om een gezamenlijk doel te bereiken. Hoe zorgde je voor goede afstemming en wat was het resultaat?

3. Klantgerichtheid - Wat heb je gedaan om op de hoogte te blijven van wat er bij je klanten leeft en waaraan zij behoefte hebben? Heeft dat ooit geleid tot het aanpassen van je diensten of zelfs het verlenen van nieuwe diensten? Hoe ging dat in zijn werk?