Hoe zorgen we dat belangrijke informatie goed wordt opgeslagen? De krantenkoppen over het bewaren van e-mails en Whatsapps zijn je waarschijnlijk niet ontgaan. Hoe kunnen we dit op de juiste manier inrichten. En hoe zorgen we dat medewerkers weten welke informatie ze moeten bewaren en waar en hoe ze dat moeten doen. Daar ga jij een belangrijke rol in spelen.
Vind je dit interessante vragen? Dan hebben we de perfecte vacature voor jou: Coördinator Informatiehuishouding. Een baan op het kruispunt van informatiemanagement en beleidsprocessen. Jij weet wat er nodig is voor een goede informatiehuishouding, de werkprocessen daarachter en informatiebeveiliging.
Voor deze functie zoeken we een hands-on type. Jij gaat aan de slag bij het directoraat Hoger Onderwijs, Wetenschap en Emancipatie. Je draagt bij aan het uitrollen van goede archivering, het veilig en bewust opslaan en het toegankelijk maken van informatie.
Je werkt zeer nauw samen met de directiesecretarissen van de drie directies binnen DGHBWE en met de andere coördinatoren Informatieprocessen bij de kolom DGFO en DGCM.
Je gaat je bezig houden met:
- Het opstellen, invoeren, bijhouden en verbeteren van werkprocessen van het directoraat DG op het gebied van informatiehuishouding in samenwerking met de directiesecretarissen.
- Adviseren van de directies over knelpunten, risico’s, kansen en ontwikkelingen op het gebied van privacy, informatiehuishouding en informatiebeveiliging; Om dit eigen te maken kun je de gewenste trainingen hiervoor volgen. Daarnaast vul je jaarlijks het Risicobeeld in voor de drie directies met hulp van de privacy officers.
- Medewerkers kennis bijbrengen over de wet op de Privacy en de bescherming van persoonsgegevens en de Archiefwet door middel van het organiseren van informatiebijeenkomsten etc.
- Inzetten van de juiste communicatie omtrent de gewenste gedragsveranderingen over informatiehuishouding en medewerkers informeren over veranderingen.
- Deelnemen aan de stuurgroep “Proza op orde” voor het nieuwe project bij MenC (EenK en IB volgen later) voor een juiste inrichting van het documentatiesysteem.
- Het invullen en bijhouden van het AVG-register en het opstellen van verwerkingen in het register van persoonsgegevens. Ook schrijf je instructies richting collega’s hoe hiermee om te gaan en monitor je deze werkwijze. Hierbij heb je nauw contact met de privacy officer.
- Verwerkingen en updates doorgeven aan het Mavim programma door middel van de juiste werkprocessen.
- Met CEI en het programma Open Overheid zorgen voor een goede archivering van documentatie zoals de Archiefwet heeft opgelegd.